Köp aktier i Excel!

Publicerad 24 februari 2013 | 7 kommentarer

Här är ett kanontips: Köp aktier i Excel.
Eh, vad? Excel är en del av Microsoft? Jäklar också.
I vilket fall som helst: om jag kunde, skulle jag köpa aktier i Excel.

Skälet? På grund av den starka tendensen för organisationer och företag att satsa på så kallade standardsystem.
De senaste veckorna har jag pratat med människor i en hel rad olika branscher och observerat dem i arbete. Överallt ser jag och får höra samma sak.

Kommunen X har två inköpta standardsystem, som hanterar skolornas elevregister och hur man ansöker om skolplats.
– Men det där är förstås inte verkligheten, förklarade skoladministratören. Verkligheten, vilka elever som faktiskt går här, finns här – i min Excel-mall.

Kommunen Y har standardsystem för ekonomi och budgetsystem.
– Men det där är ju inte verkligheten, sa rektorn på en av skolorna. Kommunen använder ju kalenderår, hos oss ligger allting i läsår. Så vår verkliga budget ligger i de här Exceldokumenten. Sen försöker vi knöka till den så den passar in i systemet.

Myndigheten Z har investerat i ett stort ärendehanteringssystem, som ska styra och stödja all handläggning. Efter att handläggaren loggat in och gjort några snabba, rutinmässiga klick, öppnade han Excel – med några utvalda ärenden kopierade. – Här är de ärenden vi faktiskt jobbar med nu, förklarade han.

I Officersförbundets tidning läser jag en intervju med plutonchefen Appelgren. Försvarets standardsystem Prio (egentligen SAP) för ekonomi och logistik kan inte hantera de arbetstidsavtal som finns, konstaterar han:

”– Jag använder excelblad som underlag för att se hur många timmar var och en jobbat och sen för jag över det i Prio. Det blir dubbelarbete, men man är tvungen att göra så för att det ska bli rätt.
För att ytterligare minska risken för fel jobbar Appelgren och hans ställföreträdare vid skrivbordet mittemot tillsammans med arbetstidsplaneringen. Den ene läser högt ur excelbladet medan den andre för in uppgifterna i Prio.”

Administratören på kulturinstitutionen suckade. – Vi har ju fått det här standardsystemet för bokningar till föreställningar. Men det är ju anpassat efter stora institutioner med ett fåtal produktioner. Vi har en massa små produktioner och turnéer. Så vi får hantera det i Excel, parallellt med det stora systemet.

Och hos försvarsbloggaren läser jag mer om Prio. Verkstaden får ingen hjälp av verktyget för att se när material håller på att ta slut. ”Vi får lägga upp det i Excel i stället”.

Min tes är: Inköp av standardsystem för att rationalisera … leder med stor säkerhet till att arbetet kommer att utföras dubbelt.

Jag hörde en gång en mycket erfaren kollega konstatera, att i så gott som alla verksamheter han granskat, hade han hittat två system.
Dels det officiella. Dels det inofficiella, där man faktiskt fick jobbet gjort. Sedan anpassade man med jämna mellanrum vad man hade gjort så att det såg bra ut i det officiella systemet.

* * *

Beror det på att användarna är okunniga? Tvärtom. De vet precis vad de behöver göra och det stöds inte av systemen. Ärendehanteringssystemet t ex, var närmast avpassat för att hantera separata och isolerade ärenden i en linjär process – inte fall med tillägg, överklaganden, återtagningar, kompletteringar.

Ibland hör man att problemen beror på att medarbetarna gör fel saker. Ni ska arbeta efter systemets nya standarder! Inte hänga kvar i gamla arbetssätt!

I praktiken är det ofta nonsens. Inte ens Försvaret kan strunta i ingångna arbetsavtal.
Och elevregistren kan t ex ännu inte hantera att skolan vet att eleven Lotta kommer att flytta från kommunen i april, och att en annan familj tänker flytta till kommunen och har hört sig för om det kommer att finnas plats i maj. Om it-systemet skulle styra administratörernas arbete efter, skulle de få säga ”det vet vi inte” till den nya familjen. Det vore rent kontraproduktivt; skolan går miste om en skolpeng (eller kommunen om en inflyttare).

Visst kan nya system i en del avseenden förenkla eller snabba på ärenden. Samtidigt tar det dock som regel mer tid att logga in, uppdatera, byta lösenord …

Här är en av Excels killer apps: den kräver inte att du ska uppdatera ditt lösenord var tredje vecka.

Så: om det bara vore möjligt, skulle jag definitivt köpa aktier i Excel.

Relaterat: Vad man egentligen har Excel till

Kommentarer