Dagens system: Varför säger Lottas telefon att hon är sjuk?

Publicerad 27 april 2012 | 3 kommentarer

Jag var idag på besök hos en myndighet. Vårt möte skulle strax börja, men alla hade inte kommit ännu.
– Kommer inte Lotta? frågade någon.
– Nej, jag ringde henne och telefonsvararen sa att hon var sjuk.
– Men …? Det kan inte stämma. Hon är ju här idag? Jag såg henne i vår korridor just efter lunch?
– Jo, men telefonsvararen säger. ..
Förvirring utbröt.

Jag tänkte lite luttrat, att Lotta har väl slagit in fel kod på telefonens hänvisningssystem. Men felet var mer sofistikerat än så, kunde till slut en av kollegorna förklara efter lite undersökning.

Det nya IP-telefonisystemet var nämligen hopkopplat med och styrdes av medarbetarnas digitala kalendrar. Man behövde alltså inte programmera telefonen separat.

Men myndigheten jag besökte var en sjukvårdsorganisation. Lotta hade strax innan haft ett möte om ”Sjukdomsrapportering” vilket hon skrivit in i sin kalender. Och givet vad det var för organisation, hände det som ni förstår ganska ofta att medarbetarna skrev in saker som sjukhusmöte, sjukvårdsgenomgång eller liknande.

Men när kalendersystemet läste vad som helst som började med ”sjuk-”, så stängde det raskt av telefonen och kopplade in hänvisingsmeddelandet att personen var sjuk!

För att slippa denna effekt måste man komma ihåg att skriva till exempel ”Möte sjukdomsrapportering”. Då läste kalendersystemet ”möte” och sa åt telefonen att spela hänvisningsmeddelandet för möte …

Nu förstod plötsligt folk varför de regelbundet fått förbryllande besked som ”sjuk till klockan 14.30” när de sökt kollegor. Samma meddelanden hade förstås också personer utanför myndigheten fått höra när de ringt in …

En god ilustration till varför ”tidsbesparande” teknik inte alltid sparar så mycket tid man kan tro – eftersom den kräver att vi anpassar oss till dess regler för hur saker måste göras.

Kommentarer