Jävla skitsystem!

Hur en usel digital arbetsmiljö stressar oss på jobbet – och hur vi kan ta tillbaka kontrollen

Arbetsförmedlingen har fler mejlproblem

Publicerad 17 februari 2014 | 1 kommentar

Arbetsförmedlingen råkar kalla 61 000 arbetssökande till ett möte. Hur kan det gå till? Ett ”tekniskt misstag”- vad nu det är – tror chefen är orsaken. Kanske var det bara ett mänskligt slarv.

Men Arbetsförmedlingen har åtskilliga problem med sina system, som bland annat genererar mejl. Här kommer en serie i (minst) fyra delar.

En vän söker arbete. Han är därför utsatt för det detaljkontrollerande system, som också skapar mycket merarbete för både Arbetsförmedlingens personal och a-kassornas personal (se Dagens system: 40.000 onödiga knapptryckningar i a-kassorna).

För en tid sedan sedan fick han ett sms där Arbetsförmedlingen påminde honom om kontakt med dem nästa dag – den 31 januari. Sms:et avslutades ”meddelandet går inte att besvara”.
Men något sådant möte fanns inte med i den handlingsplan som min vän fått.sms från arbetsförmedlingen går inte att besvara
Min vän måste naturligtvis brådstörtat försöka få tag på sin handledare. Hon konstaterade att det felaktigt gått iväg en sms-påminnelse, och att han inte behövde komma in. Så långt – bara en mindre irritation.

Men några dagar senare kom ett hotfullt epost-meddelande från hans a-kassa. De tillkännagav att de fått en signal från Arbetsförmedlingen om att han inte infunnit mig på ett bokat möte, och att han därför hade tio dagar på sig att förklara varför, innan de … skulle fatta ett beslut. Om man inte sköter sitt arbetssökande kan man gå miste om a-kassan.

Som tur var hade min vän sparat mejlkommunikationen med sin handledare på AF, så han kunde kopiera den och visa a-kassan. Men min vän tyckte det kändes väldigt olustigt. Han mejlade också handledaren och berättade vad som hänt och fick svaret:

”Hej. Jag beklagar verkligen att det blivit fel. Vi jobbar i ett nytt system, som skapar automatiska meddelanden via sms och till A-kassa. Rutinerna haltar fortfarande en aning.

De haltar mer än en aning, eftersom a-kassorna konstaterat att de blir överösta av felaktiga ärenden. Men även för de arbetssökande är det obehagligt.

”Tur man är om sig och kring sig och rutinerad som spar konversationer och sånt”, konstaterar min vän. ”Tänk om jag hade haft svårt för språket till exempel – då kunde ju de där ’hotbrevet’ från a-kassan varit ännu otrevligare att få!”

Men, det tar inte slut där. Systemet skapar nämligen inte bara automatiska SMS och automatiska meddelanden till a-kassan. Ytterligare någon dag senare kommer brevbäraren med ett fysiskt brev från Arbetsförmedlingen till min vän, med samma hotfulla men felaktiga och två gånger korrigerade budskap.

brev från AF

”Du kontaktade inte Arbetsförmedlingen som vi hade kommit överens om. Vi har därför informerat din a-kassa… ”

Så man kan konstatera att systemet uppenbarligen genererar  en hel del arbete. Fast kanske inte på det sätt som var tänkt.

PS: De inbyggda hoten är nog en bidragande anledning till att så många dök upp. ”Eftersom Arbetsförmedlingen har makt över hela min försörjning är jag en mycket lyhörd medborgare. Säger AF: ‘Hoppa!’ frågar jag ‘Hur högt?’ (om jag får tag på någon att ställa frågan till)” skriver Essa i en läsvärd bloggpost.

Taylorism vs praktisk kunskap

Publicerad 16 februari 2014 | 1 kommentar

Intressant läsning i den relaterade frågan om management: boken Kloge hænder – alltså ”Kloka händer” – med undertiteln Ett försvar för hantverk och yrkeskunnande av Mattias Tesfaye, fackligt aktiv murare.

tefaye-bokomslag
Så här omtalas boken av Merete Mazzarella i SvD (16 jan 2014):

”De senaste decennierna har utvecklingen däremot gått åt fel håll, menar Tesfaye. (…)
Problemet är en modern managementkultur med ledare som ingenting vet om arbetets innehåll och som i första hand är inställda på att kunna spara genom nedskärningar. De föreställer sig att manuellt arbete – exempelvis städning – inte förutsätter något yrkeskunnande utan kan utföras av vem som helst. (…)
Samtidigt används oceaner av tid – både de anställdas och ledningens – för att administrera, dokumentera, evaluera, registrera, arkivera och kontrollera. Ja, det är för alla de senare uppgifterna snarare än för det egentliga jobbet man nyanställer. Det kan tyckas paradoxalt men det verkar faktiskt vara ett av Lenins motton som gäller i modern marknadsekonomi …”
Handfast försvar för praktisk intelligens

Inledningskapitlet går att ladda ner i pdf-format (12 sidor) från danska förlaget Gyldendals.

Låt oss utbilda verksamhetens folk!

Publicerad 16 februari 2014 | 1 kommentar

Vi kan nog vara överens om att de som arbetar i verksamheten har de bästa förutsättningarna att utveckla dem. Då borde vi välkomna att sjuksköterskor, lärare, snickare, städare, bussförare, parkeringsvakter, vaktmästare utbildas om de digitala möjligheterna.
Det är precis vad Malmö Yrkeshögskola velat göra. Men alla är inte med på noterna.
facepalm

”Malmö Yrkeshögskola har tillsammans med skolchefer, kommuner, förlag, fackförbund och skolexperter ansökt om en ny utbildning inom Producent Mobilt Lärande, där pedagoger, lärare och andra som arbetar inom skolan eller med lärande ska få egna kunskaper i att göra läroappar och digitalt övningsmaterial till både förskolan och skolan.

Avslag. Myndigheten för yrkeshögskolan kräver att studenterna ska ha en teknisk bakgrund med förkunskapskrav programmering. Förkunskaper inom pedagogik och lärande räknas inte.

Skolan har tillsammans med regioner, sjukhus, forskare, klinikchefer, branschorganisationer och företag ansökt om att få starta en ny utbildning till utvecklare för mobila lösningar inom hälsa och sjukvård, ett område som snabbt håller på att bli en global mångmiljardmarknad. Här önskade arbetslivet att studenterna skulle ha bakgrund från och förståelse för hälsa och sjukvård.

Avslag. Myndigheten för yrkeshögskolan kräver att studenterna ska ha en teknisk bakgrund med förkunskapskrav programmering. Förkunskaper inom hälsa och sjukvård räknas inte.”
Malmö Yrkeshögskola på Facebook (14 feb 2014)

Det här är så märkligt att … ja, man häpnar.

Det kanske finns andra skäl att inte bevilja en sådan utbildning. Ekonomiska skäl, konkurrensskäl? Jag erkänner att jag inte vet. Men vad jag vet är att motiveringen är helt uppåt väggarna.

Under hösten 2014 blir det därför inga utbildningar för Producent Mobilt Lärande eller Digital Health Care. Däremot kommer utbildningar för mobilspelsprogrammerare att starta 2015.

Är det verkligen fler mobilspel vi behöver för att utveckla samhället?

Och har vi inte nog med exempel på hur det blir när man fokuserar på de tekniska sidan av utveckling – som Pust?

- Att lära sjukvårdspersonal ta fram mobila lösningar inom hälsa och sjukvård hade kunnat ge en helt ny välfärdsindustri, en mångmiljardmarknad som samtidigt ger stora välfärdsvinster, konstaterar en irriterad Claes Magnusson på högskolan.
- Vi hade kunnat få en fantastisk chans lyfta skolan med hjälp av ny teknik i kombination med nya, lokalt framtagna interaktiva studiematerial.
- Genom sin feltolkning berövar Myndigheten för yrkeshögskolan tusentals studenter fantastiska möjligheter, myndigheten hindrar svenska företag att växa globalt och myndigheten stoppar effektivt entreprenörskap inom nya snabba tillväxtområden där Sverige skulle kunna ligga i framkant. Det är oförlåtligt och oförsvarbart.

Läs också:
Sverige skulle kunna bli världsledande inom god digital design
Sjuksköterskans idé gav lugnare och säkrare operationer.
Vem gör sig en förmögenhet på arbetslivets appar?
Klokt om digital design – i Norge
Economist: Sverige utnyttjar inte sitt kunnande
Sveriges vanligaste yrke, framtiden, och den digitala tillväxten

Bild: jazbeck/flickr under cc-licens

Moment 22: Dokumentera all tid som inte…

Publicerad 16 februari 2014 | Inga kommentarer ännu

… läggs på dokumentation!

Briljant gestaltning av det nutida moment 22 från Børge Lunds seriestrip Lunch.

En medarbetare lägger fram en rapport för sin chef:briljant norsk seriestrip om administration
- Som du ser, Bache, bruker vi opptil 80% av tiden på rapportering och dokumentasjon.
- 80%?
- Elendig bruk av ressurser.
- Hva gjør man de siste 20% av tiden? Ingenting?
- Vel … det sier ikke disse dataene noe om.
- Da starter vi der! Jeg vil at man dokumenterer hvert eneste minutt man ikke bruker på rapportering.

I Norge är debatten om byråkrati mycket livligare än i Sverige, vilket man kan se till exempel om man följer hashtaggen #byråkrati på twitter.

”80 % på administration” låter kanske som en helt besinningslös siffra, men faktum är att tidsstudier visat att sjuksköterskor inom hemsjukvård och särskilda boenden använder bara 20 procent av sin arbetstid till vård av patienter (Vårdfokus, 1 juli 2013).

/Uppdaterat med länk och källa. Köp Lunch-album här. (PS: Jag vet inte vad serien heter eller vad den kommer ifrån. Den har inte publicerats för att utgöra intrång i upphovsrätten. Hjälp med källa, någon?)

Därför blir it-system osäkra

Publicerad 8 februari 2014 | Inga kommentarer ännu

It-register i Stockholms stad har ”bristande säkerhet” enligt SvD idag.

Det handlar om ”Paraplysystemet”, ett heltäckande socialregister för ärenden inom både äldreomsorg, handikappomsorg och individ- och familjeomsorg inom Stockholms stad och alla stadsdelsnämnder.

Rubriken är lite oegentlig; man har inte konstaterat något läckage. Däremot befarar man att systemet kan missbrukas:

”Så många som 636 personer har i it-systemet fått behörighetsgraden ‘verksamhetschef’ eller ’sektionschef’ – långt många fler än det antal som faktiskt har de rollerna. Att användare har en högre behörighetsgrad än vad de egentligen ska ha är en brist som påpekas upprepade gånger i rapporten.”
IT-register läcker känsliga uppgifter (SvD, 8 feb 2014).

Jag har granskat verksamhet i flera kommuner och andra organisationer – och kan bekräfta att så här ser det verkligen ut i många fall.

Men varför? Två skäl: När it-systemen konstrueras och sätts i drift är det ledning och it-projektledare som sätter roller i systemet. De har sällan tillräcklig kontakt med de verkliga användarna och verksamheterna. De roller som sätts blir därför teoretiska regelbok-skonstruktioner, som stämmer dåligt med hur arbetet verkligen bedrivs.

nycklar i kassaskåpI de flesta verksamheter måste man nämligen ofta dela på arbetsuppgifterna, för att det ska funka i praktiken. I alla skolor jag undersökt har till exempel rektor varit tvungen att dela behörigheter med sin administratör: för att det ska funka i praktiken. Förvaltningen kan till exempel ringa och kräva besked om någon detalj samma dag. Om rektor är borta måste någon annan göra jobbet. Andra absurda fall var att administratören hade ansvar för lönerna för vikarierna, men till hennes behörighet hörde inte att få se avtalet där det stod vilken lönen var.

(Det är lika i många branscher. Min vän Tommy jobbade en sommar som vikarierande redigerare på en kvällstidning. ”Jag hade ett helt gäng lösenord – inklusive nattchefens samt politiska chefredaktörens – för att arbetet skulle fungera”, berättar han.)

Det viktigaste orsaken i dagens verksamhet är i sin tur den snabba och starka ökningen av administrativa uppgifter, som gjort att chefer i de flesta verksamheter inte har en chans i världen att göra allt de åläggs. De måste delegera.

Man kan jämföra lite med förr i tiden. En chef kunde ge en bunt fakturor på småbelopp eller enklare beslut till sin assistent att hantera, medan hen själv behöll de viktiga papperna hos sig.

När nu allt ligger i besluts- och ekonomisystem, är konsekvensen att medarbetaren får bli ”chef” i systemet. I stället för att ge assistenten en begränsad bunt enkla fakturor får hen ”nycklarna till kassaskåpet” – en hög inloggningsbefogenhet.

Problemet är alltså egentligen inte ”dåligt säkerhetsmedvetande” hos användarna, som ofta försöker göra det bästa av för höga och motstridiga krav. Problemet är dålig insikt hos ledningar och it-projekt om hur verkligheten är beskaffad.

”Strängare säkerhet” i traditionell it-mening är därför en till stor del meningslös eller till och med kontraproduktiv åtgärd. (Se till exempel Allt fler anställda rundar it-säkerheten, CIO Sweden 21 sep 2012.)

Ska man komma tillrätta med denna säkerhetsrisk, krävs att man tänker om och bättre studerar hur arbetet verkligen utförs – och framför allt, minskar kraven på administration.

Bild: Chenthil Mohan/flickr under cc-licens.

Politiker: ”Vårdens IT-system äter upp läkarnas tid”

Publicerad 19 januari 2014 | Inga kommentarer ännu

Det här är faktiskt ett litet genombrott: en politiker som erkänner att problemet är vårdens it-system.

vårdens it-system äter upp läkarnas tid - rubrik på inslaget på svt sörmland

Personallandstingsrådet Greger Tidlund (s) i Sörmland har konstaterat att förr så tog läkaren emot fyra patienter i timmen, nu tar de bara tre.
- En av de stora bovarna i det är vårdens IT-system som äter upp läkarnas tid, säger han.
Varför har det blivit så här? Tidlund svarar:

– Dels så har vi klåfingriga politiker, både högt och lågt, men vi har också tillsynsmyndigheter som lägger på olika typer av arbetsuppgifter. Här måste vi se över dels vårt eget arbetssätt inom landstingen och även vårt eget sätt som politiker. Så jag är självkritisk i det.
Vårdens IT-system äter upp läkarnas tid (SVT Sörmland, 14 jan 2014)

Internationell UX-konferens i Stockholm 3 april

Publicerad 9 januari 2014 | Inga kommentarer ännu

Boka in torsdag den 3 april om du är det minsta intresserad av design, användbarhet och user experience.
Då hålls konferensen From Business to Buttons i Stockholm, med några av världens absolut främsta på området.
logga för from business to buttons
Jeff Gothelf, författare till den uppmärksammade boken Lean UX: Applying lean principles to improve user experience är en av dem. Kim Goodwin, författare till Designing for the Digital Age: How to Create Human-Centered Products and Services kommer också – och ett halvdussin toppnamn till.

Konferensen har bara 200 platser, så boka biljett redan nu om du vill vara säker på att komma med. InUse arrangerar.

(Vad betyder det konstiga namnet? Tja, det är ett sätt att förklara att en design ska grundas i en verksamhet. Man utgår ifrån ”business”, vad man vill åstadkomma, och sedan designar man för det.)

Hjälp: borttappad artikel

Publicerad 8 januari 2014 | 2 kommentarer

Nu behöver jag lite hjälp!

För en tid sedan fick jag ett mejl med en kopia av en artikel (från en papperstidning) från rätt länge sedan. Den handlade om utvecklingen av ett tidigt e-journalsystem i Sverige, skriven av en som var med. På ett oerhört framsynt sätt beskrev författaren hur man kunde förvänta sig att olika intressegrupper vid sidan av läkarna – som utvecklare, politiker, administratörer – i framtiden skulle ge sig på det ursprungligen enkla och användar-centrerade systemet, och komplicera det för sina egna syften – och hur det gällde att försöka hålla emot.

Mitt problem nu är att jag inte för mitt liv kan hitta den. Och jag minns inte vem som skrev den, vem som skickade den till mig, var den varit publicerad …

Ringer detta någon klocka? Är det någon som känner igen det här på beskrivningen, och kan hjälpa mig att hitta tillbaka till den??

En del förlorade minuter i klassrummet är ännu dyrare

Publicerad 5 januari 2014 | Inga kommentarer ännu

I Dagens Industri poängterar Hans Bergström, att om det är stök och bråk i klassrummet i tio minuter i början på en lektion, så går hela två års undervisningstid bort totalt under grundskoletiden.

Matematiken är säkert korrekt; om det är stökigt varenda lektion kan vi inte veta.
utdrag ur hans bersgströms artikel i dagens industri
Vad vi dock säkert vet är att i Stockholm har minst denna tid gått bort varje lektion i flera år – beroende på den it-lösning Stockholms kommun pådyvlat skolorna. En lika klargörande som plågsam demonstration kan ses på den här filmen:

Några har invänt att det inte är tekniskt korrekt att jämföra skol-pc:n med en Chromebook. Men det är irrelvant: det är så här mycket lektionstid som går bort innan man kan komma igång med sin skol-pc. (Läs mer hos Årstaskolan om testet.) Observera att Stockholms skolelever var tvungna att göra detta varje lektion: det har inte haft personliga datorer utan tilldelades en ny lånedator för varje lektion.

It-lösningen har alltså stulit tid från elever och lärare i landets största stad under flera år. Trots att det visats i flera rapporter fick leverantören sitt kontrakt förlängt.

I Stockholms kommunfullmäktige sitter Julia Finnsjö för miljöpartiet. När förlängningen diskuterades hade hon färsk egen erfarenhet av systemet: hon tog studenten bara ett år tidigare, och har alltså upplevt Stockholms skol-pc:n som elev.

Inte en enda lektion under gymnasietiden flöt smidigt när de använde datorerna, enligt henne.
– Volvo IT är ett stående skämt i skolorna. Det är oseriöst och oansvarigt att förlänga avtalet, sade Julia Finnsjö.

Stockholms finansborgarråd och skolborgarråd svarade med floskler: ”Vi har genomfört standardisering och konsolidering inom it-området.”

Nu tvingas man ta till särskilda åtgärder för att rädda situationen. Förhoppningsvis kommer det att bli bättre. Men lika märkligt som att leverantören får nytt förtroende, är att ingen ställs till ansvar för att genom dåliga beslut ha slösat bort år av lärare och elevers tid.

Och nog är det märkligt att detta inte är mer av skandal än det är?

Läs mer: It-satsning fortsätter trots kritik (SvD, 20 mars 2013)

Keynote vid Intranets 2014

Publicerad 4 januari 2014 | Inga kommentarer ännu

Jag är otroligt hedrad över att ha blivit inbjuden att hålla keynote på konferensen Intranets2014 i Sydney, Australien, i maj 2014.
karta över australien med sydney utmärkt, och bild på Sydneys beröma operahus
Stort tack till alla på Step Two Designs, som organiserar konferensen. Om du inte visste det redan, så betraktas StepTwo allmänt som ”world authorities” i fråga om intranät. Kolla gärna deras utmärkta böcker!

Begreppet “intranet” ibörjar internationellt sett mer och mer ersättas av begreppet “digital workplace”. Även om det inte är perfekt, är det nog en term som bättre sammanfattar hur redan dagens arbetsplatser är fyllda av digital teknologi.

Men medan mycket av den digitala teknologi som vi använder som konsumenter och privatpersoner är enkel, behaglig och intuitiv, är många av arbetsplatsens system tunga, fula och svårhanterliga. Varför? och vilka är följderna? Det ska jag försöka svara på i min keynote.

PS: Fler föreläsningar också på gång 2014!

fortsätt leta »
  • Köp boken

  • Kontakt

    Jonas Söderström
    Jonas Söderström
    Tel: 0760-47 58 47
    Mejl: jonas@kornet.nu
    Twitter: @jonas_blind_hen
  • Om boken

    “Jävla skitsystem!” är den första boken på svenska – och så vitt känt i världen - som tar upp problemen med dåliga datasystem ur ett konsekvent arbetsmiljöperspektiv. Usla datasystem gör oss frusterade, arga, stressade på jobbet. Ändå är det vanligt att användarna tar på sig skulden - och inte ser att det egentligen är de usla systemen som behöver förändras. Den här boken hjälper dig att känna igen hur datasystemen stressar - och hur vi kan försöka börja ta tillbaka kontrollen.
  • Prenumerera