”Barnsjukdomar”? Nix. Snarare grav vanvård.
Publicerad 24 augusti 2013 | 1 kommentar
Du har hört det massor med gånger: Jo, det nya systemet har visserligen barnsjukdomar, men ….
Som till exempel lönesystemet för vården i Region Skåne. Löneutbetalningarna har krånglat i ett år, och det kan ta ett år till att komma till rätta med, medger arbetsgivaren – men kallar det ”barnsjukdomar”. (Anställda får inte ut lön, SVT 5 april 2013).
Vattkoppor.
Jag må vara petig, men jag tycker det är en metafor som ger dem som inför eller konstruerar undermåliga system en alldeles för enkel utväg.
- Riktiga barnsjukdomar – sådana som barn faktiskt får – är i de flesta fall över på en eller två veckor.
- De drabbar helt slumpmässigt och oförskyllt: det finns ingen försummelse hos föräldrar som gör att barn får vattkoppor.
- Slutligen är flera av dem nu mycket sällsynta eftersom man har funnit effektiva metoder (vaccination) för att förhindra att de bryter ut.
Men i it-världen?
- It-systemen dras med problem som det kan ta åratal att komma till rätta med.
- De drabbar inte slumpmässigt: tvärtom beror de på medvetna val i utvecklingen eller införandet.
- Och det finns välkända och effektiva metoder för att förhindra dem och minimera skadeverkningarna (läs t ex här eller här) – som man helt enkelt struntat i.
Så kan vi få slippa den metaforen i fortsättningen?
En helt annan sak är att det är svårt att få system perfekta med en gång. Att använda en iterativ process med ständiga, stegvisa förbättringar är ett beprövat sätt att skapa bra lösningar.
Men i de fall man tillgriper ursäkten ”barnsjukdomar” ser vi just motsatsen: icke iterativa arbetssätt, massiva införanden på bred front, försummad användarmedverkan – plus nedskuren utbildning och som regel en hel del annat.
Det liknar helt enkelt mera grav vanvård av barn – än barnsjukdomar.
Tidigare exempel: ”pappersarbete”.
Bild: Andy Wilkes/flickr under cc-licens
Bra system gav lugnare och säkrare operationer
Publicerad 22 augusti 2013 | 3 kommentarer
Nu har det varit för mycket negativt här ett tag, så låt oss kolla ett riktigt bra system istället!
Anestesi-sjuksköterskan Katinka Nordgaard blev trött på ständigt spring, dörrar som släppte in bakterier i operationssalar och konstant larmande ljudsignaler – och fick idén om ett smidigare signal- och kommunikationssystem.
Nu är det smartphone-baserade systemet ”hIT” i bruk i RegionSkåne. Det är en succe bland de anställda och har gjort miljön både lugnare och säkrare, berättar Dagens Medicin. (Ny idé gav tystare avdelning, 14 aug 2013)
Extra intressant är för det första att det här verkar vara ett skolboksexempel på hur man tar fram goda system.
- Idén kom direkt från dem som arbetar konkret med verksamheten.
- Utvecklarna arbetar direkt på golvet med dem som upplevt problemet, under relativt lång tid
Det är en enorm skillnad mot hur många av de system som idag plågar vårdens många verksamheter har utvecklats.
Det märkliga är ju att det varit känt i tjugo, snart trettio år, att det första arbetssättet är det som fungerar. Det är till yttermera visso så, att med en alltmer komplicerad miljö tror jag att det är den enda metod som har någon som helst chans att fungera i framtiden: direkta, dagliga och långvariga kontakter mellan utveckling och verksamhet.
För det andra illustrerar det här en tendens jag observerat en tid:
Det finns en djup och bred klyfta mellan dem som vill göra praktiska, smarta förbättringar i vårdens vardag, med direkt och påtaglig nytta – och dem som drömmer upp jättelika mastodontprojekt, grundande på ett ”tekniken-först”-mindset och ofta bara löst grundade antagande om tänkta nyttor.
Det är tydligt, att de enkla och snabba förbättringsprojekten ofta trängs ut av de stora, nationella, som år efter år ges stora resurser. (Det är också tydligt, att det är på de senare man kan göra karriär – åka på internationella konferenser, få uppdrag i kommittér, etc etc.)
Heder därför åt Innovator Skåne som gav den här idén en chans!
För det tredje visar artikeln kanske att arbetsmiljöperspektivet fortfarande är lite frånvarande i vården. Om tiden med öppet sår minskats är det naturligtvis utmärkt. Men även om det inte skett finns det goda skäl för att satsa och sprida ett sådant här system, som förbättrar arbetsmiljön och minskar personalens stress.
Taggar: bra design > vård
Inget papper i Pust
Publicerad 22 augusti 2013 | Inga kommentarer ännu
Det bör påpekas, att det inte finns den minsta strimla papper i Pust-systemet – trots vad som står på Metros löpsedel här nedan. I själva verket har hela motiveringen för systemet, hela business caset, från första början varit att skapa ett digitalt verktyg.
Tidningen metros löpsedel 21 aug: Facket slår larm om nya systemet - POLISEN FASTNAR I PAPPERSARBETE
Men vi behöver tala klarspråk om problemen. Och du kommer aldrig att få se rubriken ”Pappersarbete kommer att spara 10 miljoner” om de utlovade fördelarna med ett nytt it-system. (Det är inte heller så, att Pust är ett system för ”pappersarbete” i betydelsen ”onödiga byråkratiska arbetsuppgifter”. Att rapportera brott får väl ändå sägas höra till polisens kärnuppgifter.)
Jag kanske är petig; men det finns ett antal metaforer som ofta tillgrips om dåliga it-system, och som typiskt slätar över de verkliga förhållandena. Nästa exempel: ”barnsjukdomar”.
Se också: Allt taggat med ”Pust” här på bloggen.
Taggar: det är inte papper > metaforer > polis > Pust > Siebel
Fler problem med Pust än oändlig väntetid
Publicerad 20 augusti 2013 | 1 kommentar
Att det tar fyra, fem timmar att registrera en brottsrapport i polisens nya system Pust Siebel är förstås ett uppenbart tekniskt fel, som så småningom troligen kan fixas. Men problemen med Pust går utöver de rena tekniska felaktigheterna.
Användargränssnitt och interaktionsdesign i sig är dåliga, vilket gör att det tar flera minuter extra att rapportera.
– Det fanns ingen bra överblick, det är inte användarvänligt, framhåller kommissarien Lennart Widerfeldt till ComputerSweden. (It-system lamslår poliser – varje dag, 22 maj 2013).
För att skriva in en rapport måste man klicka sig fram mellan ett stort antal flikar och underflikar. Om något blir fel måste polisen leta runt bland alla flikar för att se var felet ligger.
Det bedrövliga är att ett system med motsvarande gränssnitt användes i slutet av 1990-talet, men fick underkänt i en användarstudie, och därför byggdes om.
– Jag som var med när det gamla systemet kom känner att nu backar vi 13 år i tiden, säger Lennart Widerfeldt.
På blåljus.se bekräftar också polisen och civilingenjören Martin Marmgren att gränssnittet har allvarliga brister, som försenar arbetet.
Den totala kostnaden för dessa små dagliga tidstjuvar kan bli upp till 10 miljarder kronor, enligt Marmgrens uppskattning. Han har multiplicerat ett genomsnittligt antal rapporter med antalet poliser och en tänkt livslängd för systemet på 10 år, vilket i slutändan blir många miljoner timmar (Kostnaden för PUST Siebel – 10 miljarder?, 22 april 2013).
Uppskattningen kan vara i överkant – eller i underkant! Men Marmgrens obestridliga poäng är att arbetstids- och arbetsmiljöaspekten sällan räknas in i kostnaden för ett system.
Relaterat: Mer om Pust på bloggen.
Därför förtjänar polisen kritik för Pust Siebel
Publicerad 17 augusti 2013 | 1 kommentar
”Om polischefen fick halv-rå mat på en restaurang tror jag inte hon skulle vara så nöjd med beskedet att ’om ett år sådär har vi nog fått spisarna att funka ordentligt’.”
Ungefär så kommenterade jag i inslaget i SVT Aktuellt i förra veckan uttalandet från en polischef att man kände till felen i Pust Siebel-systemet och att man nog så småningom skulle få det att bli bra.
Trots att det tar timmar att rapportera enkla ärenden, är polischefen inte särskilt angelägen (bilder från SVT Aktuellt)
En del tycker kanske att det var en billig poäng, eller till och med ett slag under bältet. Så jag vill gärna passa på att utvidga resonemanget lite här.
Ett skäl för att det faktiskt är en relevant jämförelse är att det understryker serviceperspektivet.
Polisen är faktiskt ett serviceorgan som är till för oss medborgare.
Tänk dig att det i stället handlat om en kommersiell verksamhet; om männen i uniform inte vore poliser utan till exempel busschaufförer. Om det tog flera timmar att skriva ut en biljett för varje resenär (så som det tog timmar för polisen att registrera ett brott) – ja, då skulle bussbolaget ha gått i konkurs. Vi kunder skulle självklart ha övergett dem.
Men i monopol och i monopolliknande nischer kan man rätt obesvärat halta fram med uppenbart dysfunktionella it-system i en eller flera år; utan mer än besked om ”att så småningom blir det bra”. Det gäller delar av offentlig sektor (polisen), men också många interna funktioner i organisationer.
I flera fall har vi till exempel sett dysfunktionella lönesystem, som ger felaktiga löner i upp till ett par år (!) – utan att det sker något särskilt. (Och medarbetarna kan ju inte välja ett annat lönekontor.)
För det andra är problemen med Pust Siebel ingalunda någon olycklig slump eller något som var omöjligt att förutse. Tvärtom: man utvecklade med vett och vilje systemet i strid med välkända principer om hur man göra goda system, och mot protester. Användarmedverkan var minimal, och man hade ingen testperiod eller iterativ utrullning av systemets funktioner. Utifrån detta tycker jag att en polischef som synbarligen tar så lätt på problemen faktiskt förtjänat ett visst mått av spe och smälek.
Mer om Pust här på bloggen: Fler problem med Pust än oändlig väntetid, 20 aug
Ett PS till inslaget i SVT Aktuellt
Publicerad 7 augusti 2013 | 7 kommentarer
Inslaget i SVTs Aktuellt 7 augusti blev nog bra.
Vad som inte hanns med var programledarens slutfråga: ”Slutligen, de som går till jobbet imorrn å möts av en ruta på skärmen där det står ERROR – vad göra?”
Det är en vettig fråga – men jag skulle i alla fall vilja vända på det.
Den som verkligen ska göra något direkt i morgon när hen kommer till jobbet är chefen, ledaren, som ska fråga sig:
Arbetar vi med digital arbetsmiljö så som lagen kräver?
Hen ska sedan skriva ett memo till sig själv och ledningsgruppen:
Investera omedelbart i användbarhet, ergonomi och design eftersom det skapar bättre lönsamhet, effektivitet och produktivitet – och nöjdare medarbetare.
Några länkar för dig som vill veta mer:
Om polisens Pust-system och hur man skapar bra system har Johan Berndtsson på inUse skrivit klokt.
När ett nytt it-system togs i bruk i Göteborgs socialtjänst i fjol våras uppmanade arbetsgivaren socialsekreterarna att komma in tidigt på morgonen eller sitta kvar på kvällen.
Fallet med läkaren som måste fotografera bildskärmen med sin egen smartphone redovisades i Läkartidningen i januari år.
Undersökningen om hur irriterade vi är på den digitala arbetsmiljön gjordes av Manpower förra året och hade drygt 3000 svarande.
Om vårdsystemens brist på användbarhet kan man läsa mer i den färska rapporten eHälsosystemens användbarhet publicerad i början av sommaren.
Dagens system: ”Kan du skicka mig ett SMS?”
Publicerad 15 juli 2013 | Inga kommentarer ännu
Olivia berättar:
”Jag ska först logga alla kilometrar och timmar jag kör i ett system. Sen ska jag logga arbetade timmar inklusive körda timmar i ett annat system. Och sen jag ska redovisa allt jag gör och säger till kunderna i vårt CRM-system. Och nu ska vi få ett fjärde system att registrera samma saker i.
Men ändå, dagen före semestern, fick jag ett sms från min chef. ’Hej, kan du redovisa hur många kundbesök du haft där du sålt X och Y senaste halvåret?’ Och jag tänkte … men det har jag ju redovisat flera gånger redan. Så jag ringde chefen och frågade, och han svarade ’Jo men just de där siffrorna får vi inte fram ur systemet och vi hinner inte vänta för jag måste ha dem i London i morgon, så om du bara går in i din kalender och räknar över, och skickar i ett sms till mig, okej?’ ”
Så vad borde Olivia göra? Förmodligen svara ”Ok, men då gör jag så från och med i höst, att jag struntar att fylla i våra system, och jag sköter min kalender i stället. När det är något du vill veta messar jag det till dig, OK?”
Ett antal personer har intygat att det ingalunda bara är i vården och i offentlig sektor som byråkratin driver fram allt fler it-system – med, visar det sig ofta, begränsad nytta. Även det privata näringslivet är drabbat.
Läs också Fredagsläsning: ”How we got rid of time reports”.
Administratium: lätt om världens tyngsta ämne
Publicerad 10 juli 2013 | 1 kommentar
I förra inlägget försökte jag systematisera de typer av administration som ökar.
Det blev ju lite tungt. Här kommer en annan som försökt foga in administration i ett system – det periodiska systemet:
”The heaviest element known to science was recently discovered at a major U.S. university. The element, tentatively named administratium, has no protons or electrons and thus has an atomic number of 0. However, it does have one neutron, 125 assistant neutrons, 75 vice neutrons and 111 assistant vice neutrons, which gives it an atomic mass of 312. (…)
Administratium impedes every reaction it comes in contact with. According to the discoverers, a minute amount of administratium causes one reaction to take over four days to complete when it would have normally occurred in less than a second.
Administratium has a normal half-life of approximately three years, at which time it does not decay, but instead undergoes a reorganization in which assistant neutrons, vice neutrons and assistant vice neutrons exchange places. Some studies have shown that the atomic mass actually increases after each reorganization.”
William DeBuvitz: New chemical Element Discovered (The Physics Teacher, jan 1989)
Fem sorters ökande administration
Publicerad 10 juli 2013 | Inga kommentarer ännu
Många klagar på ökande administration idag – men vad är det egentligen? Vad är det som ökar? Och vad får det för effekter?
Man kan urskilja minst fem typer av ökande administration, i hög grad it-drivna, i dagens organisationer.
Den första är ersättningsadministration, när man tar bort professionella administratörer och stödfunktioner och ersätter dem med it-system för “egenrapportering”, ”självservice-portaler”, och liknande. Skälen är nedskärningar och föregivna besparingar.
Den andra typen är den rena styrningsadministrationen: så kallade “planeringssystem” som i själva verket styr arbetet i detalj, ökar kraftigt. Process-styrningssystem som tvingar medarbetaren att checka av ett antal steg och som gör det omöjligt att komma vidare om hen inte gått igenom vart och ett.
Det tredje slaget är dokumentationsadministration: Det kommer allt fler nya och ökade krav på att skriftligt dokumentera och spara allt fler detaljer och dokument kring arbetet via dokumenthanteringssystem, ISO- eller andra så kallade kvalitetssystem. Hit hör också hur man till exempel inom vården måste notera varje journalåtkomst, om det så är bara för att kontrollera ett telefonnummer, med skäl: ”Gick in i journal för att kontrollera telefonnummer.” Dessutom; den allt ökande efterfrågan från myndigheter, politiska nämnder, kontrollorgan, statistikproducenter, branschorganisationer, koncernledning på statistik över alla möjliga detaljer i verksamheten.
Man bör notera att dokumentation inte bara innebär att spara information hur som helst: den måste märkas upp, taggas, ofta korslänkas och annoteras.
Ibland finns styrnings- och dokumentationsadministration (eller inslag av dem) kombinerade i ett system. Vanligare är dock att man har två – eller ännu flera.
En fjärde typ är den ökande säkerhetsadministrationen: att behöva ange lösenord, inloggningar, använda smarta kort, aktivera virusskydd, inställningar för åtkomster som organisationen infört för sina it-system.
En femte distinkt typ är meta-administration. Alla de system vi använder för administration måste ju i sin tur administreras: de måste uppdateras och patchas, lösenord måste bytas, dataformat måste konverteras.
Egentligen kan man också tala om en meta-meta-administration, för även meta-administrationen måste, i sin tur, administreras: lösenord kräver ett system för att tilldela och matcha behörigheter med informationen, och för att styra intervallen när lösenordsbyten ska ske och hur det ska gå till. Dokumenthanteringssystemen kräver en administration av vilka nyckelord som är tillgängliga, och så vidare. Till skillnad från de tidigare drabbar meta-meta-administrationen dock sällan den vanlige medarbetaren. Den utförs normalt av särskilt anställda systemförvaltare, eller av inhyrda och högbetalda specialister och konsulter.
De negativa konsekvenserna av dessa fem typer har vi ofta redan varit inne på. För ersättningsadministrationen gäller att det är svårt att lära saker man gör sällan. Det tär också på självkänslan att använda tid till det man inte ser som sitt riktiga jobb. Ekonomiskt blir det en mycket närsynt ”besparing”, eftersom det tar längre tid för o-proffs att göra åtgärderna.
Styrsystemen skapar en känsla av misstro och minskad tillit. De minskar personligt ansvar (”vi har föjt våra rutiner”). De konserverar arbetssätt och minskar innovation, och viktig flexibilitet går ofta förlorad.
Dokumentationen tar mycket mer tid än själva arbetet. En absolut majoritet av det som sparas används aldrig, vilket ofta är uppenbart för alla. Kraven blir också ofta kontraproduktiva: ju mer som sparas, desto svårare blir att att hitta något relevant. Meningslösheten och slöseriet med tid tär ytterligare på självkänslan.
Många säkerhetsåtgärder är dessvärre också ofta felriktade och kontraproduktiva – vilket säkerhetsexperter vet. Hårda krav på bytan av lösenord leder till exempel bara till att användaren har dem på en lista intill datorn, eller att man känner sig tvingad att gå runt dem på andra sätt.
Man räknar slutligen aldrig in den tid som meta-administrationen kräver av medarbetaren, när man beräknar eventuella vinster av ersättnings- och dokumentations-administration. Inte heller när man gör en arbetsbeskrivning. Följden blir att dessa blir påtagliga och betungande extrauppgifter.
—-
Det ovanstående är ett utdrag ur min bok Jävla skitsystem! – beställ den på Bokus eller annan nätbokhandel. Den norska utgåvan Jævla drittsystem finns hos Spartacus forlag.
Byråkrati 2.0 driver Sverige mot en administrativ infarkt
Publicerad 7 juli 2013 | 4 kommentarer
It har gett oss fantastiska fördelar – inte minst som privatpersoner. Framför allt har det upphävt de praktiska och geografiska begränsningarna. Jag kan ha videosamtal med min vän i USA i realtid, boka en bussbiljett i Tyskland och diskutera beställningen av ett skräddarsytt friluftstält direkt med hantverkaren i Australien.
Men IT har dessvärre också tagit bort de geografiska och praktiska begränsningarna för de byråkratiska drivkrafterna i våra organisationer. Dessa kan nu kräva data från och utöva kontroll över en mängd platser och verksamheter där det förut inte var praktiskt möjligt. Som i hemtjänsten, där hemvårdarna via mobil tvingas rapportera minut för minut vad de gör hos kunderna: sopa, fem minuter, rapportera – diska, nio minuter, rapportera – …
Följden har blivit tillväxten av en ny, it-driven Byråkrati 2.0. Och därmed en administrativ explosion. En mängd särintressen på en mängd platser i samhället – myndigheter, branschorgan, förvaltningar, nämnder, statistikproducenter, kontrollorgan – har inrättat regler och krav som du måste följa och rapportera. Alla har något slags information, som de absolut måste ha av just dig: mängden elskrot du har slängt på din akutmottagning, antal barn som klämt fingret på din förskola, antal rökare bland dina patienter …
I arbetslivet har IT-utvecklingen växlat in på ett spår som innebär kontroll, styrning, dokumentation och statistikfetischism. Det syns tydligast i offentlig sektor, men även delar av näringslivet börjar tyngas under en IT-överbyggnad som tar allt större resurser.
Det är temat för min artikel på DN Debatt idag: ”IT och administration har perverterat vården” (7 juli 2013).
Det är definitivt min poäng att det inte bara gäller vården (trots att DNs rubriksättare valde den vinkeln.) En undersökning som redovisades på ett seminarium i Almedalen i år visade till exempel att socialarbetare bara jobbade 20% av sin tid med klienterna. Och även om man generöst räknar in rastvakts-tid och annat som elevtid, jobbade lärarna bara cirka halva sin arbetstid för eleverna.
Vi måste börja fråga oss: är det en vettig verkningsgrad? Och vi måste börja inse, att lösningen inte reflexmässigt kan vara att ”kasta mer it på problemet”.
« gå tillbaka — fortsätt leta »
