Fem sorters ökande administration

Publicerad 10 juli 2013 | Inga kommentarer ännu

Många klagar på ökande administration idag – men vad är det egentligen? Vad är det som ökar? Och vad får det för effekter?
Man kan urskilja minst fem typer av ökande administration, i hög grad it-drivna, i dagens organisationer.

Den första är ersättningsadministration, när man tar bort professionella administratörer och stödfunktioner och ersätter dem med it-system för “egenrapportering”, ”självservice-portaler”, och liknande. Skälen är nedskärningar och föregivna besparingar.

Den andra typen är den rena styrningsadministrationen: så kallade “planeringssystem” som i själva verket styr arbetet i detalj, ökar kraftigt. Process-styrningssystem som tvingar med­arbetaren att checka av ett antal steg och som gör det omöjligt att komma vidare om hen inte gått igenom vart och ett.

Det tredje slaget är dokumentationsadministration: Det kommer allt fler nya och ökade krav på att skriftligt dokumentera och spara allt fler detaljer och dokument kring arbetet via dokumenthanteringssystem, ISO- eller andra så kallade kvalitetssystem. Hit hör också hur man till exempel inom vården måste notera varje journalåtkomst, om det så är bara för att kontrollera ett telefonnummer, med skäl: ”Gick in i journal för att kontrollera telefonnummer.” Dessutom; den allt ökande efterfrågan från myndigheter, politiska nämnder, kontrollorgan, statistikproducenter, branschorganisationer, koncernledning på statistik över alla möjliga detaljer i verksamheten.
Man bör notera att dokumentation inte bara innebär att spara information hur som helst: den måste märkas upp, taggas, ofta korslänkas och annoteras.
Ibland finns styrnings- och dokumentationsadministration (eller inslag av dem) kombinerade i ett system. Vanligare är dock att man har två – eller ännu flera.

En fjärde typ är den ökande säker­hetsadministrationen: att behöva ange lösenord, inloggningar, använda smarta kort, aktivera virusskydd, inställningar för åtkomster som organisationen infört för sina it-system.

En femte distinkt typ är meta-administration. Alla de system vi använder för administration måste ju i sin tur administreras: de måste uppdateras och patchas, lösen­ord måste bytas, dataformat måste konverteras.
Egentligen kan man också tala om en meta-­meta-administration, för även meta-administrationen måste, i sin tur, administreras: lösenord kräver ett system för att tilldela och matcha behörigheter med informationen, och för att styra intervallen när lösenords­byten ska ske och hur det ska gå till. Dokumenthanteringssystemen kräver en administration av vilka nyckelord som är tillgängliga, och så vidare. Till skillnad från de tidigare drabbar meta-­meta-administrationen dock sällan den vanlige medarbetaren. Den utförs normalt av särskilt anställda systemförvaltare, eller av inhyrda och högbetalda specialister och konsulter.

De negativa konsekvenserna av dessa fem typer har vi ofta redan varit inne på. För ersättningsadministrationen gäller att det är svårt att lära saker man gör sällan. Det tär också på självkänslan att använda tid till det man inte ser som sitt riktiga jobb. Ekonomiskt blir det en mycket närsynt ”besparing”, eftersom det tar längre tid för o-proffs att göra åtgärderna.

Styrsystemen skapar en känsla av misstro och minskad tillit. De minskar personligt ansvar (”vi har föjt våra rutiner”). De konserverar arbetssätt och minskar innovation, och viktig flexibilitet går ofta förlorad.

Dokumentationen tar mycket mer tid än själva arbetet. En absolut majoritet av det som sparas används aldrig, vilket ofta är uppenbart för alla. Kraven blir också ofta kontraproduktiva: ju mer som sparas, desto svårare blir att att hitta något relevant. Meningslösheten och slöseriet med tid tär ytterligare på självkänslan.

Många säkerhetsåtgärder är dessvärre också ofta felriktade och kontraproduktiva – vilket säkerhetsexperter vet. Hårda krav på bytan av lösenord leder till exempel bara till att användaren har dem på en lista intill datorn, eller att man känner sig tvingad att gå runt dem på andra sätt.

Man räknar slutligen aldrig in den tid som meta-­administrationen kräver av medarbetaren, när man beräknar eventuella vinster av ersättnings- och dokumentations-administration. Inte heller när man gör en arbetsbeskrivning. Följden blir att dessa blir påtagliga och betungande extrauppgifter.

—-

Det ovanstående är ett utdrag ur min bok Jävla skitsystem! – beställ den på Bokus eller annan nätbokhandel. Den norska utgåvan Jævla drittsystem finns hos Spartacus forlag.

Kommentarer