Så lägger du upp en digital arbetsmiljörond

Publicerad 22 april 2018 | Inga kommentarer ännu

Vill man komma åt problem i sin digitala arbetsmiljö kan första steget vara att göra en digital arbetsmiljörond.
Men hur gör man?
Det tar jag upp i en ny liten instruktionsfilm, del 5 i föreläsningsserien om digital arbetsmiljö.

En arbetsmiljörond är ett sätt att systematiskt hitta problem eller risker i arbetsmiljön.
För den fysiska arbetsmiljön finns en tradition om hur man gör som sträcker sig över flera decennier. Men när vi nu börjar göra digitala arbetsmiljöronder (eller ”digital skyddsrond”, ”it-rond”, ”it-skyddsrond” och ytterligare några varianter), så finns det fortfarande en hel del osäkerhet kring hur man ska lägga upp jobbet. Vad ska man leta efter? Var ska man börja, vad ska man ta med, vad ska man hoppa över?

Exakt hur man gör kommer förstås att vara olika från bransch till bransch. Det är skillnad på en skola (där man har lånedatorer för elever), ett socialkontor, en livsmedelsaffär, ett kommandobrygga på ett fartyg – för att bara nämna några.

Men jag har några övergripande råd kring uppläggning och struktur. Se videon här eller på YouTube – eller läs texten nedan! Presentationen finns att ladda ner från Speakerdeck.

Jag rekommenderar att man delar upp rondarbetet under dessa fem huvudområden.

1. Hårdvara, nätverk och fysiska detaljer
2. Användbarhet och design/funktion hos mjukvaror (system, tjänster)
3. Inverkan på arbetet
4. Utbildning, införande, stöd och support
5. Kopplingar mellan flera system

Skälet är att den här uppdelnigen ganska hyfsat matchar vilka som normalt har ansvaret i en organisation.

Inom det första området kollar man hårdvara och det som är relaterat: till exempel om bildskärmar, tangentbord och annat fungerar ok. Finns det rätts sorts sladdar, laddare, adapters etc på alla ställen där arbetet ska göras? Finns det digitala enheter som är fysiskt påfrestande att hantera (till exempel tunga att bära, svåra att nå, olämpligt placerade, utan stabilt stöd)? Fungerar nätverket överallt där vi ska jobba? Och har alla som behöver det en egen dator, mobiltelefon eller annat digitalt verktyg?

Sådana här frågor är oftast en sak för en förvaltningsavdelning, en enhet för it-drift eller liknande. Många bör kunna ordnas relativt snabbt (om budget finns). Sunt Arbetsliv har ett bra exempel på hur man gjort i Blekinge: IT-ronder ger vårdpersonal mer tid (14 feb 2017).

Det andra området försöker kartlägga om de digitala systemen, produkterna eller tjänsterna är ”användbara”: har de rätt funktionalitet och god design? Är de anpassade till oss som människor och våra arbetsuppgifter?

Om systemen har obegripliga felmeddelanden, kräver orimigt antal klick, använder begrepp som inte är de vi använder i verksamheten, är designade så det är lätt att göra fel eller svårt att ångra och rätta fel – ja, då tjänar det inget till att prata med driftsavdelningen. Då måste vi ställa krav på leverantörer, på våregen it-avdelning om systemet är egen-utvecklat, på upphandlarna – och så vidare.

Den tredje aspekten man kan inventera rör inverkan på själva arbetet. Bidrar systemen faktiskt med verksamhetsnytta? Eller har de skapat effekter som skadlig detaljstyrning, ökande administration, gränslöst arbete, social isolering eller alltför mycket kommunikation? Är de tids- och motivationstjuvar, snarare än stöd?

Sådana frågor kan naturligtvis gränsa till de första två områdena. Men i stort handlar det här inte specifikt om bra eller dålig design, utan om arbetets innehåll – om vilka arbetsuppgifter som ska göras. Därmed är det framför allt en ledningsfråga.

Ett fjärde område att granska är utbildning, införande och stöd. Har alla fått relevant introduktion, stöd vid införandet av det digitala verktyget, repetitionsutbildning om det krävs? Finns det rimlig support för att lösa problem? Detta är ofta en fråga för en HR-avdelning, och i viss mån för en it-support.

Det sista området att granska är kanske den största utmaningen. Det är när problemen inte beror på något enskilt system – utan på friktioner mellan två eller flera.

Det kan ofta handla om att våra system ligger uppkopplade mot andra, som vi inte själva äger eller ens har inflytande över, som en annan myndighets databas eller molntjänst. Deras system kanske är dåligt anpassade till våra behov. Eller så fungerar kommunikationen mellan tjänsterna dåligt.

Sådana problem kan kanske inte lösas i vår egen organisation, utan kräver samarbete med andra. Kanske kan de inte lösas alls. Då måste man se om man kan underlätta arbete på andra sätt.

De är inte heller lätta att se eller spontant förstå. Det är ett br skäl till att man har med någon med kunskap om it i arbetet, som kan klara ut om detta är fallet.

Det finns naturligtvis många tänkbara sätt att lägga upp en rond. Många frågor kan säkert tangera flera områden. Huruvida det finns tillräckligt antal datorer (mobiltelefoner, etc) är förstås inte bara en fråga för supporten, utan förmodligen en budgetfråga för ledningen. Frågor om hårdvarans fysiska egenskaper gränsar till den fysiska arbetsmiljön. Inverkan på arbetet har mycket med organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA) att göra.

Men även om många saker hänger ihop, är detta ändå ett sätt att strukturera sina tankar och sina åtgärder, som är praktiskt fruktbart. Och det kan hjälpa en att hitta rimliga frågor att ta med i en rond, för att hitta de viktigaste momenten som stör arbetet.

Att täcka alla områden vid ett tillfälle kan vara svårt. Kanske delar man upp ronden i ett par träffar. Kanske gör man en snabb och övergripande inventering av alla områden först, och väljer sedan ett i taget för en fördjupad granskning.

* * *

I kommande bloggposter och filmer kommer jag att ta upp

• vilka man bör samla för att göra en rond,
• förslag på detaljerade frågor man kan ta med i varje område, och
• hur man kan försöka prioritera problem och åtgärder.

Har du frågor eller synpunkter? Hör gärna av er!

Inspelning: Björn Falkevik/socialvideo.

Kommentarer