Linjen mot staben

Publicerad 7 januari 2013 | 1 kommentar

En rolig och träffande text på inslag.se, skriven redan 2008:

”I vardagen yttrar sig detta genom administrativa ’reformer’ som sägs effektivisera verksamheten, men som alla har det gemensamt att de innebär att linjen tvingas överta delar av stabens traditionella arbetsuppgifter utan att motsvarande resurser överförs. Exempel: lokalbokning decentraliseras till digitala lokalbokningssystem, schemaläggning till digitala schemaläggningssystem, fakturahantering och kontering till digitala e-fakturasystem, reseenheter läggs ned och ersätts av individuell e-bokning, osv… Den vars klocka inte ringer kan inte ha befunnit sig i närheten av ett större svenskt kontor det senaste decenniet.

Hur ska vi ta oss ur denna situation? Hur ska vi återta rätten att fokusera på verkliga, skapande, intäktsgenererande arbetsuppgifter? Kamrater, jag har inga svar att ge ikväll. Att identifiera problemet, att formulera den maktkamp vi är indragna i är ett första steg. Nu måste vi gå vidare.
Linjer i alla organisationer, förenen eder! Vi har inget att förlora, utom våra elektroniska fakturahanteringssystem!”
inslag.se: Linjen och staben – en ojämn kamp (24 aug 2008)

Designa som Apple

Publicerad 6 januari 2013 | Inga kommentarer ännu

Människor har oerhört dåligt tålamod med att göra saker som man känner inte hör till ens verkliga arbete – framför allt med administration som upplevs som onödig.
Ska man få människor att faktiskt göra sådana saker frivilligt – i tid, utan att fuska, och utan att hota och trakassera dem – räcker det inte att systemen ser ut och funkar någorlunda okej. De måste var über-Apple-snygga, Steve-Jobs-perfektionistiska för att man verkligen ska göra det.

Så här kommer lite passande råd från Minute MBA: Five rules for designing like Apple.

Episode 16 – How to Design Like Apple from Minute MBA by OnlineMBA.com on Vimeo.

Strul på en högre nivå

Publicerad 4 januari 2013 | Inga kommentarer ännu

Här är en twitter-konversation som förtjänar att bli historisk.
Nyblivna statstjänstemannen är chockerad över hur dåligt it-systemen fungerar och twittrar i desperation:

”Jag skojar inte. det tog 10 minuter för datorn att öht starta i morse.”

”Varför står folk ut med att ha så oerhört mycket sämre it-miljö på jobbet än hemma?”

”Fast anställda får fast lön och sjukförsäkring i utbyte mot att de får ägna sin tid åt parodiska it-system som förhindrar arbete.”

Varvid en följare på twitter från en annan organisation kan inflika en information som förtjänar att bli klassisk:

”Min avdelning hade en budgetpost för datorstrul. Tyvärr var systemet för att använda den så krångligt att ingen gjorde det.”

Med tanke på var den förste twittraren arbetar, kanske vi kan hoppas att det här klargörande replikskiftet får någon sorts effekt på politiken i stort i Sverige.

Stupidsystem.org – blogg på engelska

Publicerad 4 januari 2013 | Inga kommentarer ännu

Jag har börjat rulla ut en engelskspråkig blogg om digital arbetsmiljö. Kolla till exempel på ”Disruptions expected” – but, really, why? .

Tips, rättelser, RTs delningar tas tacksamt emot.

Uppdaterad ”The design of everyday things” kommer i augusti

Publicerad 3 januari 2013 | Inga kommentarer ännu

Donald Norman twittrade alldeles nyss:
”Design of Everyday Things, Revised now on track. Pub date August. Same length but w/ new examples, HCD methods, signifiers – eBook in color.”

Cool! Den epokgörande The design of Everyday Things kom först ut 1988.

”Signifiers” är vad Norman nu föredrar att kalla det han tidigare benämnde ”affordances”: på ett ungefär, det som gör det tydligt hur och till vad man kan använda ett föremål – till exempel ett handtag på en hammare.

Men …

Publicerad 2 januari 2013 | Inga kommentarer ännu

… i stället för flygbilarna fick vi förstås det här: 27 Science Fictions That Became Science Facts In 2012.

Coolt, men allt det där kommer förstås knappast heller att reducera arbetstiden i någon högre grad. Doh!

Enklare är nödvändigt

Publicerad 2 januari 2013 | Inga kommentarer ännu

Användarna förväntar sig enkel, elegant teknik – kort sagt, consumer-grade usability – även på jobbet. De som inte förstår det, ligger illa till:

”When technology was inherently and unavoidably complex, it was forgivable that solutions weren’t elegant and simple. It was at one time understandable that finding and visiting a new doctor could take weeks, or searching for enterprise information wasn’t successful. But with a myriad of elegant and simple solutions entering the market, users are learning to expect far more from their products. Simplicity has become a virus that will either destroy you or catapult you to the front of the market. (…)
Ultimately, any market that doesn’t have a leader in simplicity soon will. And if your company doesn’t play that role, another will lead the charge.

If you’re not the simplest solution, you’re the target of one.
The Simplicity Thesis, Fast Company (1 maj 2012)

Framtidskrönika

Publicerad 31 december 2012 | 8 kommentarer

Om det här är framtiden, var är då min flygbil?
Var är min jetpak-ryggsäck? Och hela min middag i ett piller?

Det är mycket lättare att se bakåt, se hur det var, än att gissa hur det kommer att bli. Och det är lätt att konstatera att framtiden inte är vad den varit.

Vi fick inte flygbilar för att swischa över till moster i Säffle för ett parti Alfapet. Men vi fick möjligheten att spela Wordfeud i realtid med henne på en dosa vi bär i fickan. Det är på många sätt bättre (för miljön, och min mage – hennes kaffe är uselt).
Och jag kan faktiskt tycka att det är skönt att jag slipper ha enbart engångskläder av papper. Det försäkrade dock 24 professorer och näringslivshöjdare i boken ”Sverige år 2000”, som kom ut 1969, att jag nu alltså skulle ha haft i flera år.

Men det finns en icke uppfylld förutsägelse som jag faktiskt saknar: arbetstidens minskning. Varför jobbar jag fortfarande 40 timmar i veckan?

Redan i början av 1900-talet konstaterade den geniale ekonomen John Maynard Keynes att hans barnbarn bara skulle behöva jobba ett par dagar i veckan. Arbetslivets effektivisering skulle fixa det. Fortfarande 1968 trodde näringslivets toppar i Sverige samma sak (och vi skulle ändå ha flygbilar år 2000)!

Det påstås ofta att den nya tekniken – mejl, mobiler, laptops – har ökar effektiviteten i arbetslivet. Och det verkar ju rimligt; mejlet kommer fram långt snabbare än det gamla brevet. Det egendomliga är dock att någon sådan ökad effektivitet inte syns i den ekonomiska statistiken. Faktum är att produktiviteten växer betydligt långsammare nu. Hade den fortsatt i 1968 års tempo hade vi haft både högre standard och arbetat kortare än nu. Vad är det som äter upp tidsvinsterna?

Nu tänker du ”Wordfeud!”. Men nej.

Det handlar i stället om det mest svårutrotade och glupska monster som någonsin existerat: byråkrati.

Byråkrater? Det brukade vara dammiga typer i slitna ljusbruna kavajer. Det fanns en tid, i mitten av åttiotalet, när man faktiskt trodde att man lyckats utrota dem. Jan Carlzon blev chef på SAS och lyckades göra företaget lönsamt, inte genom att sänka flygvärdinnornas löner, utan genom att ta sig an byråkratin.

Men byråkratin kom listigt tillbaka – men nu i skepnad av blänkande, moderna, high-tech-sexiga it-system. Och du måste därför lägga ner allt mer av den arbetstid som egentligen borde ha krympt på att hantera tidrapporteringssystemet, reseräkningssystemet, budgetuppföljningssystemet, bemanningsplaneringssystemet, kvalitetsäkringssystemet, felrapporteringssystemet, lösenordsuppdateringarna … fyll på listan själv.

Byråkratiforskningens nestor, professor Parkinson konstaterade på sin tid att en byråkrat genererar arbetsuppgifter åt två nya byråkrater. Man kan lätt se idag, att varje it-system skapar behov av minst två ytterligare system. Ett verksamhetssystem, som håller ordning på resultat, kan motivera separata planerings- och uppföljningssystem. Mängden data kräver i sin tur ett särskilt analyssystem, som i sin tur kräver behörighetssystem …

”All the software designed to save us from administrative responsibilities, turned us into part- or full-time administrators – learning how to perform jobs once performed by travel agents, brokers, and accountants”, konstaterar historikern David Graeber. ”If we do not notice that we live in a bureaucratic society, that is because bureaucratic norms and practices have become so all-pervasive, that we cannot see them, or, worse, cannot imagine doing things any other way.”

Välkommen till Byråkrati 2.0. Jag tror tyvärr du känner igen dig.

Framtiden är här. Det var inte bilarna som fick vingar, utan byråkraterna. Vem kunde ha anat?

Nu är frågan: vad gör vi åt det här?

* * *

Den här krönikan publicerades i något förkortad i form i decembernumret av tidningen #4, som ges ut av mediekoncernen A4-gruppen. Tyvärr är tidningen slutsåld, men du kan anmäla dig om du är intresserad av kommande nummer.

Bild: x-ray delta-one/flickr under cc-licens. Fler roliga retrofuturistiska bilder finns i klustret ”flying cars”.

Digital arbetsmiljö granskas i Örebro

Publicerad 30 december 2012 | Inga kommentarer ännu

Örebro läns landsting har satsat på bättre digital arbetsmiljö – och de kallar det just det.

Man har insett att om det nya IT-stödet inom psykiatrin ska ha någon effekt, så hänger det på om det är tillräckligt enkelt att använda. Så för att kolla om systemet verkligen motsvarar behoven har man låtit konsultfirman Sweco kartlägga användningen:

”Psykiatrikernas arbetsuppgifter och rutiner kartlades, här undersöktes även datorvana, hårdvara och fysisk arbetsmiljö. Systemets granskades också för att försäkra sig om att det effektivt kan användas av alla, även vid nedsatt funktionsförmåga såsom nedsatt syn eller motorik.

Resultaten visade att systemet var i stort behov av anpassning till målgruppen. De mest betydelsefulla förändringarna kunde dock genomföras med en relativt liten arbetsinsats.

– Fördelen med användbarhetsperspektivet är att det ger ett konkret underlag för vilka ändringar som ger störst nytta för användarna och verksamheten, men även en högre kvalitet för vårdtagarna, säger Mikael Norén, användbarhetsdesigner på Sweco.”
Bättre digital arbetsmiljö för psykiatriker(odaterad)

Studera användarna, även när de snaskar på kola

Publicerad 29 december 2012 | Inga kommentarer ännu

Det finns flera skäl till att jag gillar Norge. Ett lite hemligt är chokladen längst till vänster i godishyllan på bilden här under. Troika – gelé, tryffel och marsipan i tre lager, mörk choklad runtom och ett citat av Oscar Wilde på förpackningen: Jag kan stå emot allting, utom frestelser.

Troika och flera andra godsaker tillverkas av det lilla nationella godisföretaget Nidar, som inte bara hållit stånd mot multinationella godisjättar, utan till och med ökat sina marknadsandelar i Norge. Men de konkurrerar inte med massproduktion och standardisering, utan genom att förstå konsumenterna bäst. Inte genom intervjuer eller enkäter, utan genom observation:

”- De säger att de inte äter särskilt mycket godis, när man frågar dem. Lite mörk choklad, av och till, säger de. Kvinnorna ljuger speciellt mycket.
– Men när man ser vad de egentligen köper är det något helt annat och i större mängder än vad de vill erkänna.

Nidar har satt igång ett projekt där ett 50-tal anställda går ut i butikerna och studerar hur kunderna uppför sig. Vad var det som fick en kund att bestämma sig för just den sortens godis? De följer till och med kunderna in i hemmet och ser vad som läggs i godisskålen.”
Norsk gottegris håller jättarna stången, SvD 24 dec 2012

När får vi se ett femtiotal anställda på kommunen sitta hemma hos medborgarna och se hur de fyller i ansökan om gymnasieval? 50 försäkringskassehandläggare kolla hur pensionärerna försöker ansöka om bostadsbidrag?

(Bild: larskflem/flickr under cc-licens)