Fånga tidstjuvar i Norge
Publicerad 4 november 2014 | Inga kommentarer ännu
Idag har jag ett fint uppdrag: jag ska inledningstala på ett seminarium i Oslo om att fjerne tidstyver i offentlig sektor – att få bort tidstjuvar, alltså.
I årsrapporten 2014 ska alla statliga verksamheter redogöra för hur har jobbat med att få bort interna tidstyver.
Det är det norska Difi, Direktoratet för förvaltning och IKT, som har ansvaret för att leda arbetet och som ordnar seminariet.
Dålig skol-it sabbade mer än 540 undervisningstillfällen – på tre dagar
Publicerad 21 oktober 2014 | 4 kommentarer
När lärare i två mindre Skånekommuner fick svara på frågor om sitt arbete under de tre senaste dagarna, rapporterade de fler än 540 fall, där dåligt fungerande teknik drabbat eleverna i form av försämrad eller minskad undervisning.
Jag upprepar: på bara tre dagar. Det betyder nästan 15 000 störda undervisningstillfällen på höstterminen, över 30 000 på hela läsåret.
Antalet tillfrågade lärare var strax under trehundra – vilket betyder att varje lärare drabbades ungefär tre gånger per skolvecka. Eller fler än 100 gånger på ett läsår, när den digitala arbetsmiljön ställde till problem.
Men de viktigaste i en skola är förstås eleverna. Ett ”undervisningstillfälle” drabbar ju inte bara en elev, utan oftast en grupp: en hel klass, ett arbetslag, eller kanske en halvklass.
Om vi för enkelhetens skull räknar med en klass om 25 elever per undervisningstillfälle, får vi rent absurda siffror: 750 000 gånger har enskilda elever fått sämre undervisning på grund av den tid lärare måste lägga på dålig digital teknik, samt på grund av de omprioriteringar de sedan varit tvungna att göra.
I bara två kommuner. Multiplicera sedan med hela riket …
Siffrorna kommer från en alldeles färsk studie från forskaren Carola Aili vid Lunds universitet. I studien framhålls att de undersökta kommunerna är relativt väl försedda med tekniksupport, enligt lärarna som deltog i studien, och tekniken är av god kvalitet i flertalet skolor.
Lärarna var ända från förskolan upp till gymnasiet. Om man försiktigt gissar att teknikanvändningen är mindre i förskolan, blir det mängden av it-problem ännu mer belastande i de högre årskurserna.
Att just elevperspektivet tas upp i studien är positivt. Min enda invändning är att man verkar fokusera på det man kallar ”teknikstrul”, som är den mest uppenbara källan till tidsslöseri. Men även dålig användbarhet hos systemen bör ge tidsförluster, men de är inte alltid lika lätta att identifiera för läraren. En tränad interaktionsdesigner som observerade skulle förmodligen kunna se ännu mer bortkastad tid.
Vi kan bara komma till rätta med detta om lärare och deras fackliga organisationer i högre grad engagerar sig i arbetet för en dräglig digital arbetsmiljö – både för elever och lärare.
Ny studie: teknikstrul stjäl lärarnas arbetstid. Lunds universitet, 14 oktober 2014
Tänk om vi skulle mäta våra politiker?
Publicerad 18 september 2014 | Inga kommentarer ännu
Det här gästinlägget borta på bloggen för Unionens tidning Kollega fick (i skuggan av valrörelsen och valresultatet) lite resonans, med mer än 450 Facebook-delningar inom några dagar. (Uppdaterat: på väg mot 2000 delningar efter en dryg vecka.)
Vi kan mäta vad de gör i riksdagen! (12 sep 2014). Uppdatering 2017: Kollega har raderat sin blogg. Jag har kopierat krönikan till en ny post här på bloggen istället.
Satir är ju svårt, men jag tror att de flesta förstår ganska bra att jag inte vill ha den detaljkontroll som beskrivs. Jag tror att vi gärna skulle vilja ha lite mer kontroll av vad våra valda politiker gör, och vi behöver ha betydligt mindre kontroll i många andra yrken.
Men framför allt tror jag att demokrati och demokratiska institutioner är rätt sätt att göra det – inte mätning av pseudo-kvantiteter (ett begrepp som professorn och idéhistorikern Sven-Eric Liedman har lanserats).
Gästbloggen hör ihop med en artikel på Kollega om digitala stämpelklockor, mätning och övervakning (9 sep 2014).
Taggar: administrationssamhället > hemtjänst > kontroll > mätning > politik > skola > undersköterska > unionen > val2014 > vård
Upphandla användbara system: ny skrift ger hjälp!
Publicerad 12 augusti 2014 | Inga kommentarer ännu
En anledning till att så många system är dåliga, är att man vid beställningar och upphandlingar inte ställer krav på att systemet ska vara användbart. Oftast beror det nog på att man helt enkelt inte vet hur man ska göra. Men nu finns åtminstone en hjälp:
Omslag till "Att beställa användbara it-system"
Rapporten Att beställa användbara it-system – Hur användarbehoven kan synliggöras tidigt i beställningen beskriver sex verkliga fall där man medvetet tagit med användbarhet i kraven vid beställningen. Bland dem finns Försäkringskassan, Swedbank, Ekonomistyrningsverket och Scania. Den visar i tydliga diagram för varje fall hur man arbetat och vad man gjort under hela inköpsprocessen, som på bilden här nedan:
Diagram som visar aktiviteter under beställningsprocessen.
Utifrån exemplen drar rapportförfattarna fem lärdomar, som man med fördel kan tillämpa i sitt eget projekt.
Rapporten har tagits fram av Åke Walldius vid KTH och Clas Thorén, på uppdrag av regeringens Användningsforum – och den borde finnas på varje upphandlingsavdelning, hos varje it-chef. Tipsa dem om att beställa den – eller skaffa den och ge den till dem som behöver!
Rapporten finns tillgänglig i flera format och kanaler. Den tryckta boken kan beställas från till exempel Adlibris eller Bokus. Idealisk att sätta direkt i handen på dem som jobbar med upphandling.
Vill man ha en riktig e-bok (ePub-format) kan den beställas från till exempel iTunes/iBooks, från Dito eller från Adlibris.
Båda tryck och ebok kan också beställas direkt härifrån, på Beställ-sidan. Snabbast leverans av den tryckta boken.
Slutligen kan man också ladda ner den gratis om man nöjer sig med en pdf från Användningsforum.
IT-system stressar blåljuspersonalen – mer än faror och obekväma arbetstider
Publicerad 11 augusti 2014 | Inga kommentarer ännu
2012 gjorde Uppsala universitet en undersökning av stressfaktorer hos 3700 operativt verksamma inom Brandförsvaret, Försvarsmakten, Kustbevakningen, Polisen och Tullverket.
Det är alla så kallade ”blåljusyrken” där man kan hamna i livsfarliga lägen, ofta helt oförberett. De har dessutom obekväma arbetstider, rullande scheman och mycket jour; allt potentiellt tunga stress-skapare. Det borde ju vara starka stressfaktorer?
Men resultaten blev en aning överraskande.
Bara 2 procent instämde helt i att de upplevde arbetsschemat som stressande.
Lika få – 2 procent – sa att de ofta känner sig otrygga i arbetet.
Bara 8 procent var oroliga för att få förändrade arbetsuppgifter.
9 procent instämde i att det är slitsamt att ständigt vara förberedd på att hantera kritiska och problematiska händelser.
14 procent höll helt med om att arbetet bland allmänheten blivit farligare, men bara 7 procent upplevde att allmänhetens bristande respekt var ett problem.
Istället var det en för forskarna på Institutionen för folkhälso- och vårdvetenskap oväntad stressfaktor som stack ut, dramatiskt.
26 procent svarade att en stor stressfaktor var att lednings- och rapporteringssystem är dåligt anpassade till arbetet. Färre än var tionde tyckte att det fanns en ”hög passform mellan system och arbete” (klicka för större bild).
Medan studien kan hänvisa till ett stort antal vetenskapliga studier kring problemen med arbetstider, finns det inga referenser alls till it-system som stressfaktor. Författaren konstaterar lakoniskt:
”Tidigare studier av organisationsrelaterade orsaker till yrkespåförd stress hos first responders har sällan studerat lednings- och rapporteringssystem specifikt. Dock visar [resultatet] att det är viktigt att i mera detalj ta hänsyn till hur första linjens medarbetare upplever dagens alltmera förekommande system för att mäta och följa upp prestation bland first responders.”
Olyckligtvis nämns inte detta och it-systemens uppseendeväckande stora roll i sammanfattningen av rapporten.
Det finns dock en faktor som överträffar it-system. 36 procent instämmer helt i att omorganisationer bidrar till stressen. Tar man med omorganisationer, och tar med de som även svarat ”stämmer ganska bra” för de olika stressfaktorerna, ser diagrammet ut som nedan (klicka för en större bild).
Den inbördes ordningen och de dramatiska skillnaderna är som synes desamma, men siffrorna högre. 66 % tycker it-system är en stressfaktor, helt eller delvis, mot 12 procent för arbetsschemat.
Jag har ofta framhållit att it är en pådrivande faktor i organisationsförändringar. Ny teknik gör förändringar och nedskärningar möjliga.
Du kanske tänker att resultatet påverkas av att de svarande är okunniga om it – till exempel åldrade kommissarier nära pensionsstrecket som inte förstår sig på it? Fel; 60 procent av de svarande poliserna var under 40 år. Polisyrket har föryngrats rejält den senaste tiden.
Det finns förstås skillnader mellan de olika blåljus-yrkena. Försvarsanställda är mer oroliga för organisationsförändringar. Poliser är mer stressade av arbetsschemat än andra och upplever mer fara. Men även sett yrke för yrke, så står it-system och organisationsförändringar ut som de största stressfaktorerna.
Källa: Arnetz, B: ”Det här är inte vilket yrke som helst!” Yrkespåförd stress, hälsa och prestation hos operativt verksamma inom Brandförsvaret, Försvarsmakten, Kustbevakningen, Polisen och Tullverket. Resultat från nationell enkätkartläggning. Institutionen för folkhälso- och vårdvetenskap Uppsala Universitet, 2012.
Bilder under cc-licens: Suddenly, the police av Armando G Alonso/flickr och Fire av Stephen Salomons/flickr
Hämmad arbetsglädje – Joy at work
Publicerad 10 augusti 2014 | Inga kommentarer ännu
Leisa Reichelt, som är Head of User Research vid Government Digital Service i Storbritannien, skulle boka om ett flyg – och upptäckte att damen vid bokningsdisken hade en tjock anteckningsbok med koder och procedurer för att kunna hantera flygbokningssystemen.
Anteckningarna Joy behöver för att hantera flygbokningssystemen
”At the airport earlier today I had to switch my ticket from one flight to another. Joy was the customer service person who helped me do this.
Joy’s notebook is about two inches thick, she’s created an A-Z index for it, it is packed full of handwritten notes about how to do different tasks in the various system she uses – steps that need following, codes that need inputting. It sits beside her every day, beautifully decorated (with stickers) evidence of the horrendous usability of the software she uses to get her job done.
Joy has been working for this airline for years. (…) She told me that each time they upgrade the system it seems to get harder, not easier, to use. Joy told me that all the customer service reps have a notebook like this. You can’t use the systems without one. Joy is digitally literate and confident with the computer, but it is impossible to use without the notebook.”
Help Joy help you. On the unusability of internal systems. (9 juli 2014)
Leisas poäng är att om de interna systemen skapar frustration, kommer det så småningom att gå ut även över (de externa) kunderna.
Government Digital Service är den brittiska satsningen som håller på att få ordning på hur brittiska officiella digitala tjänster ska tas fram; de tilldelades förra årets stora brittiska designpris för sitt arbete. Deras designprinciper finns nu översatta till svenska.
OT: Kalle gör comeback
Publicerad 8 augusti 2014 | Inga kommentarer ännu
”And so we worked through the technological problems via email.
And unlike every other technological problem I’ve ever had, it was not frustrating.
It was the highlight of my career.”
Lite off-topic, men det är fredag, eller hur? Serietecknaren Stephan Pastis om ett oväntat samarbete: Ever Wished That Calvin and Hobbes Creator Bill Watterson Would Return to the Comics Page? Well, He Just Did. (7 juni 2014).
PMO kastas ut i Region Skåne
Publicerad 5 augusti 2014 | 1 kommentar
Nu ger Region Skåne besked att det kraftigt ifrågasatta journalsystemet PMO ska bytas ut. Kritiserat journalsystem i Skåne byts ut (Läkartidningen 25 juli 2014). Upphandling startar redan nästa år.
PMO började införas i högt tempo januari 2013, efter två mindre pilotförsök i december 2012 – som inte utvärderades. Det stod dock mycket snart klart att systemet var väldigt svårarbetat, tungrott och buggigt. Läkare, sjuksköterskor och läkarsekreterare och undersköterskor kallade det ”en ergonomisk katastrof”. Fyra fackförbund gjorde en gemensam anmälan till Arbetsmiljöverket och krävde att systemet skulle stoppas. (Malmö Läkareförening anmäler nytt journalsystem, Läkartidningen 12 april 2013). Exemplet här nedan är bara ett av många mejl som jag fått av förtvivlade läkare:
”Bästa Jonas Söderström,
Jag arbetar som allmänläkare i Helsingborg, Skåne. I Region Skåne har man infört PMO under vår/höst 2013 och alla är helt förtvivlade. Själv är jag beredd att skola om mig till massör eller bonde för man blir så stressad av PMO, långsamt, omständligt. Det är inte värt något jobb i världen att ha det så, att göra arbetet i PMO som tar 2-4 ggr så lång tid som innan. (…) Hur ska man göra för att få en atlantångare som Region Skåne att inse att hela deras primärvård kommer att brytas ner om man inte tar bort detta system.”
Att ta bort PMO var dock omöjligt, menade regionledningen. Ett nytt journalsystem skulle komma ”om fem till sex år”, förklarade hälso- och sjukvårdsdirektören i Region Skåne för ett år sedan (Dyrt journalsystem måste snart bytas, P4 Kristianstad, 14 juli 2013).
Men beskedet nu är alltså att ett nytt system ska upphandlas redan nästa år, och tas i bruk 2016. Ett intressant område för utvärdering vore en kostnadsanalys för en jätteinvestering – som måste bytas ut efter bara tre år.
Även om det är bra att PMO försvinner, får man hoppas att Regionen lärt sig sig en läxa: att intre stresa fram ett nytt införande. PMO infördes i högt tempo därför att man upplevde att det gamla systemet (SwedeStar) var föråldrat, och service och utveckling på det i princip upphört. Bland annat drabbades man av en krasch i augusti 2011, då det låg nere under lång tid. (Hårdvarukrascher betyder dock i och för sig inte nödvändigtvis att systemen är föråldrade.)
NY Times om e-journaler: ”A disease in search of a cure”
Publicerad 7 juli 2014 | 2 kommentarer
”In most industries, automation leads to increased efficiency, even employee layoffs. In health care, it seems, the computer has created the need for an extra human in the exam room.”
A Busy Doctor’s Right Hand, Ever Ready to Type (Jan 12, 2014)
Artikeln ur New York Times i januari i år är en förödande reality check av sjuk- och hälsovården i avancerade västländer, som har investerat massivt i e-journaler och relaterade system.
Löftena från både it-företag och politiker att det skulle öka effektiviteten har gång efter annan visat sig inte stämma.
Istället skapar systemen ökad stress och egna hälsoproblem för vårdpersonalen. Doktor Jennifer Sewing beskriver i artikeln sin situation som “chronically exhausted and feeling enslaved to the computer”. NY Times sammanfattar: ”Electronic health records have become a disease in need of a cure”.
Den rätt absurda lösningen har blivit att ge varje läkare en personlig ”scribe” eller notarie för att hantera systemen. Nästan 10,000 notarier sägs ha anställts i hälso- och sjukvården i USA, och efterfrågan ökar snabbt: de överbelastade läkarna upplever den personlige notarien som en räddning undan total kollaps. Doktor Sewing “used to spend late nights at her computer finishing electronic patient charts”. Nu får hon sova.
Även i Sverige talar politiker sedan en tid om att anställa fler administratörer i vården (och i skolan). Men är det verkligen hållbart? Verksamheterna belastas då av ökade kostnader för både de påstått tidsbesparande systemen, och större personalstyrka.
Det måste till en ändring: Mer användbara system – men också en stark minskning av de administrativa bördor som systemen faktiskt har skapat och medgett.
Facebookgrupp om Internet of Things
Publicerad 5 juli 2014 | Inga kommentarer ännu
Internet of Things kommer att bli en viktig del av framtidens arbetsplatser. I tysthet är det redan så till exempel i skogsbranschen, där skogsmaskiner, kapar och sågverk är uppkopplade mot varandra.
Tommy Sundström (författare till Användbarhetsboken) har startat facebookgruppen Internet of Things Sverige, som jag varmt rekommenderar för den som vill diskutera och hålla sig uppdaterad på området.
Bild: Steampunk Beholder Miniature robot sculpture by Daniel Proulx/Flickr under cc-licens
« gå tillbaka — fortsätt leta »
