”Let’s fire all the managers”
Publicerad 12 februari 2013 | Inga kommentarer ännu
En fortsättning på inläggen om teori X och teori Y, om tidrapporter. Man skulle kanske gissa att en artikel med titeln ”sparka alla chefer” hade publicerats i något obskyrt revolutionärt blad – men den finns i Harvard Business Review:
Vad det handlar om är företaget där
- Ingen har en chef.
- Anställda definierar sina roller och ansvarsområden i samråd med sina kollegor.
- Alla kan göra inköp och investeringar med företagets pengar.
- Varje medarbetare är ansvarig för att skaffa de verktyg som hon behöver för att göra sitt jobb.
- Det finns inga titlar och inga befordringar.
- Löner sätts genom överenskommelser mellan kollegor.
Och det är inte något koolt ungt spelföretag utan en industri som tillverkar … tomatsås. En kapitalintensiv industri med 400 anställda, där hundratals ton råvaror processas varje timme i en mängd känsliga processer.
Och som är marknadsledande i världen i sin bransch; och med snabbare tillväxt, och lönsammare, med omsättning på över 3 miljarder kronor.
Vad exemplet visar är alltså att till och med en ytterst komplicerad och snabb produktionsprocess går att sköta framgångsrikt, utan hierarki och processtyrning ovanifrån.
Författaren Gary Hamel kallar de som jobbar i tomatfabriken för ”ridiculously empowered, yet work together like members of a carefully choreographed dance troupe”.
Transparenta system, som stödjer teori Y snarare än teori X, är bland annat det som gör det möjligt.
Tidigare (och som det är i ett traditionellt organiserat företag), om någon vid en arbetsstation insåg att det behövdes en ny konservburkpress, var proceduren att en begäran om inköp skickades till en chef, som skickade den till en chef, som skickade den till en chef – och till sist hamnade den hos vd, som skulle ta beslutet: köp eller inte?
Ägaren och vd:n Chris Rufer, tidigare MBA-student på UCLA, beskriver i artikeln som sin omvändelse hur han en dag satt med det där papperet i handen och plötsligt insåg: jag har ingen aning om den här maskinen behövs eller inte. De som jobbar vid den, är de som vet. Varför ska beslutet vandra hela vägen till mig?
Så han organiserade om företaget i grunden. Genom att även de som står vid bandet har insyn i ekonomin kan de besluta om den där konservburkspressen behövs. Men de måste göra det gemensamt.
I företagets vision står det att medarbetarna ska var “self-managing professionals, initiating communications and the coordination of their activities with fellow colleagues, customers, suppliers, and fellow industry participants, absent directives from others.”
Är du minsta intresserad av arbetsvillkor och arbetsorganisation, läs First, let’s fire all the managers. Du kommer att bli totalt och komplett fascinerad. (Sajten kräver registrering, men den är snabb och gratis.)
Hur man gör användarstudier på riktigt
Publicerad 10 februari 2013 | 6 kommentarer
Tänk dig nu tillbaka till tiden för fasta telefoner (om du aldrig sett en, kolla bilden här nedan). Hur lång bör egentligen sladden mellan luren och apparaten vara? Och hur tar man reda på det?
Sladden innehöll koppartråd, som var ganska dyrt. Precis hur kort kan man göra den, om den fortfarande ska vara användbar? Och hur tar man reda på det?
Der var uppgiften för John E. Karlin, chef och grundare av telefonbolaget Bells avdelning för ”human factors” (idag skulle vi säga”användbarhet” eller ”människa-maskin-interaktion” eller ”user experience”).
Hur gör man? Karlin och han team valde slumpmässigt ut femtio anställda i Bells kontorskomplex. Under en period av flera veckor gick de nattetid in på kollegornas tjänsterum, skruvade sönder telefonerna och kapade en liten bit av sladden i taget, var tredje dag. Sedan höll de koll på när de ovetande försöksobjekten började klaga på att deras att telefonen plötsligt blivit svår att använda. Det visade sig att 30 centimeter kunde kapas, utan att någon användare märkte att något hänt. Resultat: stor besparing för företaget.
(En användare, en matematiker, märkte aldrig att sladden kortades, inte ens när den bara var en decimeter och det knappt gick att lägga tillbaka luren på telefonen. När någon ringde la han luren på skrivbordet och böjde ner huvudet till den. När Karlin till slut frågade honom om han inte tyckte det var något konstigt med telefonen, hävdade han att närå, den funkade fint.)
Karlin designade också om snurrskivan på telefonerna. Under lång tid hade siffran placerats inne i det hål. där man stoppade fingret för att slå numret. Det gjorde den svårläst. Karlin flyttade siffran ut ur snurrskivan, till ytterkanten, där den kunde skrivas ut tydligare. Märkligt nog visade studier sedan att det tog längre tid för människor att slå numret, trots att man förväntat sig det motsatta.
Nya studier visade, att det var svårare att träffa hålet där man skulle stoppa fingret när det var tomt och blankt, än när siffran fanns där. Karlin löste det: han satte en liten prick inuti hålen i snurrskivan.
Man, framför allt, Karlin utforskade hur knappsatsen borde se ut när knapptelefonerna introducerades på sextiotalet. Hans resultat lever vi än idag med, på mobiltelefonerna. Karlins studier visade att den var bäst för människor. (En annan, tidig variant hade till exempel två rader med knappar, 1-5 i övre raden och 6-0 i undre.)
John E Karlin dog 28 januari, i en ålder av 94 år. Det mest här ovanför och lite till kan man läsa i New York Times dödsruna: John E. Karlin, Who Led the Way to All-Digit Dialing, Dies at 94 (NY Times, 8 feb 2012).
Relaterat: En helt annan, passionerad, berättelse om gamla telefoner är Paul Fords essä Rotary Dial (21 aug 2012).
Bild: Rotary phone in Ti Couz av Clemson/flickr under cc-licens.
Dagens system: medicinsk dokumentation med ”suddig paparazzikvalitet”
Publicerad 10 februari 2013 | Inga kommentarer ännu
Jon Ahlberg, medicinsk redaktör på Läkartidningen, berättar om hur läkarna på en ortopedisk klinik i många år efterfrågat ett sätt att kunna spara bilder från artroskopi-undersökningar (titthålskirurgi i leder). Flera gånger har man tillsatt en grupp för att hitta en lösning:
”De här grupperna brukar ivrigt sätta igång sitt arbete, men det hakar upp sig när det kommer till kompatibiliteten med journalsystemet. Visst är det tekniskt möjligt att koppla ihop systemen, men innan det kan bli aktuellt måste ju IT-avdelningen först ro i hamn projekt x, y och z, som dragit ut på tiden och kostat mer än vad någon kunnat ana. Så falnar engagemanget och det hela faller i glömska för att ungefär en gång om året aktualiseras på ungefär samma sätt.”
Ett annat sätt att dokumentera, Läkartidningen 29 jan 2013
Eftersom jag själv har gjort ett par artroskopi-undersökningar på mina trasiga knän (vilket gett mig andra intressanta erfarenheter), kändes det här viktigt.
Vad gör man då om man behöver spara intressanta artroskopibilder, i utbildningssyfte eller av medicinska skäl? Så här, berättade en av ortopederna för Jon Ahlberg:
”Jag fotograferar bildskärmen med min Iphone, sedan mailar jag bilden till mig själv från telefonen. Då kan jag ta upp bilden i min dator och sedan printa ut den på ett A4-papper och sedan skanna in denna papperskopia i journalarkivet. Så när jag sedan behöver ha tag på bilden så finns den faktiskt i patientens journal! Bildkvaliteten är av suddig paparazzikvalitet men med god vilja kan man i alla fall urskilja något av det man såg från början.”
Ett steg mot mindre byråkrati
Publicerad 9 februari 2013 | 2 kommentarer
Alla partiblock har nu markerat i skolfrågan.
– Låt lärarna vara lärare och inte administratörer, skriver Gustav Fridolin och Jabar Amin (mp) på DN Debatt.
– Vi måste minska lärarnas administration, säger Ibrahim Baylan (s) till Aftonbladet.
– Lärare ska inte vara byråkrater, deklarerar slutligen också utbildningsmnister Jan Björklund (fp) i Rapport.
I första hand är det individuella utvecklingsplaner (IUP) och omdömen i grundskolan som av allt att döma kommer att försvinna. Lärarförbundets ordförande kallar det ”en glädjens dag”.
Och det är definitivt ett steg i rätt riktning. Men IUP är bara en av flera byråkratiska pålagor inom skolan. Resten då?
Där finns det tyvärr också förslag om betydligt sämre lösningar. Både moderata och socialdemokratiska skolpolitiker har lanserat idéer om att ge lärarna sekreterare: Lärare kan få egna sekreterare (Hallandsekot, 6 feb 2013); Vill minska pappersjobbet – med hjälp av lärarsekreterare (Skolvärlden, 10 jan 2013).
Jag förstår att många lärare skulle uppskatta en hjälpande hand. Men skulle man skapa ”lärarsekreterare” skulle man också ge fritt fram för att lägga till allehanda nya byråkratiska arbetsuppgifter (som inte är ”pappersjobb”, utan skärmjobb). Och kostnaderna för dem måste tas någonstans ifrån – ur en budget som bättre skulle användas på undervisning.
Åtminstone miljöpartiet har, i artikeln på DN Debatt, glädjande nog en lite bredare ansats mot byråkratin. De säger sig vilja pressa ner beslut om stöd till elever som halkat efter till lärarna själva. ”Idag medför denna typ av insatser ofta ett omfattande administrativt arbete som tar lång tid”, skriver de. Det är rätt tänkt. Låt mer av besluten fattas av de som gör själva jobbet.
* * *
Lärare är också bara ett av en lång rad yrken, som har drabbats av samma dokumentations- och detaljstyrningshysteri. Det gäller också poliser, vård, socialarbetare, hemtjänst, högskola …
Vilket parti vågar gå emot byråkratiseringsvågen över hela linjen, inom alla yrken?
Hundratals miljoner kronor bort i tröga it-system
Publicerad 7 februari 2013 | Inga kommentarer ännu
”För en tid sedan ställde jag en spontan fråga på sociala medier där jag frågade poliser i hela landet om tidstjuvar. I svaren gick som en röd tråd att man hade synpunkter på väntetider, inloggningstider, onödiga moment, onödiga inmatningar, administrativt skit och lösenordshysteri. Datorn, som skulle bli vår vän, hade blivit vår värsta fiende.”
Dags att jaga tidstjuvar?. Polistidningen 7 feb 2013.
Kay Bauer, utredare på Kriminalsektionen i Malmö och skyddsombud, skriver krönika i Polistidningen. Han kan konkret visa på vad bristerna kostar:
”Av 28 952 anställda inom Polisen är det enligt expertis på området inte mindre än 4 300 personer som varje dag sitter och arbetar mot ”fel” server (…) Det kan till exempel handla om en radiobilspatrull som avrapporterar på annan station än den egna. Om man underdriver kraftigt och påstår att dessa personer sitter och glor på en till synes stillastående dator i 20 minuter varje dag så innebär det att personal sitter och väntar framför skärmen i 86 800 minuter varje dag. (…) Det motsvarar 327 000 timmar varje år.
Till det ska läggas alla andra tidstjuvar som att leta efter försvunna beslag, rätta felaktigt inskrivna beslag och försöka korrigera de förbannade kompatibilitetsproblemen med PDF-filer i DUR, ett problem som aldrig verkar kunna rättas till. Och varför ska jag redovisa fullständigt meningslösa uppgifter om vem som verkställde ett anhållande eller en häktning och när det skedde?”
Relaterat: För några månader sedan hade jag en gästkrönika i Polistidningen: Ett nytt IT-system kräver minst två till (sep 2012). I samma nummer skrev också ledaren att Rikspolisstyrelsen med all administration tappat förståelsen för vad polisarbete egentligen är.
Economist: Sverige utnyttjar inte sitt kunnande
Publicerad 7 februari 2013 | Inga kommentarer ännu
The Economist hade ett smickrande temanummer om de nordiska länderna i veckan. Vi framhålls på många sätt som ett föredöme. Men reportaget innhåller finns också kritiska observationer. En av dem är den här:
”one of the region’s biggest weaknesses: its failure to bring together design and engineering, two of its core strengths.”
(Global niche players, Economist 2 feb 2013)
Det är ju precis vad jag har sagt nu under ett par år (t ex till Vinnova). Sverige skulle kunna bli världsledande på digital design – om vi kopplade ihop vårt erkänd designkunnande och vår höga it-kompetens. Men designsamfundet är ju till 97% inriktade på stolar. Ska Norge ta ledningen istället?
Hur ska vi ändra på det här? Vilka initiativ behövs? Om nu Economist också säger det, är det någon som tar det på allvar då?
Fredagsläsning: ”How we got rid of time reports”
Publicerad 1 februari 2013 | 5 kommentarer
Rolig fredagsläsning – för att återknyta till temat om teori x och teori y:
Henrik Kniberg om How we got rid of time reports. Att ta bort tidrapporterna ökade produktkvaliteten och nöjdheten hos medarbetarna. (Man måste ladda ner pdf:en, men den är mycket läsvärd.)
Me: ”We will no longer be delivering time reports”
HR: ”But you have to. That is the routine”
Me: ”The routine is being changed. I just talked to Mr CEO” (OK, a bit deceptive, I admit)
HR: ”How will we know how much salary to pay people?”
Me: ”You have everybody’s employment contracts. Just pay their normal monthly salary.”
HR: ”What about overtime?”
Me: ”There won’t be much of that any more. When there is, I’ll let you know. Assume 40 hours per week in the meantime.”
HR: ”But we don’t want to change our routines, can’t you just keep doing the time reports?”
Me: ”I can have them auto-generated with 40 hours per week, and auto-emailed to you exactly on time every week. Would you like that?”
HR: ”Well, that feels rather silly.”
Många förbättringsprocesser av lean-karaktär fokuserar på att eliminera waste. Ett sätt att göra det är att införa kontroller och styrning. Kniberg visar att i deras fall var det styrningen och kontrollen som faktiskt innebar waste.
Henrik Kniberg är också mannen bakom boken Scrum and XP from the trenches.
Design för undersköterskor
Publicerad 23 januari 2013 | Inga kommentarer ännu
När gjorde du senast en app för Sveriges största yrkesgrupp – undersköterskor?
Det är en av de saker jag tog upp i den här föreläsningen om “Design som förändrar världen” på Valtech UX Meet (22 jan 2013). Den är ca 20 minuter, och du kommer direkt på mig i klippet (klicka på bilden nedan).
Uppdatering: Nu finns mina och allas slajds hos Valtech Labs.
George Orwell Day
Publicerad 21 januari 2013 | Inga kommentarer ännu
Idag är det George Orwell Day.
Med anledning därav ett par länkar i repris:
”Vi kan kontrollera allt som sker. Vilken traktor som är på vilket fält, hur djupt föraren plöjer eller hur mycket han skördar, bränsleförbrukningen, vilken jordmån det är just på detta fält, hur mycket regn som fallit…. Allt mäts och kommer in till de här servrarna och vi kan sedan se det på våra skärmar, säger Jevgenij Radovenjuk.”
”Vi kan kontrollera allt som sker”, 12 nov 2012
Enhetschefen som intervjuas tycker förstås att systemet är bra. Det ger dokumentation av vad man gjort; av det kan man avläsa om det behövs förändringar. Och frågan om övervakning viftar hon bort.
– Om jag är ärlig och jobbar som jag ska så har jag inget att dölja.
Det är nu exakt vad hemliga polisen i diktaturer brukar säga för att motivera allsköns kontroll och avlyssning …
Skulle du vilja jobba med övervakningspenna?, 15 okt 2012
Designkatastrofer
Publicerad 19 januari 2013 | 2 kommentarer
Var dödmansgreppet så illa utformat, att det pressades ner när städerskan behövde komma åt bakom förarstolen och fällde fram ryggstödet?
TT:s reportageteam säger sig ha sett att armstödet låg an mot förarspaken på olycksplatsen i Saltsjöbaden, där ett tåg rände in i ett bostadshus. Den städerska som skadades misstänks i alla fall inte längre för något brott; i stället kan företaget som driver tågtrafiken ha gjorts sig skyldiga till arbetsmiljöbrott, skriver Duojobbet (18 jan 2013).
Det verkar kanske märkligt att en säkerhetsanordning som ett dödmansgrepp skulle vara så designat, att förarstolen kan pressa ner det.
Men allvarliga olyckor har inte sällan orsakats av ganska enkla designmissar. Här är en ganska skakande läsning, skriven med ”sharp wit”, om katastrofala misstag i design av användargränssnitt: 6 Disasters Caused by Poorly Designed User Interfaces.
Det är nog klokt att invänta utredningen av olyckan i Saltsjöbaden, och avstå från spekulationer. Men vill man läsa ännu mer om svåra designmisstag, i en fortfarande lättläst men något mer seriös stil, kan jag rekommendera Set Phasers on Stun and other true tales of Design, Technology, and Human Error av Steven Casey. Den innehåller ett tjugotal case stories, varav en svensk: den olycka som inträffade på raketbasen Esrange 1993 och som tog en människas liv.
Därefter kan man gå vidare med Chiles Inviting Disaster, Dörners The logic of failure (med sitt i sammanhanget otäckt passande omslag), Hallinans Errornomics och Brafmans & Brafmans Sway. Jo, jag är lite besatt av sånt här.
