Jävla skitsystem!

Hur en usel digital arbetsmiljö stressar oss på jobbet – och hur vi kan ta tillbaka kontrollen

NY Times om e-journaler: ”A disease in search of a cure”

Publicerad 7 juli 2014 | 1 kommentar

”In most industries, automation leads to increased efficiency, even employee layoffs. In health care, it seems, the computer has created the need for an extra human in the exam room.
A Busy Doctor’s Right Hand, Ever Ready to Type (Jan 12, 2014)

personlig scribe för varje läkareArtikeln ur New York Times i januari i år är en förödande reality check av sjuk- och hälsovården i avancerade västländer, som har investerat massivt i e-journaler och relaterade system.
Löftena från både it-företag och politiker att det skulle öka effektiviteten har gång efter annan visat sig inte stämma.
Istället skapar systemen ökad stress och egna hälsoproblem för vårdpersonalen. Doktor Jennifer Sewing beskriver i artikeln sin situation som “chronically exhausted and feeling enslaved to the computer”. NY Times sammanfattar: ”Electronic health records have become a disease in need of a cure”.

Den rätt absurda lösningen har blivit att ge varje läkare en personlig ”scribe” eller notarie för att hantera systemen. Nästan 10,000 notarier sägs ha anställts i hälso- och sjukvården i USA, och efterfrågan ökar snabbt: de överbelastade läkarna upplever den personlige notarien som en räddning undan total kollaps. Doktor Sewing “used to spend late nights at her computer finishing electronic patient charts”. Nu får hon sova.

Även i Sverige talar politiker sedan en tid om att anställa fler administratörer i vården (och i skolan). Men är det verkligen hållbart? Verksamheterna belastas då av ökade kostnader för både de påstått tidsbesparande systemen, och större personalstyrka.

Det måste till en ändring: Mer användbara system – men också en stark minskning av de administrativa bördor som systemen faktiskt har skapat och medgett.

Facebookgrupp om Internet of Things

Publicerad 5 juli 2014 | Inga kommentarer ännu

Internet of Things kommer att bli en viktig del av framtidens arbetsplatser. I tysthet är det redan så till exempel i skogsbranschen, där skogsmaskiner, kapar och sågverk är uppkopplade mot varandra.

Tommy Sundström (författare till Användbarhetsboken) har startat facebookgruppen Internet of Things Sverige, som jag varmt rekommenderar för den som vill diskutera och hålla sig uppdaterad på området.
Steampunk Beholder Miniature robot sculpture by Daniel Proulx, Canada

Bild: Steampunk Beholder Miniature robot sculpture by Daniel Proulx/Flickr under cc-licens

Keynote om the digital workplace i Sydney

Publicerad 4 juli 2014 | Inga kommentarer ännu

sketchnotes

Fantastiska sketchnotes av Rebecca Jackson/StepTwo. Klicka för att se i full storlek! CC-license BY-NC-ND 2.0

Jag var lite nervös innan min keynote om ”the digital workplace” på konferensen Intranets2014, i Sydney. Skulle publiken känna igen sig i problematiken?

Skulle de köpa den bakomliggande förutsättningen: att vi har en viss rätt att ställa krav på att vår arbetsplats ska vara dräglig, att villkoren ska vara justa, och att vi har en rätt till visst inflytande på stället där vi jobbar? Det är ju grundläggande europeiska, kanske nordiska, värderingar. I USA, till exempel, misstänker jag att det där till stor del kan vara nonsens, obegripligt för många. Chefen eller ägarna bestämmer, passar det inte kan du dra. Men hur är det i Australien?

Men det visade sig att Australien både delar många grundläggande europeiska värderingar, och är drabbat av problemen. Till exempel kollektivtrafiken i Victoria eller lönesystemet i Queensland. Liksom havererade eHälso-satsningar (mer i en kommande bloggpost).

jonas uppviglar massorna i sin keynote i Sydney

Jonas uppviglar massorna i sin keynote i Sydney. Foto: Rebecca Jackson/StepTwo.

Det blev också ett riktigt bra gensvar, på Twitter och i salongen:
Tweets från publiken i Sydney

Och i utvärderingarna är jag glad att kunna berätta att jag fick högsta betyg – Excellent – av 78 % av deltagarna, och näst högsta, Good, av 16 %. Några synpunkter från utvärderingarna:

”Jonas Soderstrom: His insights were so clear and made me look at my whole project and its objectives in a new way. Also very entertaining!”
”Jonas Söderström was outstanding and particularly inspiring.”
”Jonas Söderström – very unique persepective and highly entertaining.”
”Jonas- so different and fresh. A different way of thinking and intellectually challenging.”
”I can’t put a finger of what was so special about Jonas, but I was hanging on his every word.”

Stort tack till StepTwo för den fantastiska möjligheten att få komma till Australien. Hela konferensen var för övrigt mycket bra. Har du tillfälle, kan jag varmt rekommendera nästa års konferens.

Och jag fick några ivriga nya folllowers på köpet, förresten:
Några ivriga "followers"

”Jeg anbefaler å ta med boken på stranden i sommer”

Publicerad 19 juni 2014 | Inga kommentarer ännu

Fin recension av Jævla drittsystem av Bjørn Bergslien på norska Netlife Researchs blogg: Alle har et jævla drittsystem på jobb (18. juni 2014).

Och där blev digital arbetsmiljö en valfråga

Publicerad 12 juni 2014 | Inga kommentarer ännu

I dagarna har socialdemokraterna börjat gå ut med det här budskapet, bland annat på Facebook:

s-valaffisch

”Jag gillar när det är mycket att göra. Men ibland tar arbetet framför datorn hela dagen,” säger sjuksköterskan Anki på bilden. ”Jag skriver om trycksår, men har inte tid att gå till patienten för att se hur huden ser ut.”

I kommentarerna på FB ser man att många känner igen sig i budskapet. ”Exakt så såg det ut på Huddinge sjukhus idag alla satt framför datorer skrev ingen var hos patienterna.” ”Det liknar det som händer med lärararna.” ”Jobbar som undersköterska och känner igen den känslan…”

Budskapet lyft också fram i Stockholms tunnelbana:
valbudskap

Men har socialdemokraterna någon lösning på problemen?

Partiet i Stockholm länkar till sitt Framtidskontrakt för Stockholmsregionen, där en del är Mer tid med patienter och mindre till administration. Men man får gå vidare till en pdf för att få mer detaljerade svar.

”Sjukvården dras med en allt större byråkrati som stjäl tid från patienterna” konstaterar (s) där, och citerar också att det finns 1200 olika it-system i Stockholms landsting. Mest fokuserar dokumentet på ”ersättningsystemen i vårdvalen [som] gör att läkare och annan vårdpersonal måste ägna sig åt att fylla i olika listor för att få ersättning istället för att träffa patienter (…) För att kontrollera och följa upp det stora antalet vårdgivare krävs en stor central byråkrati.”

Vad vill (s) göra åt saken? De mest konkreta förslagen är

  1. Anställ mer personal i sjukvården – fler medicinska sekreterare och annan personal i vårdnära miljö som kan avlasta läkare och övrig vårdpersonal så att de får mer tid för patienten.
  2. Minska detaljstyrningen och administrationen så att proffsen kan få vara proffs.
  3. Ändra ersättningssystemen så att vården ersätts efter patientens behov och efter vårdens kvalitet istället för antal ingrepp eller antal ifyllda enkäter.

Hur punkt 2 och 3 konkret ska realiseras skriver man inte. Och punkt 1 måste nog betraktas som en tillfällig eller del-lösning, tills man kommer åt problemets rötter.

Överadministrationen inom vården är ju mer än bara ersättningssystemen. Det vore ännu bättre om ett kunde sätta resoluta mål som i Storbritannien: besluta att avskaffa 76 – en fjärdedel – av de 305 olika sorters uppgifter som vården måste skicka till departement och andra myndigheter.

Programmet är nog en bra början, kanske så hyfsat detaljerat som man har anledning att kräva i ett manifest. Viljeinriktningen är i alla fall tydlig, löftena kan rimligtvis kontrolleras under en valperiod så man kan ställa partiet till svars om de inte skulle infrias (om socialdemokraterna kommer i maktställning).

Arbetsförmedlingen har fler mejlproblem

Publicerad 17 februari 2014 | 1 kommentar

Arbetsförmedlingen råkar kalla 61 000 arbetssökande till ett möte. Hur kan det gå till? Ett ”tekniskt misstag”- vad nu det är – tror chefen är orsaken. Kanske var det bara ett mänskligt slarv.

Men Arbetsförmedlingen har åtskilliga problem med sina system, som bland annat genererar mejl. Här kommer en serie i (minst) fyra delar.

En vän söker arbete. Han är därför utsatt för det detaljkontrollerande system, som också skapar mycket merarbete för både Arbetsförmedlingens personal och a-kassornas personal (se Dagens system: 40.000 onödiga knapptryckningar i a-kassorna).

För en tid sedan sedan fick han ett sms där Arbetsförmedlingen påminde honom om kontakt med dem nästa dag – den 31 januari. Sms:et avslutades ”meddelandet går inte att besvara”.
Men något sådant möte fanns inte med i den handlingsplan som min vän fått.sms från arbetsförmedlingen går inte att besvara
Min vän måste naturligtvis brådstörtat försöka få tag på sin handledare. Hon konstaterade att det felaktigt gått iväg en sms-påminnelse, och att han inte behövde komma in. Så långt – bara en mindre irritation.

Men några dagar senare kom ett hotfullt epost-meddelande från hans a-kassa. De tillkännagav att de fått en signal från Arbetsförmedlingen om att han inte infunnit mig på ett bokat möte, och att han därför hade tio dagar på sig att förklara varför, innan de … skulle fatta ett beslut. Om man inte sköter sitt arbetssökande kan man gå miste om a-kassan.

Som tur var hade min vän sparat mejlkommunikationen med sin handledare på AF, så han kunde kopiera den och visa a-kassan. Men min vän tyckte det kändes väldigt olustigt. Han mejlade också handledaren och berättade vad som hänt och fick svaret:

”Hej. Jag beklagar verkligen att det blivit fel. Vi jobbar i ett nytt system, som skapar automatiska meddelanden via sms och till A-kassa. Rutinerna haltar fortfarande en aning.

De haltar mer än en aning, eftersom a-kassorna konstaterat att de blir överösta av felaktiga ärenden. Men även för de arbetssökande är det obehagligt.

”Tur man är om sig och kring sig och rutinerad som spar konversationer och sånt”, konstaterar min vän. ”Tänk om jag hade haft svårt för språket till exempel – då kunde ju de där ’hotbrevet’ från a-kassan varit ännu otrevligare att få!”

Men, det tar inte slut där. Systemet skapar nämligen inte bara automatiska SMS och automatiska meddelanden till a-kassan. Ytterligare någon dag senare kommer brevbäraren med ett fysiskt brev från Arbetsförmedlingen till min vän, med samma hotfulla men felaktiga och två gånger korrigerade budskap.

brev från AF

”Du kontaktade inte Arbetsförmedlingen som vi hade kommit överens om. Vi har därför informerat din a-kassa… ”

Så man kan konstatera att systemet uppenbarligen genererar  en hel del arbete. Fast kanske inte på det sätt som var tänkt.

PS: De inbyggda hoten är nog en bidragande anledning till att så många dök upp. ”Eftersom Arbetsförmedlingen har makt över hela min försörjning är jag en mycket lyhörd medborgare. Säger AF: ‘Hoppa!’ frågar jag ‘Hur högt?’ (om jag får tag på någon att ställa frågan till)” skriver Essa i en läsvärd bloggpost.

Taylorism vs praktisk kunskap

Publicerad 16 februari 2014 | 1 kommentar

Intressant läsning i den relaterade frågan om management: boken Kloge hænder – alltså ”Kloka händer” – med undertiteln Ett försvar för hantverk och yrkeskunnande av Mattias Tesfaye, fackligt aktiv murare.

tefaye-bokomslag
Så här omtalas boken av Merete Mazzarella i SvD (16 jan 2014):

”De senaste decennierna har utvecklingen däremot gått åt fel håll, menar Tesfaye. (…)
Problemet är en modern managementkultur med ledare som ingenting vet om arbetets innehåll och som i första hand är inställda på att kunna spara genom nedskärningar. De föreställer sig att manuellt arbete – exempelvis städning – inte förutsätter något yrkeskunnande utan kan utföras av vem som helst. (…)
Samtidigt används oceaner av tid – både de anställdas och ledningens – för att administrera, dokumentera, evaluera, registrera, arkivera och kontrollera. Ja, det är för alla de senare uppgifterna snarare än för det egentliga jobbet man nyanställer. Det kan tyckas paradoxalt men det verkar faktiskt vara ett av Lenins motton som gäller i modern marknadsekonomi …”
Handfast försvar för praktisk intelligens

Inledningskapitlet går att ladda ner i pdf-format (12 sidor) från danska förlaget Gyldendals.

Låt oss utbilda verksamhetens folk!

Publicerad 16 februari 2014 | 1 kommentar

Vi kan nog vara överens om att de som arbetar i verksamheten har de bästa förutsättningarna att utveckla dem. Då borde vi välkomna att sjuksköterskor, lärare, snickare, städare, bussförare, parkeringsvakter, vaktmästare utbildas om de digitala möjligheterna.
Det är precis vad Malmö Yrkeshögskola velat göra. Men alla är inte med på noterna.
facepalm

”Malmö Yrkeshögskola har tillsammans med skolchefer, kommuner, förlag, fackförbund och skolexperter ansökt om en ny utbildning inom Producent Mobilt Lärande, där pedagoger, lärare och andra som arbetar inom skolan eller med lärande ska få egna kunskaper i att göra läroappar och digitalt övningsmaterial till både förskolan och skolan.

Avslag. Myndigheten för yrkeshögskolan kräver att studenterna ska ha en teknisk bakgrund med förkunskapskrav programmering. Förkunskaper inom pedagogik och lärande räknas inte.

Skolan har tillsammans med regioner, sjukhus, forskare, klinikchefer, branschorganisationer och företag ansökt om att få starta en ny utbildning till utvecklare för mobila lösningar inom hälsa och sjukvård, ett område som snabbt håller på att bli en global mångmiljardmarknad. Här önskade arbetslivet att studenterna skulle ha bakgrund från och förståelse för hälsa och sjukvård.

Avslag. Myndigheten för yrkeshögskolan kräver att studenterna ska ha en teknisk bakgrund med förkunskapskrav programmering. Förkunskaper inom hälsa och sjukvård räknas inte.”
Malmö Yrkeshögskola på Facebook (14 feb 2014)

Det här är så märkligt att … ja, man häpnar.

Det kanske finns andra skäl att inte bevilja en sådan utbildning. Ekonomiska skäl, konkurrensskäl? Jag erkänner att jag inte vet. Men vad jag vet är att motiveringen är helt uppåt väggarna.

Under hösten 2014 blir det därför inga utbildningar för Producent Mobilt Lärande eller Digital Health Care. Däremot kommer utbildningar för mobilspelsprogrammerare att starta 2015.

Är det verkligen fler mobilspel vi behöver för att utveckla samhället?

Och har vi inte nog med exempel på hur det blir när man fokuserar på de tekniska sidan av utveckling – som Pust?

- Att lära sjukvårdspersonal ta fram mobila lösningar inom hälsa och sjukvård hade kunnat ge en helt ny välfärdsindustri, en mångmiljardmarknad som samtidigt ger stora välfärdsvinster, konstaterar en irriterad Claes Magnusson på högskolan.
- Vi hade kunnat få en fantastisk chans lyfta skolan med hjälp av ny teknik i kombination med nya, lokalt framtagna interaktiva studiematerial.
- Genom sin feltolkning berövar Myndigheten för yrkeshögskolan tusentals studenter fantastiska möjligheter, myndigheten hindrar svenska företag att växa globalt och myndigheten stoppar effektivt entreprenörskap inom nya snabba tillväxtområden där Sverige skulle kunna ligga i framkant. Det är oförlåtligt och oförsvarbart.

Läs också:
Sverige skulle kunna bli världsledande inom god digital design
Sjuksköterskans idé gav lugnare och säkrare operationer.
Vem gör sig en förmögenhet på arbetslivets appar?
Klokt om digital design – i Norge
Economist: Sverige utnyttjar inte sitt kunnande
Sveriges vanligaste yrke, framtiden, och den digitala tillväxten

Bild: jazbeck/flickr under cc-licens

Moment 22: Dokumentera all tid som inte…

Publicerad 16 februari 2014 | Inga kommentarer ännu

… läggs på dokumentation!

Briljant gestaltning av det nutida moment 22 från Børge Lunds seriestrip Lunch.

En medarbetare lägger fram en rapport för sin chef:briljant norsk seriestrip om administration
- Som du ser, Bache, bruker vi opptil 80% av tiden på rapportering och dokumentasjon.
- 80%?
- Elendig bruk av ressurser.
- Hva gjør man de siste 20% av tiden? Ingenting?
- Vel … det sier ikke disse dataene noe om.
- Da starter vi der! Jeg vil at man dokumenterer hvert eneste minutt man ikke bruker på rapportering.

I Norge är debatten om byråkrati mycket livligare än i Sverige, vilket man kan se till exempel om man följer hashtaggen #byråkrati på twitter.

”80 % på administration” låter kanske som en helt besinningslös siffra, men faktum är att tidsstudier visat att sjuksköterskor inom hemsjukvård och särskilda boenden använder bara 20 procent av sin arbetstid till vård av patienter (Vårdfokus, 1 juli 2013).

/Uppdaterat med länk och källa. Köp Lunch-album här. (PS: Jag vet inte vad serien heter eller vad den kommer ifrån. Den har inte publicerats för att utgöra intrång i upphovsrätten. Hjälp med källa, någon?)

Därför blir it-system osäkra

Publicerad 8 februari 2014 | Inga kommentarer ännu

It-register i Stockholms stad har ”bristande säkerhet” enligt SvD idag.

Det handlar om ”Paraplysystemet”, ett heltäckande socialregister för ärenden inom både äldreomsorg, handikappomsorg och individ- och familjeomsorg inom Stockholms stad och alla stadsdelsnämnder.

Rubriken är lite oegentlig; man har inte konstaterat något läckage. Däremot befarar man att systemet kan missbrukas:

”Så många som 636 personer har i it-systemet fått behörighetsgraden ‘verksamhetschef’ eller ’sektionschef’ – långt många fler än det antal som faktiskt har de rollerna. Att användare har en högre behörighetsgrad än vad de egentligen ska ha är en brist som påpekas upprepade gånger i rapporten.”
IT-register läcker känsliga uppgifter (SvD, 8 feb 2014).

Jag har granskat verksamhet i flera kommuner och andra organisationer – och kan bekräfta att så här ser det verkligen ut i många fall.

Men varför? Två skäl: När it-systemen konstrueras och sätts i drift är det ledning och it-projektledare som sätter roller i systemet. De har sällan tillräcklig kontakt med de verkliga användarna och verksamheterna. De roller som sätts blir därför teoretiska regelbok-skonstruktioner, som stämmer dåligt med hur arbetet verkligen bedrivs.

nycklar i kassaskåpI de flesta verksamheter måste man nämligen ofta dela på arbetsuppgifterna, för att det ska funka i praktiken. I alla skolor jag undersökt har till exempel rektor varit tvungen att dela behörigheter med sin administratör: för att det ska funka i praktiken. Förvaltningen kan till exempel ringa och kräva besked om någon detalj samma dag. Om rektor är borta måste någon annan göra jobbet. Andra absurda fall var att administratören hade ansvar för lönerna för vikarierna, men till hennes behörighet hörde inte att få se avtalet där det stod vilken lönen var.

(Det är lika i många branscher. Min vän Tommy jobbade en sommar som vikarierande redigerare på en kvällstidning. ”Jag hade ett helt gäng lösenord – inklusive nattchefens samt politiska chefredaktörens – för att arbetet skulle fungera”, berättar han.)

Det viktigaste orsaken i dagens verksamhet är i sin tur den snabba och starka ökningen av administrativa uppgifter, som gjort att chefer i de flesta verksamheter inte har en chans i världen att göra allt de åläggs. De måste delegera.

Man kan jämföra lite med förr i tiden. En chef kunde ge en bunt fakturor på småbelopp eller enklare beslut till sin assistent att hantera, medan hen själv behöll de viktiga papperna hos sig.

När nu allt ligger i besluts- och ekonomisystem, är konsekvensen att medarbetaren får bli ”chef” i systemet. I stället för att ge assistenten en begränsad bunt enkla fakturor får hen ”nycklarna till kassaskåpet” – en hög inloggningsbefogenhet.

Problemet är alltså egentligen inte ”dåligt säkerhetsmedvetande” hos användarna, som ofta försöker göra det bästa av för höga och motstridiga krav. Problemet är dålig insikt hos ledningar och it-projekt om hur verkligheten är beskaffad.

”Strängare säkerhet” i traditionell it-mening är därför en till stor del meningslös eller till och med kontraproduktiv åtgärd. (Se till exempel Allt fler anställda rundar it-säkerheten, CIO Sweden 21 sep 2012.)

Ska man komma tillrätta med denna säkerhetsrisk, krävs att man tänker om och bättre studerar hur arbetet verkligen utförs – och framför allt, minskar kraven på administration.

Bild: Chenthil Mohan/flickr under cc-licens.

fortsätt leta »
  • Köp boken

  • Kontakt

    Jonas Söderström
    Jonas Söderström
    Tel: 0760-47 58 47
    Mejl: jonas@kornet.nu
    Twitter: @jonas_blind_hen
  • Om boken

    “Jävla skitsystem!” är den första boken på svenska – och så vitt känt i världen - som tar upp problemen med dåliga datasystem ur ett konsekvent arbetsmiljöperspektiv. Usla datasystem gör oss frusterade, arga, stressade på jobbet. Ändå är det vanligt att användarna tar på sig skulden - och inte ser att det egentligen är de usla systemen som behöver förändras. Den här boken hjälper dig att känna igen hur datasystemen stressar - och hur vi kan försöka börja ta tillbaka kontrollen.
  • Prenumerera