Diagrammet ovan från Following the Trend: Tracking GDP when Long-Run Growth is Uncertain. Juan Antolin-Diaz, Thomas Drechsel, Ivan Petrella

Äntligen! Ett riskbedömningsverktyg för digital arbetsmiljö

Publicerad 28 februari 2018 | Inga kommentarer ännu

Här på bloggen, och ute på föreläsningar, har jag oftast haft anledning att ”rasa” mot arbetslivets skitsystem. ;)
Men nu finns det – som omväxling – något att fästa ett visst hopp vid.

Verktyget Inför rätt IT, som jag varit med och tagit fram, är ett viktigt första steg för att skapa bättre digital arbetsmiljö.

* * *

På senare tid har jag ibland, smått desperat, inlett mina föreläsningar med den här bilden:

I can’t believe we still have to protest this shit by R4vi/flickr under cc-licens

Hur svårt ska det vara, liksom? Uppenbarligen ganska svårt …

Men under fjolåret (2017) arbetade jag tillsammans med arbetsmiljöorganisationen Prevent för att ta fram ett verktyg för att minimera riskerna med när digitala lösningar upphandlas och utvecklas. Resultatet blev checklistor inom sammanlagt åtta områden, som det gäller att checka av. Det är frågor som

• Har vi testat den föreslagna lösningen?
• Har vi säkrat att införandet sker vid en bra tidpunkt?
• Har ledningen förstått vikten av användbara system?

Det är faktiskt lag på att man ska göra riskbedömningar inför förändringar av arbetsmiljön. För alla andra branscher och verksamheter finns det sådana verktyg och checklistor sedan länge: om man ska skaffa en ny bandsåg eller betongblandare, nya kontorsstolar eller kanyler, kollar man om dessa kan innebära någon typ av arbetsmiljörisk. Men alla sådana rutiner har saknats helt för it och digitala system.

Sedan oktober i fjol finns verktyget live i en första version: Inför rätt IT.

I jobbet att ta fram verktyget utgick vi ifrån de checklistor som min kollega på inUse, Sara Lerén, tagit fram för Göteborgs stad.
Men utöver checklistor innehåller Inför rätt IT också en faktadel, som beskriver problem och tänkbara lösningar på ett kortfattat sätt. Dessutom finns ett antal scenarier där det är tänkt att människor ska känna igen sig, och kunna kan hämta argument.
Ett kallas ”Jag är IT-projektledare, ska jag behöva tänka på en massa arbetsmiljökrav?”. Och scenariet förklarar i korthet: Japp, det säger lagen. Ett annat är ”Vi i ledningen har förstått att vi borde ta tag i IT-arbetsmiljön … men hur gör vi?”.

Det har i och för sig funnits samlingar av riktilinjer eller råd om hur man skapar bättre it-system även tidigare. Men två saker gör det här initiativet unikt.

För det första, kopplingen till lagen. Att vi kan peka på att usla digitala system faktiskt inte är tillåtna, enligt arbetsmiljölagen. Det ger nya muskler till kraven – och framför allt till dem som ska använda det.

Och det är det andra: att det här verktyget blir tillgängligt för en hel kår av människor som redan jobbar med arbetsmiljö – landets alla skydds- och arbetsmiljöombud. Digital arbetsmiljö och krav på bättre it kommer in i ett sammanhang där man är van att ställa krav, där det finns ett etablerat arbetssätt, och klara mandat. I alla fall som huvudsak.

Visserligen är arbetsmiljöarbetet inte överallt så väloljat och väletablerat som man skulle önska. Men med det här verktyget har vi alla fall har bättre förutsättningar än någonsin tidigare att få resultat.

Det finns två stora utmaningar framöver. Den första är att få in digital arbetsmiljö i de grundläggande utbildningarna av skydds- och arbetsmiljöombud. Det skulle ge dem bättre förutsättningar att använda verktyget.
Det saknas helt idag. Finns inte med över huvud taget.

När jag själv gick en sådan grundläggande utbildning drabbades typiskt nog kursledaren av att hennes dator inte kunde spela upp filmen hon skulle visa. Märkbart stressad över att vi satt 30 elever och väntade på att hon skulle få igång den stönade hon ”så här är det hela tiden”…

Den andra utmaningen är att klara ut vem som i varje givet fall ska ta bollen när man identifierat problemen. Om en fläkt krånglar eller belysningen är dålig brukar det vara rätt klart vem som har ansvaret för att fixa det. Men om det är lönesystemet? Är det IT? Ekonomiavdelningen? Upphandlingsavdelningen? Här finns det inga klara rutiner.
Verktyget är en första version, och inte på något sätt perfekt. Prevent ägs av gemensamt av arbetsgivare och fack i den privata sektorn; det betyder att innehållet har vissa element av kompromiss.

En sak som olyckligtvis prioriterades bort – av ytterst oklara skäl – var ett material om vikten att sätta konkreta effektmål för en digital satsning. Problem och risker kan ju egentligen bara värderas i förhållande till de nyttor och möjligheter som ett verktyg också skapar.

Förhoppningsvis kan vi rätta till det i kommande versioner.

Men vi har ändå gjort något världsunikt. En pionjärinsats att vara stolt över.

Fotnot: I arbetsgruppen ingick även professorerna Bengt Sandblad från Uppsala och Anna-Lisa Osvalder från Chalmers. Projektledare var Fredrik Beskow från Prevent.

Video: Vad lagen säger om digital arbetsmiljö

Publicerad 21 februari 2018 | Inga kommentarer ännu

I den här korta filmen berättar jag om hur arbetsmiljölagen kan tillämpas på den digitala arbetsmiljön. Det är något som många inte är medvetna om – både på arbetsmiljösidan, och på it-sidan, hos utvecklare och leverantörer.

Kort film (10 minuter) som kan användas som introduktion vid ett möte där man ska diskutera frågorna. Klicka på länken ovan eller direkt på filmen här nedan.

Du kan ladda ner bilderna i presentationen från Speakerdeck.

Detta är del 3 i en samling enkla utbildningsfilmer. Del 1 handlar om hur man kan definiera digital arbetsmiljö och se den ur ett antal olika aspekter. I del 2 visar jag hur man kan relatera digital arbetsmiljö till den kända krav-kontrollmodellen.

Inspelning: Björn Falkevik/socialvideo.

Video: Krav-kontrollmodellen i digital arbetsmiljö

Publicerad 8 februari 2018 | Inga kommentarer ännu

Ett vanligt sätt att analysera påfrestningar i arbetslivet är att matcha dem mot kombinationen av krav och kontroll på jobbet – dens kallade krav-kontrollmodellen. I den här videon visar jag hur en dålig digital arbetsmiljö ökar kraven, och minskar egenkontrollen; en kombination som vi vet är farlig.

Det är en film på en kvart; bra som utbildning eller att se tillsammans före ett möte där man diskuterar sin digitala arbetsmiljö. Klicka på länken ovan eller se klippet här nedan.

Du kan ladda ner bilderna i presentationen från Speakerdeck.

Detta är del 2 i en samling enkla utbildningsfilmer. I del 1 pratar jag lite grundläggande om hur man kan definiera digital arbetsmiljö och se den ur ett antal olika aspekter. Jag gör en liten repetition av det i början av den här filmen också. En tredje film tar kort upp lagstiftningen.

Inspelning: Björn Falkevik/socialvideo.

Video: Detta är digital arbetsmiljö

Publicerad 8 februari 2018 | Inga kommentarer ännu

Här är en kort film (13 minuter) där jag enkelt förklarar vad digital arbetsmiljö är, och hur man kan se på den ur några olika aspekter. Bra till exempel som introduktion till ett möte där man ska diskutera frågorna. Se den på YouTube eller klicka igång den direkt här nedan.

Du kan ladda ner bilderna i presentationen från Speakerdeck.

I nästa del förklarar jag lite mer om hur vi påverkas av problem i den digitala arbetsmiljön, utifrån den välkända krav-kontrollmodellen. En tredje film tar kort upp lagstiftningen.

Inspelning: Björn Falkevik/socialvideo.

”När dålig IT gör vården sjuk” – intervju hos Telia

Publicerad 28 januari 2018 | Inga kommentarer ännu

En bra intervju med mig hos Telia (jepp!): När dålig IT gör vården sjuk.

En hel del intressanta kommentarer finns på artikelns LinkedIn-tråd. Resonemanget om ”mikrostress” har varit en aha-upplevelse för flera. Och de typiska lättade insikterna: ”Det här inlägget kom som en lisa för min själ”.”That’s what I’ve been saying! ’Man börjar ifrågasätta sin egen kompetens, hur dum är jag egentligen?’ ”

Digitalt mikroarbete

Publicerad 2 januari 2018 | Inga kommentarer ännu

”Digital microwork” är en aspekt på digital arbetsmiljö, som är stort framför allt i tredje världen. I The Ghost of the Mechanical Turk (Jacobin, 16 dec 2017) beskrivs hur ungdomar i Gaza och flyktingar i läger arbetar i ”klickfarmer” eller gör digitala rutinuppgifter via plattformar som Mechanical Turk, för enstaka ören eller i bästa fall någon krona.

”Tasks are completed for as little as $0.01. Wage rates plummet as people around to world bid to complete tasks for cheaper and cheaper prices. Opportunities for promotion or skill-development are near non-existent as workers are unable to access information about core business processes. (…) Teenagers keep their phone buzzers on loud while they sleep in order to respond at any hour or consume endless energy drinks to work or play through the night. Unlike the industrial workplace, digital workers’ geographic isolation from one another, and from their employer, constricts opportunities for collective action to resist these conditions.”

Att den ursprungliga mekaniska (schakspelande) dockan var just ”turk” har djupa idéhistoriska rötter. Men idag,

”… the Muslim-as-machine takes on new meanings as workers in impoverished areas, from Syrian refugee camps to the Palestinian occupied territories, are forced to perform these repetitive, unskilled tasks, concealed behind a slick, anonymized interface. Machine-like, always-on, this ’surplus population’ can always be tapped into by companies to fuel the twenty-four-hour business cycle that drives Western progress.”

En del av denna ”digitala arbetsfördelning” bygger på rent slavarbete (som kinesiska fångar som klickade fram värden i online-spel) eller kriminella bedrägerier.

Andra initiativ har tvärtom idealistiska och vällovliga syften: att erbjuda åtminstone någon typ av arbete för en utblottad grupp människor. Men även i det fallet kan man diskutera – menar artikeln – om modellen ändå inte mest gynnar status quo:

”Digital labor plays perfectly into the logic of the refugee camp or the blockaded territory wherein subjects must be kept alive, but only just. Now, even stateless persons stripped of their political existence, of the rights and protections of the law, can be made productive. Through online platforms, people in places like Gaza, the ’world’s largest open air prison’, can literally work within their figurative jail cells. (…)
For all their inflated rhetoric of providing ’access to the global knowledge economy’ these World Bank–recommended schemes will do nothing to address the underlying structural problems that have caused high rates of unemployment in the first place.”

Digital arbetsmiljö har flera aspekter. Hur digital teknik påverkar arbetets innehåll är en. Utlokaliserat mikroarbete berör i första hand den delen. (En annan aspekt handlar om de tekniska kvaliteterna (stabila system ger bättre digital arbetsmiljö, buggiga och krascha system naturligtvis sämre. En tredje aspekt handlar om design och graden av användbarhet: hur bra eller dåligt systemen är anpassade efter mänskliga förutsättningar inom perception, kognition och så vidare.)

Än så länge ser vi nog inte så mycket digitalt microarbete i Sverige. De plattformsdrivna tjänsterna här hemma verkar än så länge erbjuda mest fysiska jobb, som att bära ut soparna för dem som tycker någon annan kan göra det: Gigekonomin: människor som är mindre viktiga än du (Blind Höna, 3 dec 2017).

”Det är mitt fel”

Publicerad 2 januari 2018 | Inga kommentarer ännu

Titeln på den här serie-stripen i ETC är ”Rit-Lucassi om att göra karriär (ETC, 31 dec 2017). Fast den borde kanske heta ”om att själv ta på sig skulden för usla arbetsverktyg”.

För sådär ett dussin år sedan frågade TCO människor varför de valt att gå i pension i förtid. Det andra eller tredje vanligaste svaret var variationer på temat ”jag har bytt ekonomisystem tre gånger nu, jag orkar fan inte med en gång till”. Känslan finns säkert kvar.

Att behöva lära sig nya system när man byter jobb har en del tagit till intäkt för att framhålla behovet av ”livslångt lärande” hos användarna.

Själv är jag av motsatt uppfattning: de som behöver lärande, och bara livslångt om de inte bättrar sig, är de som skapar och beställer system som inte är effektiva arbetsverktyg.

(PS: Visst är det ganska likt det här utbrottet, från en nyanställde på … ja, gissa vad?)

Byråkratin ökar: undersökning från Harvard Business Review

Publicerad 28 december 2017 | Inga kommentarer ännu

Jag har skrivit en hel del om byråkrati här, genom åren. Nu bekräftar en undersökning från Harvard Business Review att byråkratin i organisationer och företag ökar – trots allt tal om platta organisationer, om behovet av snabb innovation, och trots ”digitaliseringen”.

Gary Hamel (läs om honom i ett inlägg om chefslösa företag) har satt ihop undersökningen Bureaucracy Mass Index (BMI), som försöker fånga ett antal aspekter på det vi lite övergripande kallar ”byråkrati”.

Resultatet redovisas i artikeln What We Learned About Bureaucracy from 7,000 HBR Readers (HBR, 10 aug 2017).

I studien finns inga specifika frågor om digitala system. Men inom åtminstone fyra av de områden man granskar ser vi tydligt hur dåliga digitala system bidrar till ineffektivitet:

• ”Bloat” (för många chefer, chefslager och administratörer)
• Friktion
• Insularitet (för mycket tid används på interna saker),  och
• Dis-empowerment (begränsningar av självständighet)

De som är mest utsatta för byråkratins tillväxt är de som arbetar i produktionen, med försäljning eller i kundtjänster. De som jobbar inom HR, planering, eller finansiella tjänster känner inte av den lika mycket. Som Hamel konstaterar: ”the individuals who feel most hamstrung by bureaucracy are the ones most directly involved in creating customer value”.

Jobbar du i första linjen i en organisation är du inte bara mer övervakad och kontrollerad: du har minskade möjligheter att påverka och komma med nya idéer. Fler än tre fjärdedelar av de över 7000 svaren angav att första linjen aldrig eller sällan var inblandade förändringsinitiativ (annat än som passiva ”mottagare”). I företag med fler än ettusen medarbetare, svarade 96 procent att det svårt eller mycket svårt för någon i första linjen att ta initiativ till en förändring.
”Since change that is imposed is often resisted, this lack of involvement is undoubtedly a contributor to the high failure rates of major change programs”, konstaterar Hamel torrt. Och kostnaderna är stora:

”In most organizations the costs of bureaucracy are largely hidden. Our accounting systems don’t measure the costs of inertia, insularity, disempowerment, and all the other forms of bureaucratic drag.

Nowhere do we capture the costs of a management model that perpetuates a caste system of thinkers (managers) and doers (everyone else), that regards human beings as mere ’resources’, that values conformance above all else, that squeezes people into slot-shaped roles irrespective of their innate capabilities, that swallows up human initiative in the quicksand of bureaucratic busy-work, and that regards freedom as a dangerous threat to alignment and discipline.”

Både höga chefer och vanliga anställda var i stort sett överens om att ”brist på kompetens hos första linjens medarbetare” INTE var det som hämmade förändring och utveckling. (Bland många debattörer är det just populärt att framhålla de anställdas bristande ”digitala” kompetens som problemet och ”livslångt lärande” som svaret.)

Men, som Hamel frågar: ”If there’s a broad consensus that employees are, in fact, capable of self-management, why do they remain mired in a bureaucratic morass?” Undersökningen ger inget riktigt svar.

Tar man in den tekniska utvecklingen i bilden får vi en del av förklaringen. Som jag sagt många gånger:

Digital teknik är en möjliggörare. Även av byråkrati. Och den har bidragit till att skapa en management-praxis på arbetsplatserna, som gynnar byråkratisk tillväxt. Jag har t ex katalogiserat fem sorters ökande administration, i hög grad digitalt drivna (Blind Höna, 10 juli 2013).

”Sadly, when it comes to bureaucracy, there’s no uninstall button,” säger Hamel. Men mycket tyder på att den har ganska många ”Install”-knappar.

Nedan: Dialog mellan Steph Lougran i kundtjänsten på nPower och bolagets VD (från Undercoverboss UK). Läs hela inlägget Undercover boss i kundtjänsten: ”Did I press the selfdestruct button?”

Ekonomisystem: 88 % oanvändbart slöseri

Publicerad 18 december 2017 | 1 kommentar

I en färsk undersökning av 200 ledare i amerikanska industriföretag svarade 88 procent (!) att de använde kalkylprogram som Excel som workarounds för dåliga interna system, för bland annat ekonomi- och produktionsplanering.

Ok, min rubrik ovan är lite tillspetsad. Men det betyder naturligtvis att en stor del av investeringarna för dessa system är bortkastade. ”[Ekonomisystem] Means Excel Runs Production”, som studien konstaterar. Det bekräftar vad jag observerat tidigare – se Köp aktier i Excel! (24 feb 2013).

Undersökningen ger också en del perspektiv på åsikterna att medarbetare i många organisationer saknar ”digital kompetens”. Om man kan ersätta ett ekonomisystem med egen modellering i Excel, saknar man rimligen inte ”digital kompetens”. Det torde snarare vara så att de som tillverkar systemen saknar ”människokompetens”.

I samma studie uppgav 45 procent av de chefer som betecknades som ”mest drivande” på företagen att de övervägde att byta jobb på grund av dålig användbarhet hos de företagsinterna systemen.

Detta är naturligtvis en dramatisk potentiell risk – att förlora de mest kvalificerade medarbetarna.

Se: Is bad software driving away your best employees?, (IFS, 4 dec 2017)

Rapporten: Enterprise software usability and digital transformation. How usability connects people and processes in industrial settings for enhanced agility. IFS Primary Research Report. Charles Rathmann, Senior Marketing Communications Analyst, North America, IFS, October 2017.