Viktig studie av ökningen av de extra administrativa arbetsuppgifterna refereras i Vetenskapsradion:

”– Folk hinner inte med det de ska göra, för det är ju inte så att man tar på motsvarande arbetsuppgifter när man lägger på administration, utan man förväntas klara av allting på samma arbetstid, Anders Ivarsson Westerberg, en av forskarna bakom studien.

Sjuksköterskor, lärare och poliser är exempel på yrkesgrupper som ska göra allt mer administrativt arbete, men syftet – att spara pengar och att effektivisera – tycks inte uppnås. Istället ökar alltså stressen samtidigt som antalet vårdtimmar blir färre, antalet uppklarade brott minskar och lärotimmarna går ned.”
Pappersarbete och administration skapar stress, SR 11 maj 2012

Den pågående studien vid Södertörns Högskola fokuserar alltså på det som jag skriver om i kapitel två av boken – pålagor i arbetet.

Ökningen av administration hänger intimt ihop med en övertro på effektiviteten hos it-system – och på företagens förmåga att sälja in sådana lösningar. IT har i hög grad blivit själva ”urverket” som driver både den administrativa explosionen och nedskärningarna: Om vi inför ett nytt system kan vi ta bort de professionella administratörerna, sekreterarna, ekonomipersonalen – och lägga ut det på medarbetarna själva (och bara för att det är ett it-system, har man förutsatt att hanteringen ska ske utan att det tar någon tid alls).

Resonemanget – och den typen av system – passar dessutom väl ihop med den växande filosofin kring kontroll och styrning i arbetslivet. Bakom det finns i sin tur ytterligare en vanföreställning, som forskarna också uppmärksammar:

”Och kanske ligger det ett grundläggande tankefel bakom framväxten av administrationssamhället, vi kanske inte ska styra mer om vi tror att något inte fungerar bra, utan tvärtom mindre, att helt enkelt minska administrationen och låta människor koncentrera sig på sina ordinarie arbetsuppgifter.
Och särskilt gäller ju det när vi har med professionella yrkesgrupper att göra, de vet ju bäst egentligen hur de ska utföra sitt arbete.”

Läs också Lärarna fast i byråkrati

PS: SJälvklart har även SRs rubriksättare kallat det ”pappersarbete”. Trots att det är datorarbete det handlar om.

Det här är faktiskt värt att fira: utbildningsminister Jan Björklund medger att dokumentations-hetsen i skolan har gått för långt, och vill utreda hur det kan minskas.

Vill man ha exempel på hur det kan se ut kan man gå till Helsingborgs Dagblads gransking av lärarnas arbete med de individuella utvecklingsplanerna. Mellanstadieläraren Inger Edforss Fuchs berättar:

”Bara i ämnet svenska för årskurs sex krävs att hon prickar av 81 mål och kunskapskriterier i elevens IUP. Hon har räknat ut att det totalt är 11 025 mål som är kopplade till kursplanen i sexan. Plus 625 för eleverna hon undervisar i svenska och bild i en annan klass.
Om hon ska gå igenom alla omdömen och mål och fylla i matriser i alla ämnen med personliga kommentarer därtill tar det 2,5–3 timmar per elev. Det är 25 elever i klassen.
– Det är ett omöjligt uppdrag att hinna med, säger hon.”
”Vi har själva försökt att förenkla”(hd.se, 2 maj 2012)

Den överdrivna dokumentationen finnsinte bara i skolan, utan i många branscher. Och den är starkt förknippad med it-system – de ger själva möjligheten. Och det är ofta från it-håll som själva idéerna har sitt ursprung.

Men regelmässigt används ordet ordet ”pappersarbete” när man ska beskriva problemen – till exempel i Lärarnas Nyheter: Björklund lovar mindre pappersjobb (3 maj 2012). Trots att det är datorarbete det handlar om.

Och trots att lärare faktiskt inte sällan säger att de hellre skulle arbeta med papper – och till och med hålla med det själva…

Vad kan en webbplats med adressen seqf.se innehålla? URLen ger inte mycket ledning.
Och även när man får veta att sajten erbjuder ”den europeiska referensramen för kvalifikationer” är det inte så lätt att greppa vad det är för något.

Men med rätt bild blir det plötsligt väldigt lätt att förstå vad det handlar om:

Det är tyvärr alldeles för sällsynt att man använder bilden som pedagogiskt förklarande verktyg i system och sajter. (Jag föreläser om det – det finns ett litet klipp från ett sådant tillfälle).

Sajten för den europeiska referensramen för kvalifikationer gjordes av Matylda McIlvenny, Anders Flygh och Rickard Andersson på inUse – läs mer på Så växer en sajt fram (inuse.se, 17 april 2012).

Den här stackars föreläsaren drabbas av vad som (till en början) verkar vara ett riktigt jobbigt it-problem …

Jag var idag på besök hos en myndighet. Vårt möte skulle strax börja, men alla hade inte kommit ännu.
- Kommer inte Emma? frågade någon.
- Nej, jag ringde henne och telefonsvararen sa att hon var sjuk.
- Men …? Det kan inte stämma. Hon är ju här idag? Jag såg henne i vår korridor just efter lunch?
- Jo, men telefonsvararen säger. ..
Förvirring utbröt.

Jag tänkte lite luttrat, att Emma väl har slagit in fel kod på telefonens hänvisningssystem. Men felet var mer sofistikerat än så, kunde till slut en av kollegorna förklara efter lite undersökning.

Det nya IP-telefonisystemet var nämligen hopkopplat med och styrdes av medarbetarnas digitala kalendrar. Man behövde alltså inte programmera telefonen separat.

Men myndigheten jag besökte var en sjukvårdsorganisation. Emma hade strax innan haft ett möte om ”Sjukdomsrapportering” vilket hon skrivit in i sin kalender. Och givet vad det var för organisation, hände det som ni förstår ganska ofta att medarbetarna skrev in saker som sjukhusmöte, sjukvårdsgenomgång eller liknande.

Men när kalendersystemet läste vad som helst som började med ”sjuk-”, så stängde det raskt av telefonen och kopplade in hänvisingsmeddelandet att personen var sjuk!

För att slippa denna effekt måste man komma ihåg att skriva till exempel ”Möte sjukdomsrapportering”. Då läste kalendersystemet ”möte” och sa åt telefonen att spela hänvisningsmeddelandet för möte …

Nu förstod plötsligt folk varför de regelbundet fått förbryllande besked som ”sjuk till klockan 14.30″ när de sökt kollegor. Samma meddelanden hade förstås också personer utanför myndigheten fått höra när de ringt in …

En god ilustration till varför ”tidsbesparande” teknik inte alltid sparar så mycket tid man kan tro – eftersom den kräver att vi anpassar oss till dess regler för hur saker måste göras.

Jag pratar om öppna data, API:er och öppen förvaltning i en liten film som Örebro kommun tagit fram och som nu finns på YouTube.

Filmen är tänkt att funka som en en introduktion till diskussioner om hur vad man kan göra med öppna data i sin egen organisation.

Initiativtagare var Björn Hagström, som delar sin tjänst mellan Örebro kommun och Edelegationen, och den fina produktionen är gjord av eminente Pelle Sten på InUse.

Mest på kul: kommer du ihåg bloggposten om Susan Kare, som gav datorn ett mänskligt ansikte med ikonerna till de första versionerna av Mac?

Designern repponen har gjort en snygg re-design för iPhone ”i klassisk stil” (med ännu flera snygga bilder).

Från början var det bara en skiss; men nu kan man faktiskt installera det på sin iPhone (om den är jailbreakad).

Även IT-minister Anna-Karin Hatt gillar en god historia:

”Det påminner mig om en historia från årets början som verkar otrolig, men som faktiskt är sann, i alla fall enligt bloggen med det i sammanhanget mycket passande namnet javlaskitsystem.se.
Ett sällskap hade bokat bord på en italiensk restaurang i Norrköping…” [min länkning]
Digitaliseringens möjligheter måste gälla alla, 29 mars 2012

Anna-Karin Hatt framhåller ofta och gärna digitaliserings möjligheter. Det är bra. Det man kunde önska är väl en liten bit uppmärksamhet också åt de problem som finns, och som återstår att lösa (tips: följ länkarna i den här meningen).

Digitaliseringens goda möjligheter ska självklart komma alla till del, som Hatt framhåller i talet ovan. Lika självklart borde det vara, att digitaliseringens nackdelar inte ska behöva drabba någon.

Här är ett exempel på hur snygga, välfungerande och innovativa it-system faktiskt kan vara. Trello är ett verktyg för att koordinera människor och arbetsuppgifter i ett projekt – visuellt, tydligt och flexibelt:

Vad som gör mig så glad över det här är att vi här ser en helt annan förståelse för vad samarbete i projekt idag verkligen innehåller och innebär. Jag har varit inne på det i en tidigare bloggpost (Vad är samarbete?).

Det står mer och mer klart att de lösningar som används i till exempel många intranät – ”projektrum”, dokumentarkiv, ett diskussionsforum – är helt missriktade. Vad ”samarbete” i dagens värld handlar om är helt andra saker.

Och:
Även om Trello presenteras som ett projektverktyg, är det inga problem med att föreställa sig det för en mängd andra uppgifter (för all del kanske för att nästan allting sker i projektform nu för tiden).

Skolan plågas just nu av svårt otidsenliga system för att dokumentera vad man gör och vilka framsteg eleverna gör. Det skulle gå alldeles utomordentligt att göra det i ett system av den här typen, med den här typen av interaktion.

En lite pärla från Joel Spolsky:

”Forgive me if I now divert into telling you a quick story about my time spent on the Microsoft Excel team way back in 1991. (Yes, I know you were not born yet, but I assure you that computers had been invented. Just hop up here on my knee and shut up.)

Everybody thought of Excel as a financial modeling application. It was used for creating calculation models with formulas and stuff. You would put in your assumptions and then calculate things like “if interest rates go up by 0.00001% next year, what percentage of Las Vegas homeowners will plunge into bankruptcy?” For example.

Round about 1993 a couple of us went on customer visits to see how people were using Excel. (…)

Over the next two weeks we visited dozens of Excel customers, and did not see anyone using Excel to actually perform what you would call ‘calculations.’ Almost all of them were using Excel because it was a convenient way to create a table.

(Irrelevant sidenote: the few customers we could find who were doing calculations were banks, devising explosive devices called ‘derivatives.’ They used Excel to maximize the bankers’ bonuses on nine out of ten years, and to cause western civilization to nearly collapse every tenth year.)
How Trello is different, 6 jan 2012

… och här är en annan post om vikten av att undersöka vad användarna verkligen gör med systemen: Vad gör hovmästaren med skärmen?

Spolskys bloggpost handlar egentligen om hans ny samarbets- och projektplaneringsverktyg Trello. Jag skriver mer om det i posten Smart, snyggt samarbetsverktyg.