Datasystem i överflöd
Publicerad 26 september 2012 | Inga kommentarer ännu
Stefan Arbratt, enhetschef inom Göteborgs kommun, har försökt räkna efter hur många system han använder i jobbet och som kräver lösenord.. Det gick snabbt att komma upp över 20, av vilka det här är ett urval:
- Treserva (biståndsuppdrag etc)
- WebbSotis (fd system för biståndsuppdrag etc)
- Giraff (ekonomi, internfaktura)
- Horisonten (ekonomi, redovisning)
- Prognosprogram (ekonomi)
- Winst (upphandlingssystem för inköp)
- Rappet (rapportskrivande)
- Personec (personalrapportering)
- Time Care (personalens schemasystem)
- Winlas Webb (Las- och vik-dagar för medarbetare)
- Time Care pool (boka vikarier)
- Lisa (tillbud och skadeanmälan)
- Adato (rehabiliteringsprocessen)
- Offentliga jobb (rekrytering)
- Telefonkatalogen (för att kunna ställa in hänvisning vid möte, semester etc på telsvararen)
- Boka bil (bilpool i förvaltningen)
- Lotus Notes (mailen)
- Webbmail (hemifrån)
En liten koll med en kollega gjorde listan ännu längre:
”Även han hade en lista över det som kan räknas som system vi arbetar i. Den var än mer omfattande. Börjar vi räkna in olika handböcker, Excel, Word, PowerPoint, anmälan av fallrapporter och avvikelser, synpunktshantering, databaser för bokningar av utbildningar, bilpooler, enkätsystem, diariet, och för protokoll från förvaltnings- och sektorsledning så känns det som det aldrig tar slut.”
Datasystem i överflöd, Visions medlemsblogg 12 sep 2012
”Själva kärnan i polisarbetet har gått förlorad”
Publicerad 26 september 2012 | Inga kommentarer ännu
I samma nummer av Polistidningen där jag har en gästkrönika om byråkrati 2.0, skriver Lena Nitz, ordförande i Polisförbundet, i ledaren:
”Jag hör ofta från poliser att arbetsgivaren inte längre känner av nerven i polisarbetet. Att ledningen tappat kontakten med fotfolket. Att det finns en oförmåga att förstå att teori inte är detsamma som praktik. Som när man inför nya arbetsmetoder, modeller eller IT-system för underlätta men som istället stjälper, då verksamhetens och personalens behov inte tagits på allvar av de som fattar besluten. (…)
Ibland framstår det som om det är viktigare för Rikspolisstyrelsen att redovisa antal förundersökningar eller antal polispatruller än att faktiskt se vad polisen gjort. Många poliser upplever att själva kärnan i polisarbetet gått förlorad.”
Har RPS tappat känslan för polisarbetet?, Polistidningen 5 sep 2012
The doctor that rocks the mouse
Publicerad 24 september 2012 | 3 kommentarer
Henrik Ahlén was bewildered. Each of the three computers he was looking at was connected to a humming test tube rocker (the machine that rocks your blood test sample, so it won’t coagulate).
But something wasn’t right. These computers were not placed in a laboratory. The scene was a waiting room at the Department of Rheumatology in a Swedish hospital. So why the test tube rockers – and why were the computer mice placed on the trays of the small machines?
At this hospital in Stockholm, Sweden, patients with arthritis have to fill in a questionnaire before their appointment with their physician. The patients answer a number of questions about joint pain and stiffness.
Earlier, the questionnaire was a bundle of paper. Now it’s digital – on those very computers in the waiting room. (That questionnaire was the software Henrik Ahlén, veteran digital consultant, was working with now.) The big advantage of digital is that the data is entered directly into the patient’s Electronic Health Record, which saves a lot of time. When the patient meets her doctor, he already has a summary of the results on his screen, and they can discuss the best treatment.
But why on earth had someone put the humming and shaking test tube rockers there, and why place the computer mice on them?
It turned out, that all the computers in the hospital network where controlled by a central security system. After only a few minutes of inactivity, the system automatically shuts down all software running on the computer and logs out. This configuration was impossible to change, and the IT policy did not allow for any exceptions.
But patients show up at the rheumatology department irregularly, and not in every five minutes. So time and again, the computers in the waiting room were locked. Each and every time, a nurse or a doctor had to dash out in the waiting room and log in – a process that took considerable time. And all the time that was supposed to be saved disappeared!
Finally someone got the idea to place the computer mouse on the tray of the test tube rocker. This moves the cursor continually on the screen, and the computer won’t be logged out.
When Henrik interviewed the staff about the security system, they literary saw red. There were countless other difficulties and inconveniences with this and other systems in the workplace – and just a few of them could be solved with nifty workarounds.
There was actually one more of them at this computer station: Henrik noted that a post-it note covered the upper right corner of the screen. Why?
Well, when patients are ready, they’re supposed to press a ”Save” button on the screen. But a lot of them instead press the Windows’ ”Close” icon in the upper right corner (perhaps they were determined not to let the next person see their entries). But this also shut down the machine, and the data they had entered were lost! Solution: cover the icon with a piece of paper or tape!
Just let me give you two conclusions here.
First, to really find out what’s important to the users, and how a system is actually used, you need to spend time observing real users, in the field.
Second, it’s in the workplace we most often encounter these strange situations. It’s hard to imagine a consumer product so badly adapted to the needs of the users. At work, however, we encounter awkward and time-consuming (rather than time-saving) systems all the time. Why do we accept that?
What’s this: I’m a Swedish UX designer and writer, specializing in systems used in the workplace. This blog is about my most recent book, covering how such badly designed systems are a major cause of stress (and eventually even health problems). You can read a bit more about it in English here. I tweet as @jonas_blind_hen (in English and in Swedish, mixed).
Oh, and if you’re around, I’ll give a talk at Euro IA Summit in Rome next weekend (September 28-29, 2012) about ”Stupid bloody system! – Bad IA in the workplace, the causes of stress, and the rise of bureaucracy 2.0”.
(If you liked this, you’ll probably also enjoy the post ”What’s the waiter doing with the computer screen?”.)
(Thanks to Henrik Ahlén at AlfaBravo for sharing, and Pontus Rydin for editing help!)
Dagens system: Varför vaggar doktorn musen?
Publicerad 24 september 2012 | 11 kommentarer
Henrik Ahlén var förbryllad. De tre datorerna han tittade på var alla kopplade till varsin brummande provrörsvagga (den lilla apparaten som håller t ex blodprov i rörelse, så att de inte ska koagulera).
Men det var något som inte stämde. De här datorerna stod inte på något labb för att analysera prover. De stod i ett väntrum vid mottagningen för patienter med reumatism. Och varför låg datorns musverktyg på provrörsbrickan?
Idag är det så att innan reumatikerpatienten träffar sin läkare får hon fylla i ett enkelt frågeformulär, om hur ont hon haft senaste tiden och hur rörlig hon känner sig. Tidigare var det en papperslapp; nu finns enkäten på datorn i väntrummet (och det var det systemet som Henrik Ahlén, veteran inom digital utveckling, granskade).
Fördelen är att uppgifterna som patienten knappar in hamnar direkt in i hennes journal. Det sparar tid. När patienten får komma in till läkaren, har hon redan en sammanställning av svaren på sin skärm, och de kan tillsamman diskutera resultatet.
Men varför i all världen hade man ställt dit provrörsvaggor, som brummade och vippade, och lagt dit datorernas musredskap?!?
Det visar sig, att alla datorer på sjukhuset måste vara kopplade till samma övergripande styrsystem. Det funkar så, att om man inte gör något med datorn på några minuter, loggas man obönhörligen ut. Den inställningen är helt omöjlig att ändra på, och policyn medger inga undantag.
Men till reumatologmottagningen kommer patienterna oregelbundet, och inte precis var femte minut. Så datorerna i väntrummet låstes hela tiden. Sköterskor och läkare fick alltså gång på gång springa ut i väntrummet och logga på datorerna igen – en procedur som tar väsentlig tid varje gång. All tidsbesparing försvunnen!
Tills någon kommit på att placera datorns mus på provrörsvaggans bricka. Då rör sig markören på skärmen hela tiden, och datorn loggas inte ut!
När Henrik intervjuar personalen om styrsystemet, är det som att dra ner ett rött skynke för deras ögon. Problemen är många, och det är bara i undantagsfall man kan hitta en fiffig work-around, som i det här fallet. (Problemen med utloggning i vården upplevde jag också själv nyligen – se Knäad och utloggad.)
Och musvaggan var inte heller den enda anpassningen som personalen tvingats göra. Henrik Ahlén noterade att skärmens övre högra hörn var dolt av en bit tejp. Varför det?
Jo, när patienterna är klara ska de trycka på en Spara-knapp. Men många trycker istället på Windows stängningsknapp uppe i hörnet, och då försvinner allt de matat in.
Lösning: personalen har klistrat en lapp på skärmens övre högra hörn för att dölja stängningsknappen!
(Tack till Henrik som delat med sig av upptäckt och fler bilder på flickr!)
Mer ekonomi: tillväxt, IT och Solow-effekten
Publicerad 23 september 2012 | 3 kommentarer
Eftersom det är söndag, lite långläsning, med anknytning till posten om var den strålande framtiden tagit vägen (Byråkrati vs flygande bilar):
I många krönikor och artiklar kan vi se påståenden om hur den digitala tidsåldern bidrar till ökad produktivitet. Däremot inte i produktivitetsstatistiken.
Ovanstående är en lätt uppdatering av ett rätt berömt citat från nationalekonomen Robert Solow. Redan 1987 gjorde han en synbarligen paradoxal observation: “We can see the computers everywhere except in the productivity statistics.” Man hade då i många år köpt och byggt it-system av det uttryckliga skälet att göra en lång rad uppgifter snabbare och enklare. Men egendomligt nog utvecklades produktiviteten i USA i själva verket betydligt långsammare än tidigare.
Men många invände att it kommer att öka produktiviteten – det dröjer bara lite till! Vänta bara, kurvan kommer att vända brant uppåt – högre än du kan föreställa dig!
Det skedde också en viss ökning mot slutet av nittiotalet (du kan se den röda linjen i diagrammet ovan) – men den avtog snabbt igen. Förklaringen har dock hängt kvar: vänta lite till bara, snart kommer det!
Nu har en annan Robert – Robert Gordon – publicerat en spekulation om att tillväxten över huvud taget kanske inte fortsätter för evigt: Is U.S. Economic Growth Over? (pdf, 25 sidor) .
Han menar att den tredje industriella revolutionen till en början höjde produktiviteten en liten aning, men att dess effekter nu har vittrat bort.
”The computer and Internet revolution (IR #3) began around 1960 and reached its climax in the dot.com era of the late 1990s, but its main impact on productivity has withered away in the past eight years.”
Och frågan är om den där ökningen av produktiviteten i den amerikanska ekonomin på 90-talet verkligen hade något med it att göra. Alan Greenspan trodde det, och triggade 1998 hajpen kring ”new economy” – som ju efter bara några år kraschlandade rejält. Snarare kanske det berodde på globaliseringen, Kinas uppgång, outsourcing eller kreditbubbla. Tittar man på internationell variation verkar inte heller stor it-användning ha varit en gemensam faktor för de länder som såg ökad effektivitet. Izabella Kaminska har en rätt omfattande genomgång av de olika teorierna i Financial Times: Time to resurrect the ‘missing variable’? (31 aug 2012).
Professionella ekonomer tvistar. Vad man inte behöver vara ekonom för att se, dock, är det här: det finns inga tydliga bevis för att it som helhet bidrar till några sjumilakliv i ökad produktivitet. Tänk om det kan bero på att eventuella ökningar i effektivitet vägs upp av nya icke-produktiva arbetsuppgifter?
(En intressant sidorelaterad detalj är f.ö. att Sverige utklassade USA i produktivitetsutveckling under 70-, 80- och 90-talen. När lyftningen skedde i USA mot slutet av 90-talet var det för att hämta in ett försprång Sverige haft under många år.)
Om menyer i InternetWorld
Publicerad 23 september 2012 | Inga kommentarer ännu
”Svårt att hitta information” är ett av de vanligaste klagomålen på den digitala arbetsmiljön.
Och i många webb- eller intranätprojekt lägger man ner väldigt mycket arbete på att utforma bra meny-system. Det har blivit något av själva emblemet för webbsajter.
Senaste numret av Internetworld har en artikel om menyer (ännu inte tillgänglig på nätet). Och visst bör man försöka göra menyerna så bra som möjligt. Men som intervjuad expert framhåller jag också att man nog borde lägga mer kraft på att städa i innehållet, och kanske något mindre på menysystemet.
”- Släng bort material, säger [Jonas Söderström]. (…) De flesta sajter har många sidor som får få eller inga besök varje år. Ta helt enkelt bort det som inte intresserar besökarna. Det är en mer radikal och användarorienterad lösning än att försöka hitta en perfekt navigation bland för mycket skräp.”
Nu tar jättemenyerna över, Internetworld 4/2012
Taggar: design > informationsdesign > interaktionsdesign > internetworld > intranät
Krångliga IT-system kostar ännu mer än Unionens uppskattning
Publicerad 22 september 2012 | Inga kommentarer ännu
Dåligt fungerande it-system ger en kostnad på 8,6 miljarder kronor per år i Sverige. Det uppskattar Unionen i sin färska rapport om tjänstemännens IT-miljö 2012. Bättre fungerande IT skulle alltså radikalt kunna stärka företagens konkurrenskraft och effektivitet.
Men den uppskattningen är med god sannolikhet alldeles för låg.
Unionen har låtit över tvåtusen tjänstemän uppskatta hur mycket tid de skulle spara, om systemen fungerade felfritt eller precis som önskat. De flesta svarar mellan 10 minuter och en halvtimme om dagen, men många säger att de kunde spara ännu mer – mellan en och två timmar per dag.
I rapporten har man sedan helt enkelt multiplicerat genomsnittstiden (25 minuter) med antalet arbetande och en medianlön. Resultatet blir slöseri för 8,6 miljarder kronor. I en tidigare rapport från vårdsektorn har man på samma sätt summerat de uppskattade tidsförlusterna bland läkare, sjuksköterskorna, undersköterskor med flera, och kommit fram till en försiktig uppskattning på 5 miljarder.
Men båda siffrorna är sannolikt rejäla underskattningar. Det enkla skälet till detta är att arbetet i moderna företag hänger ihop.
När en röntgensköterska förlorar 35 minuter per dag på att brottas med it-systemet, betyder det sannolikt att en eller flera läkare också får vänta upp till 35 minuter på de röntgenbilder de skulle fått. Vilket i sin tur innebär förseningar hos t ex läkarsekreterarna, och kanske i sin tur i ännu fler följande led.
Kanske slår inte hela förseningen igenom i alla led. Läkaren kan kanske göra något annat produktivt medan hon väntar på röntgenbilden. Å andra sidan kan bortslösad tid faktiskt också multipliceras, om det t ex är ett helt operationsteam som måste vänta. Men låt oss försiktigt anta att tidsslöseri i ett led innebär förseningar på halva tiden i ett följande led.
Det betyder att krångliga system hos tjänstemän snarare kan slösa bort upp till 13 miljarder kronor per år. Förlusterna i vården kan vara ytterligare drygt 7 miljarder.
Om det borde vara just 50% mer, eller kanske 35% eller 66%, vet jag förstås inte. Men principen gäller ändå, menar jag. Förlusterna är med stor säkerhet betydligt högre än den enkla summeringen av kostnaden för varje individ.
Men till arbetsprocessen hör faktiskt också slutkunderna. Till exempel kan man lägga till tidsförlusten hos de patienter, som får sitta i väntrummet medan röntgensköterskan brottas med systemet. (En uppskattning utifrån ett verkligt fall kan du läsa här: Armbrott ger korn på miljonslöseri, inuseful 6 juli 2007. Samma fenomen finns naturligtvis också utanför vården.)
Men är uppskattningarna av förluster rimliga, eller överdrivna, eller kanske i underkant? Mer om det i kommande bloggpost.
Läs också: hur utloggningen slösade bort tio minuter för mig och läkaren, 10 juni 2012.
”Ett nytt IT-system kräver minst två till”
Publicerad 13 september 2012 | Inga kommentarer ännu
Jag har en gästkrönika i det nya numret av Polistidningen:
Parkinson konstaterade på sin tid att en byråkrat genererar arbetsuppgifter åt två nya byråkrater. Man kan lätt se i dag, att varje IT-system skapar behov av minst två ytterligare system.
Ett verksamhetssystem, som håller ordning på resultat, kan motivera separata planerings- och uppföljningssystem. Mängden data kräver i sin tur ett särskilt analyssystem …
Den centrala administrationen får nu allt mindre tid för sina ursprungliga arbetsuppgifter. Det löses genom att nya IT-system låter de anställda ta över en del av det arbete som tidigare gjordes centralt – som löneadministration och reseräkningar.
Så tiden för de anställda att utföra sitt ordinarie jobb minskar bit för bit.
Ett nytt IT-system kräver minst två till,
Polistidningen nr 5, sep 2012
Poliser tillhör de yrken som i hög grad drabbats av en allt ökande administration.
Förskolan på Facebook och bloggar till alla klasser: rätt sorts info till föräldrarna
Publicerad 7 september 2012 | Inga kommentarer ännu
Jag slängde upp en länk till artikeln Förskola och BB ser vinster med Facebook på jobbet härom veckan; men den förtjänar egentligen en längre kommentar. Först ett utdrag ur artikeln:
”Lugnare morgnar, mer respekt i yrket, smidigare dokumentation. Det är några vinster som förskoleavdelningen Skatten räknar hem med sin nya närvaro på Facebook. Där kan föräldrarna följa barnens vardag. Pernilla Andersson, förskollärare, förklarar: ’Arbetet har blivit mycket roligare nu när man vet att man blir sedd’.
’Vi tog fram lera och alla ville baka. Vi gjorde kakor, bollar och delade leran. Här fick vi tillfälle till samtal om former och matematiska begrepp och samarbete.’
Så kan förskollärarna på Korpaborgens förskola i Karlshamn rapportera i Facebookgruppen en vanlig dag, med text och bild. De anställda tycker att den enkla webbtjänsten gör föräldrarna lugnare, stödjer lärandet och utvecklar barnen.
‒ Vi trodde aldrig att det skulle vara så bra och att det skulle underlätta vårt arbete som det har gjort. Vi brinner för det här, säger Pernilla Andersson.
Hon och kollegan Emmie Svensson tycker att de ibland stressiga överlämningarna morgon och kväll blir lugnare när föräldrarna redan vet vad barnen gör.”
Låt oss nu backa lite bakåt. I våras granskade Helsingborgs Dagblad systemet Unikum, som används främst i grundskolan. Det grundläggande syftet med det systemet är just att ge föräldrarna information om hur det går för deras barn i skolan.
Men Unikum blev så gott som totalt sågat av både lärare, föräldrar och elever i HDs granskning. Frustrationen och ilskan var enorm.
Användningen av det dyra systemet var dessutom mycket låg – hos mottagarna, dvs föräldrarna. Lärarna tvingades däremot lägga ner orimligt mycket tid på att föra in detaljuppgifter om elevernas prestationer.
Kritiken berodde egentligen på två skilda saker. Det ena var verktyget i sig. Det var svårt att hitta i och förstås sig på.
Men en stor del av kritiken berodde på att den information om elevernas prestationer och situation, som verktyget förmedlade var så ointressant, fragmenterad och fri från kontext att den upplevdes som meningslös.
Den förälder som ville veta hur det gick för sin sjätteklassare i till exempel musik, kunde läsa av läraren ikryssade färdigformulerade omdömen som
”Eleven kan delta i gemensam sång och följer då i någon mån rytm och tonhöjd.”
”Eleven kan föra välutvecklade resonemang om eget och andras musicerande.”
”Eleven kan, utifrån egna musikaliska idéer, bidra till att skapa musik genom att med hjälp av röst, instrument eller digitala verktyg utgå från några enkla musikaliska mönster och former och pröva hur dessa kan bidra till en fungerande komposition.”
Det kunde också berätta att min son eller dotter uppnått 60 % av delmålen i ämnet si och så.
Och hur mycket ger det mig som förälder?
Systemet var ett uttryck för den fixering vid absoluta mätetal som har kommit att bli en tvångsmässig fixering i allt för många verksamheter i samhället. Man mäter formalistiska detaljer, under förevändningar om uppföljning eller likvärdig bedömning eller rättssäkerhet.
Men vad jag som förälder löpande vill veta är i hög grad något helt annat. Hade de kul på lektionerna? Verkar läraren engagerad och snäll? Trivs mitt barn?
Det finns fler som jobbar på liknande sätt som förskoleavdelningen Skatten. Jag lyfter gärna fram Årstaskolan i Stockholm, som ger bloggar till alla klasser. Att följa vad en klass gör i dessa – till exempel fyrornas blogg Växersådetknakar – ger en fantastisk spännande bild. Det är också tydligt hur bloggarna blir ett pedagogiskt verktyg – inte bara en kontrollinstans.
För Årstaskolan finns förstås också det officiella Stockholms skolwebb, som också har byggts just för kommunikation med föräldrarna. Tittar man in där är det ekande tomt. I de dialogrum som finns för skolan har ingen gjort ett inlägg på många år.
Även på förskolan konstaterar man att den här typen av ”dokumentation” är överlägsen:
”I den senaste läroplanen för förskolan har kraven ökat på att verksamheten ska dokumenteras och analyseras. Barnen ska också få mer inflytande. Förr dokumenterade man genom att klistra collage på väggarna i den mån man hann, med Facebook går det snabbare och allt samlas i kronologisk ordning.
‒ Nu kan vi utvärdera och kvalitetssäkra på ett helt annat sätt, vi kan gå igenom dokumentationen tillsammans med barnen och prata om vad vi har gjort, säger Pernilla Andersson.
Det har tagit en del tid att få igång det hela, men uppdateringarna görs tillsammans med barnen så det är ingen förlorad tid. (…)
‒ Vi märker att det är stor skillnad på utvecklingssamtalen nu. De blir mer kvalificerade, säger Emmie Svensson.”
Det handlar alltså inte om Facebook i sig. Eller verktyget. Det handlar i första hand om att se till vad som är intressant ur mottagarens synvinkel.
Men också om pengar. Unikum kostar. Stockholms skolwebb är ett mångårigt mångmiljonprojekt. Bloggarna är gratis, och lärarna fick exakt femton minuters introduktion – sedan var de igång.
Keep it simple – även mätning
Publicerad 6 september 2012 | Inga kommentarer ännu
Apropå mätningar:
Ett enkelt mätetal kunde bättre förutsäga om en bank var i kris, än de mer komplicerade metoderna.
”For banks as for hedge funds, costly attempts to gather complex data may be counterproductive. Mr Haldane constructs a sample of about 100 global banks in 2006 and asks which of two measures predict the odds of failure in the crisis: a simple leverage ratio, measuring assets over equity; or a more complex, risk-weighted one. The answer is that the simple metric performs better.”
Regulators should keep it simple, Financial Times 5 sep 2012
Den allt mer omfattande datainsamlingen och de allt mer komplicerade analyserna gav alltså sämre resultat. Men för några har de varit gynnsamma: antalet anställda tjänstemän i de organ som ska kontrollera den finansiella sektorn har ökat kraftigt.
I boken skriver jag om illusionen av kontroll i kapitlet om Stela system.
« gå tillbaka — fortsätt leta »
