Jävla skitsystem!

Hur en usel digital arbetsmiljö stressar oss på jobbet – och hur vi kan ta tillbaka kontrollen

Upphandla användbara system: ny skrift ger hjälp!

Publicerad 12 augusti 2014 | Inga kommentarer ännu

En anledning till att så många system är dåliga, är att man vid beställningar och upphandlingar inte ställer krav på att systemet ska vara användbart. Oftast beror det nog på att man helt enkelt inte vet hur man ska göra. Men nu finns åtminstone en hjälp:

Omslag till Att beställa användbarait-system

Omslag till "Att beställa användbara it-system"

Rapporten Att beställa användbara it-system – Hur användarbehoven kan synliggöras tidigt i beställningen beskriver sex verkliga fall där man medvetet tagit med användbarhet i kraven vid beställningen. Bland dem finns Försäkringskassan, Swedbank, Ekonomistyrningsverket och Scania. Den visar i tydliga diagram för varje fall hur man arbetat och vad man gjort under hela inköpsprocessen, som på bilden här nedan:

Diagram som visar aktiviteter under beställningsprocessen.

Diagram som visar aktiviteter under beställningsprocessen.

Utifrån exemplen drar rapportförfattarna fem lärdomar, som man med fördel kan tillämpa i sitt eget projekt.

Rapporten har tagits fram av  Åke Walldius vid KTH och Clas Thorén, på uppdrag av regeringens Användningsforum – och den borde finnas på varje upphandlingsavdelning, hos varje it-chef. Tipsa dem om att beställa den – eller skaffa den och ge den till dem som behöver!

Rapporten finns tillgänglig i flera format och kanaler. Den tryckta boken kan beställas från till exempel Adlibris eller Bokus. Idealisk att sätta direkt i handen på dem som jobbar med upphandling.

Vill man ha en riktig e-bok (ePub-format) kan den beställas från till exempel iTunes/iBooks, från Dito eller från Adlibris.

Båda tryck och ebok kan också beställas direkt härifrån, på Beställ-sidan. Snabbast leverans av den tryckta boken.

Slutligen kan man också ladda ner den gratis om man nöjer sig med en pdf från Användningsforum.

IT-system stressar blåljuspersonalen – mer än faror och obekväma arbetstider

Publicerad 11 augusti 2014 | Inga kommentarer ännu

2012 gjorde Uppsala universitet en undersökning av stressfaktorer hos 3700 operativt verksamma inom Brandförsvaret, Försvarsmakten, Kustbevakningen, Polisen och Tullverket.
Det är alla så kallade ”blåljusyrken” där man kan hamna i livsfarliga lägen, ofta helt oförberett. De har dessutom obekväma arbetstider, rullande scheman och mycket jour; allt potentiellt tunga stress-skapare. Det borde ju vara starka stressfaktorer?
blåljuspersonal i arbete
Men resultaten blev en aning överraskande.
Bara 2 procent instämde helt i att de upplevde arbetsschemat som stressande.
Lika få – 2 procent – sa att de ofta känner sig otrygga i arbetet.
Bara 8 procent var oroliga för att få förändrade arbetsuppgifter.
9 procent instämde i att det är slitsamt att ständigt vara förberedd på att hantera kritiska och problematiska händelser.
14 procent höll helt med om att arbetet bland allmänheten blivit farligare, men bara 7 procent upplevde att allmänhetens bristande respekt var ett problem.

Istället var det en för forskarna på Institutionen för folkhälso- och vårdvetenskap oväntad stressfaktor som stack ut, dramatiskt.
26 procent svarade att en stor stressfaktor var att lednings- och rapporteringssystem är dåligt anpassade till arbetet. Färre än var tionde tyckte att det fanns en ”hög passform mellan system och arbete” (klicka för större bild).
firstrespondersdiagram-single-small
Medan studien kan hänvisa till ett stort antal vetenskapliga studier kring problemen med arbetstider, finns det inga referenser alls till it-system som stressfaktor. Författaren konstaterar lakoniskt:

”Tidigare studier av organisationsrelaterade orsaker till yrkespåförd stress hos first responders har sällan studerat lednings- och rapporteringssystem specifikt. Dock visar [resultatet] att det är viktigt att i mera detalj ta hänsyn till hur första linjens medarbetare upplever dagens alltmera förekommande system för att mäta och följa upp prestation bland first responders.”

Olyckligtvis nämns inte detta och it-systemens uppseendeväckande stora roll i sammanfattningen av rapporten.

Det finns dock en faktor som överträffar it-system. 36 procent instämmer helt i att omorganisationer bidrar till stressen. Tar man med omorganisationer, och tar med de som även svarat ”stämmer ganska bra” för de olika stressfaktorerna, ser diagrammet ut som nedan (klicka för en större bild).

firstrespondersdiagram-small

Den inbördes ordningen och de dramatiska skillnaderna är som synes desamma, men siffrorna högre. 66 % tycker it-system är en stressfaktor, helt eller delvis, mot 12 procent för arbetsschemat.
Jag har ofta framhållit att it är en pådrivande faktor i organisationsförändringar. Ny teknik gör förändringar och nedskärningar möjliga.

Du kanske tänker att resultatet påverkas av att de svarande är okunniga om it – till exempel åldrade kommissarier nära pensionsstrecket som inte förstår sig på it? Fel; 60 procent av de svarande poliserna var under 40 år. Polisyrket har föryngrats rejält den senaste tiden.

Det finns förstås skillnader mellan de olika blåljus-yrkena. Försvarsanställda är mer oroliga för organisationsförändringar. Poliser är mer stressade av arbetsschemat än andra och upplever mer fara. Men även sett yrke för yrke, så står it-system och organisationsförändringar ut som de största stressfaktorerna.

Källa: Arnetz, B: ”Det här är inte vilket yrke som helst!” Yrkespåförd stress, hälsa och prestation hos operativt verksamma inom Brandförsvaret, Försvarsmakten, Kustbevakningen, Polisen och Tullverket. Resultat från nationell enkätkartläggning. Institutionen för folkhälso- och vårdvetenskap Uppsala Universitet, 2012.

Bilder under cc-licens: Suddenly, the police av Armando G Alonso/flickr och Fire av Stephen Salomons/flickr

Hämmad arbetsglädje – Joy at work

Publicerad 10 augusti 2014 | Inga kommentarer ännu

Leisa Reichelt, som är Head of User Research vid Government Digital Service i Storbritannien, skulle boka om ett flyg – och upptäckte att damen vid bokningsdisken hade en tjock anteckningsbok med koder och procedurer för att kunna hantera flygbokningssystemen.

Anteckningarna Joy behöver för att hantera flygbokningssystemen.

Anteckningarna Joy behöver för att hantera flygbokningssystemen

”At the airport earlier today I had to switch my ticket from one flight to another. Joy was the customer service person who helped me do this.

Joy’s notebook is about two inches thick, she’s created an A-Z index for it, it is packed full of handwritten notes about how to do different tasks in the various system she uses – steps that need following, codes that need inputting. It sits beside her every day, beautifully decorated (with stickers) evidence of the horrendous usability of the software she uses to get her job done.

Joy has been working for this airline for years. (…) She told me that each time they upgrade the system it seems to get harder, not easier, to use. Joy told me that all the customer service reps have a notebook like this. You can’t use the systems without one. Joy is digitally literate and confident with the computer, but it is impossible to use without the notebook.”
Help Joy help you. On the unusability of internal systems. (9 juli 2014)

Leisas poäng är att om de interna systemen skapar frustration, kommer det så småningom att gå ut även över (de externa) kunderna.

Government Digital Service är den brittiska satsningen som håller på att få ordning på hur brittiska officiella digitala tjänster ska tas fram; de tilldelades förra årets stora brittiska designpris för sitt arbete. Deras designprinciper finns nu översatta till svenska.

OT: Kalle gör comeback

Publicerad 8 augusti 2014 | Inga kommentarer ännu

”And so we worked through the technological problems via email.
And unlike every other technological problem I’ve ever had, it was not frustrating.
It was the highlight of my career.

Lite off-topic, men det är fredag, eller hur? Serietecknaren Stephan Pastis om ett oväntat samarbete: Ever Wished That Calvin and Hobbes Creator Bill Watterson Would Return to the Comics Page? Well, He Just Did. (7 juni 2014).
pearls before swine-serie av stephan pastis

PMO kastas ut i Region Skåne

Publicerad 5 augusti 2014 | Inga kommentarer ännu

Nu ger Region Skåne besked att det kraftigt ifrågasatta journalsystemet PMO ska bytas ut. Kritiserat journalsystem i Skåne byts ut (Läkartidningen 25 juli 2014). Upphandling startar redan nästa år.

PMO började införas i högt tempo januari 2013, efter två mindre pilotförsök i december 2012 – som inte utvärderades. Det stod dock mycket snart klart att systemet var väldigt svårarbetat, tungrott och buggigt. Läkare, sjuksköterskor och läkarsekreterare och undersköterskor kallade det ”en ergonomisk katastrof”. Fyra fackförbund gjorde en gemensam anmälan till Arbetsmiljöverket och krävde att systemet skulle stoppas. (Malmö Läkareförening anmäler nytt journalsystem, Läkartidningen 12 april 2013). Exemplet här nedan är bara ett av många mejl som jag fått av förtvivlade läkare:

”Bästa Jonas Söderström,
Jag arbetar som allmänläkare i Helsingborg, Skåne. I Region Skåne har man infört PMO under vår/höst 2013 och alla är helt förtvivlade. Själv är jag beredd att skola om mig till massör eller bonde för man blir så stressad av PMO, långsamt, omständligt. Det är inte värt något jobb i världen att ha det så, att göra arbetet i PMO som tar 2-4 ggr så lång tid som innan. (…) Hur ska man göra för att få en atlantångare som Region Skåne att inse att hela deras primärvård kommer att brytas ner om man inte tar bort detta system.”

Att ta bort PMO var dock omöjligt, menade regionledningen. Ett nytt journalsystem skulle komma ”om fem till sex år”, förklarade hälso- och sjukvårdsdirektören i Region Skåne för ett år sedan (Dyrt journalsystem måste snart bytas, P4 Kristianstad, 14 juli 2013).

Men beskedet nu är alltså att ett nytt system ska upphandlas redan nästa år, och tas i bruk 2016. Ett intressant område för utvärdering vore en kostnadsanalys för en jätteinvestering – som måste bytas ut efter bara tre år.

Även om det är bra att PMO försvinner, får man hoppas att Regionen lärt sig sig en läxa: att intre stresa fram ett nytt införande. PMO infördes i högt tempo därför att man upplevde att det gamla systemet (SwedeStar) var föråldrat, och service och utveckling på det i princip upphört. Bland annat drabbades man av en krasch i augusti 2011, då det låg nere under lång tid. (Hårdvarukrascher betyder dock i och för sig inte nödvändigtvis att systemen är föråldrade.)

NY Times om e-journaler: ”A disease in search of a cure”

Publicerad 7 juli 2014 | 2 kommentarer

”In most industries, automation leads to increased efficiency, even employee layoffs. In health care, it seems, the computer has created the need for an extra human in the exam room.
A Busy Doctor’s Right Hand, Ever Ready to Type (Jan 12, 2014)

personlig scribe för varje läkareArtikeln ur New York Times i januari i år är en förödande reality check av sjuk- och hälsovården i avancerade västländer, som har investerat massivt i e-journaler och relaterade system.
Löftena från både it-företag och politiker att det skulle öka effektiviteten har gång efter annan visat sig inte stämma.
Istället skapar systemen ökad stress och egna hälsoproblem för vårdpersonalen. Doktor Jennifer Sewing beskriver i artikeln sin situation som “chronically exhausted and feeling enslaved to the computer”. NY Times sammanfattar: ”Electronic health records have become a disease in need of a cure”.

Den rätt absurda lösningen har blivit att ge varje läkare en personlig ”scribe” eller notarie för att hantera systemen. Nästan 10,000 notarier sägs ha anställts i hälso- och sjukvården i USA, och efterfrågan ökar snabbt: de överbelastade läkarna upplever den personlige notarien som en räddning undan total kollaps. Doktor Sewing “used to spend late nights at her computer finishing electronic patient charts”. Nu får hon sova.

Även i Sverige talar politiker sedan en tid om att anställa fler administratörer i vården (och i skolan). Men är det verkligen hållbart? Verksamheterna belastas då av ökade kostnader för både de påstått tidsbesparande systemen, och större personalstyrka.

Det måste till en ändring: Mer användbara system – men också en stark minskning av de administrativa bördor som systemen faktiskt har skapat och medgett.

Facebookgrupp om Internet of Things

Publicerad 5 juli 2014 | Inga kommentarer ännu

Internet of Things kommer att bli en viktig del av framtidens arbetsplatser. I tysthet är det redan så till exempel i skogsbranschen, där skogsmaskiner, kapar och sågverk är uppkopplade mot varandra.

Tommy Sundström (författare till Användbarhetsboken) har startat facebookgruppen Internet of Things Sverige, som jag varmt rekommenderar för den som vill diskutera och hålla sig uppdaterad på området.
Steampunk Beholder Miniature robot sculpture by Daniel Proulx, Canada

Bild: Steampunk Beholder Miniature robot sculpture by Daniel Proulx/Flickr under cc-licens

Keynote om the digital workplace i Sydney

Publicerad 4 juli 2014 | Inga kommentarer ännu

sketchnotes

Fantastiska sketchnotes av Rebecca Jackson/StepTwo. Klicka för att se i full storlek! CC-license BY-NC-ND 2.0

Jag var lite nervös innan min keynote om ”the digital workplace” på konferensen Intranets2014, i Sydney. Skulle publiken känna igen sig i problematiken?

Skulle de köpa den bakomliggande förutsättningen: att vi har en viss rätt att ställa krav på att vår arbetsplats ska vara dräglig, att villkoren ska vara justa, och att vi har en rätt till visst inflytande på stället där vi jobbar? Det är ju grundläggande europeiska, kanske nordiska, värderingar. I USA, till exempel, misstänker jag att det där till stor del kan vara nonsens, obegripligt för många. Chefen eller ägarna bestämmer, passar det inte kan du dra. Men hur är det i Australien?

Men det visade sig att Australien både delar många grundläggande europeiska värderingar, och är drabbat av problemen. Till exempel kollektivtrafiken i Victoria eller lönesystemet i Queensland. Liksom havererade eHälso-satsningar (mer i en kommande bloggpost).

jonas uppviglar massorna i sin keynote i Sydney

Jonas uppviglar massorna i sin keynote i Sydney. Foto: Rebecca Jackson/StepTwo.

Det blev också ett riktigt bra gensvar, på Twitter och i salongen:
Tweets från publiken i Sydney

Och i utvärderingarna är jag glad att kunna berätta att jag fick högsta betyg – Excellent – av 78 % av deltagarna, och näst högsta, Good, av 16 %. Några synpunkter från utvärderingarna:

”Jonas Soderstrom: His insights were so clear and made me look at my whole project and its objectives in a new way. Also very entertaining!”
”Jonas Söderström was outstanding and particularly inspiring.”
”Jonas Söderström – very unique persepective and highly entertaining.”
”Jonas- so different and fresh. A different way of thinking and intellectually challenging.”
”I can’t put a finger of what was so special about Jonas, but I was hanging on his every word.”

Stort tack till StepTwo för den fantastiska möjligheten att få komma till Australien. Hela konferensen var för övrigt mycket bra. Har du tillfälle, kan jag varmt rekommendera nästa års konferens.

Och jag fick några ivriga nya folllowers på köpet, förresten:
Några ivriga "followers"

”Jeg anbefaler å ta med boken på stranden i sommer”

Publicerad 19 juni 2014 | Inga kommentarer ännu

Fin recension av Jævla drittsystem av Bjørn Bergslien på norska Netlife Researchs blogg: Alle har et jævla drittsystem på jobb (18. juni 2014).

Och där blev digital arbetsmiljö en valfråga

Publicerad 12 juni 2014 | Inga kommentarer ännu

I dagarna har socialdemokraterna börjat gå ut med det här budskapet, bland annat på Facebook:

s-valaffisch

”Jag gillar när det är mycket att göra. Men ibland tar arbetet framför datorn hela dagen,” säger sjuksköterskan Anki på bilden. ”Jag skriver om trycksår, men har inte tid att gå till patienten för att se hur huden ser ut.”

I kommentarerna på FB ser man att många känner igen sig i budskapet. ”Exakt så såg det ut på Huddinge sjukhus idag alla satt framför datorer skrev ingen var hos patienterna.” ”Det liknar det som händer med lärararna.” ”Jobbar som undersköterska och känner igen den känslan…”

Budskapet lyft också fram i Stockholms tunnelbana:
valbudskap

Men har socialdemokraterna någon lösning på problemen?

Partiet i Stockholm länkar till sitt Framtidskontrakt för Stockholmsregionen, där en del är Mer tid med patienter och mindre till administration. Men man får gå vidare till en pdf för att få mer detaljerade svar.

”Sjukvården dras med en allt större byråkrati som stjäl tid från patienterna” konstaterar (s) där, och citerar också att det finns 1200 olika it-system i Stockholms landsting. Mest fokuserar dokumentet på ”ersättningsystemen i vårdvalen [som] gör att läkare och annan vårdpersonal måste ägna sig åt att fylla i olika listor för att få ersättning istället för att träffa patienter (…) För att kontrollera och följa upp det stora antalet vårdgivare krävs en stor central byråkrati.”

Vad vill (s) göra åt saken? De mest konkreta förslagen är

  1. Anställ mer personal i sjukvården – fler medicinska sekreterare och annan personal i vårdnära miljö som kan avlasta läkare och övrig vårdpersonal så att de får mer tid för patienten.
  2. Minska detaljstyrningen och administrationen så att proffsen kan få vara proffs.
  3. Ändra ersättningssystemen så att vården ersätts efter patientens behov och efter vårdens kvalitet istället för antal ingrepp eller antal ifyllda enkäter.

Hur punkt 2 och 3 konkret ska realiseras skriver man inte. Och punkt 1 måste nog betraktas som en tillfällig eller del-lösning, tills man kommer åt problemets rötter.

Överadministrationen inom vården är ju mer än bara ersättningssystemen. Det vore ännu bättre om ett kunde sätta resoluta mål som i Storbritannien: besluta att avskaffa 76 – en fjärdedel – av de 305 olika sorters uppgifter som vården måste skicka till departement och andra myndigheter.

Programmet är nog en bra början, kanske så hyfsat detaljerat som man har anledning att kräva i ett manifest. Viljeinriktningen är i alla fall tydlig, löftena kan rimligtvis kontrolleras under en valperiod så man kan ställa partiet till svars om de inte skulle infrias (om socialdemokraterna kommer i maktställning).

fortsätt leta »
  • Köp boken

  • Kontakt

    Jonas Söderström
    Jonas Söderström
    Tel: 0760-47 58 47
    Mejl: jonas@kornet.nu
    Twitter: @jonas_blind_hen
  • Om boken

    “Jävla skitsystem!” är den första boken på svenska – och så vitt känt i världen - som tar upp problemen med dåliga datasystem ur ett konsekvent arbetsmiljöperspektiv. Usla datasystem gör oss frusterade, arga, stressade på jobbet. Ändå är det vanligt att användarna tar på sig skulden - och inte ser att det egentligen är de usla systemen som behöver förändras. Den här boken hjälper dig att känna igen hur datasystemen stressar - och hur vi kan försöka börja ta tillbaka kontrollen.
  • Prenumerera