Knökfullt på GillaJobbet-mässan

Publicerad 25 oktober 2012 | Inga kommentarer ännu

Mitt seminarium på Gilla Jobbet-mässan igår – på Skyddsombudens dag! – var överfullt. :)

Och i morgon är det fullbokat på seminariet på Dataföreningen i Sundsvall. :)

Checklista för utbildning i nya system

Publicerad 24 oktober 2012 | 1 kommentar

Användare kan vittna om att utbildningen i nya system ofta är svag, ibland helt obefintlig. (Och konsulter eller leverantörer kan ofta vittna om att utbildning är det första som skärs bort när det till exempel börjar bli ont om tid i projektet.)
Och om blir konflikt runt ett dåligt system, kan man ofta höra användarna ilsket säga: Vi har inte fått någon utbildning i det där systemet! Inte sällan kan då arbetsgivaren replikera, att ”Det har ni visst det!!”

Uppenbarligen har man helt olika bilder av vad utbildning borde vara, och vad den borde innehålla.

För att hjälpa till att förebygga sådana problem, har jag tagit fram ett förslag till en checklista för utbildning i nya system. Du kan ladda ner den och använda den fritt här: Checklista för planering av utbildning vid nya system (version PA04) (pdf, 5 sidor).

Checklistan är tänkt användas för att representanter för slutanvändarna (t ex arbetsmiljöombud) och representanter för projekt- eller verksamhetsledning i förväg ska komma överens om

• vilken utbildning och stöd som behövs – till exempel introduktioner, grundutbildning, införandestöd och repetionsutbildningar
• vilka mål och krav som ska ställas,
• vad utbildningen ska innehålla, och
• hur den ska genomföras.

Tanken är att den ska fungera som ett avtal, som inte ska förändras utan att man diskuterar frågan på nytt. Har man kommit överens, ska inte utbildningen kunna skäras bort i slutskedet.

Dokumentet innehåller också en del förslag på saker att tänka på, när man planerar.

Betrakta checklistan som en betaversion. Skicka gärna synpunkter och förbättringsförslag till jonas@kornet.nu.

Checklistan ligger under en CC-licens. Den kan användas och kopieras fritt, men får inte användas kommersiellt. Du får t ex inte sälja den eller lägga in den i en annan produkt och ta betalt för den.

Uppdatering (30 okt 2013): Ny version (PA04) av checklistan

Arbetsmiljöorganisation med problem

Publicerad 20 oktober 2012 | 1 kommentar

Lärare måste avbryta semestern och fysiskt ta sig innanför arbetsplatsens fyra väggar, bara för att uppdatera epostens lösenord.

Men lärare är långt ifrån de enda som tvingas till det. Redan i fjol la jag ut den här tweeten från ”Mange” (Välkommen tillbaka! Jobbat under semestern?, 8 aug 2011).

Vad jag inte skrev då, var att ”Mange” jobbade på … en välkänd arbetsmiljö-organisation.

Han har numera bytt jobb.

Föreläser i Uppsala, Stockholm och Sundsvall

Publicerad 18 oktober 2012 | Inga kommentarer ännu

En späckad nästa vecka:

• På måndag kväll (22 oktober) föreläser jag för fackförbundet ST i Uppsala.
• På onsdag (24 oktober) pratar jag på arbetslivsmässan Gilla Jobbet i Stockholm
• Och på fredag (26 oktober) har jag en föreläsning för Dataföreningen i Sundsvall.

Möjligen kan det betyda slaget åhörarrekord för en vecka?

Säkerhet hämmar arbetet

Publicerad 18 oktober 2012 | Inga kommentarer ännu

Att behöva avbryta semestern för att åka in till arbetsplatsen för att uppdatera sitt lösenord – är det en rimlig ordning? Det drabbar en stor mängd lärare, enligt CIO Sweden:

”Ett annat problem är alltså att lärarna tappar inloggningen till sitt arbetskonto under sommarlovet. Lösenordet behöver bytas regelbundet för att man ska behålla sin behörighet – men man kan inte byta det när man är inloggad hemifrån. För att behålla tillgången till sitt konto och sin e-post måste man således ta sig till arbetsplatsen under semestern.
– Alla blir utslängda från sina konton i juli, konstaterar Martin.
Detta får flera effekter. En är att skolledningen inte kan nå personalen via e-post. Istället skickar de ut information per post inför terminsstart.
En annan effekt är att lärarna inte kan gå in några dagar före jobbstart för att förbereda sig.
– Och så fort vi kommer tillbaka till skolan måste alla ringa supporten för att låsa upp kontot.”
Skolan: Litar mest på pappersposten, CIO Sweden (21 sep 2012)

CIO har flera artiklar om hur alltför hårda säkerhetsregler dels hämmar arbetet, dels är kontraproduktiva: Allt fler anställda rundar it-säkerheten och Se upp för it-säkerhet! (båda 21 sep 2012).

Skulle du vilja jobba med övervakningspenna?

Publicerad 15 oktober 2012 | 1 kommentar

Bra artikel om övervakningssystemen i hemtjänsten i suntliv.nu:

”Lena har arbetat sex år i hemtjänsten. Under de första åren, när det inte fanns någon digital penna, fick hon en lista varje morgon på vilka brukare hon skulle gå hem till och vad de skulle ha hjälp med.
– Då kunde jag lägga upp jobbet efter eget huvud och det var inte så stressigt.
2009 infördes den digitala pennan, mobipen i hemtjänsten i Borås. Med hjälp av en datorpenna registreras alla aktiviteter hos brukarna. (…)
Lena tycker visserligen att pennan hjälper henne att komma ihåg alla brukare och se till att de får den hjälp de ska ha. Men hon känner sig samtidigt övervakad.
– Vi ska liksom bevisa att vi gör vårt jobb. Det känns som att man inte tror att vi gör det annars. Och varför är det just vi som kollas och inte våra chefer?
– För egen del är det mina gamlingar som gör att jag trivs. Det är viktigt att vi tar hand om dem på ett bra sätt. När jag blir gammal vill jag ha någon som har tid att stanna hos mig en stund och inte stressar runt med en penna.”
Övervakningspenna hjälper och stjälper personalen (16 aug 2012)

De flesta tycker det är jobbigt att vara övervakad. En del tycker det är bra med pennan, men på ett defensivt sätt: nu kan jag inte anklagas för att göra fel. Vad är det för arbetsklimat man har skapat då?

Enhetschefen som intervjuas tycker förstås att systemet är bra. Det ger dokumentation av vad man gjort; av det kan man avläsa om det behövs förändringar. Och frågan om övervakning viftar hon bort.
– Om jag är ärlig och jobbar som jag ska så har jag inget att dölja.

Det är nu exakt vad hemliga polisen i diktaturer brukar säga för att motivera allsköns kontroll och avlyssning; men låt oss bortse ifrån det – det kanske bara var en olycklig formulering.

Men den fråga som journalisten missar att ställa till enhetschefen är dock den här: Om systemet har de positiva effekterna på arbetet – varför registrerar inte du också allt du gör, minut för minut, under din dag med samma penna?

”Stupid bloody system” and the rise of Bureaucracy 2.0: my slides from EuroIA

Publicerad 7 oktober 2012 | Inga kommentarer ännu

My slides from Euro IA:
The slides can be downloaded as a pdf or watched on speakerdeck.

Undercover boss i kundtjänsten: ”Did I press the selfdestruct button?”

Publicerad 6 oktober 2012 | Inga kommentarer ännu

Steph Loughran jobbar i kundtjänsten för utskällda brittiska energiföretaget npower. Hon vet inte att mannen till höger, som pryar på hennes jobb, är företagets VD Kevin McCullough, och att det spelas in för ett avsnitt i brittiska ”Undercover boss”.

Kevin har fått ta emot ett klagomål från en kund, och ska nu registrera det i kundsystemet. Då …

Vad var det som hände? ”Det är ett litet problem vi har”, säger Steph:

Knapparna för att göra anteckningar och för att stänga kontot sitter alldeles intill varandra, förklarar Steph för en chockad vd. – Hur får vi tillbaka dem?, undrar han. – Det går inte, svarar Steph.

I slutet av showen kan naturligtvis Kevin berätta för Steph att de nu investerar i ett nytt ”mycket avancerat” system för kundtjänsten. (Hoppas bara att de vald ett som användartestats.)

Men lika intressant är det samtal de har efter Kevins fadäs. Det värsta med att sitta i kundtjänsten, säger Steph, är byråkratin, Och att inte ha befogenhet att handla, när man vet vad som är fel.

Hela programmet är inte tillgängligt på nätet, men ett annat klipp från npowerchfens besök i kundtjänsten finns på YouTube. Nebusiness har en artikel om artikel om Npower boss is ’humbled’ by staff.

Ett annat inlägg om två nästan identiska kontroller invid varandra: Hur är detta möjligt?, 19 feb 2012.

A ”call to arms to make things better”: Martin Belam on ”Stupid bloody system!”

Publicerad 30 september 2012 | Inga kommentarer ännu

Martin Belam at Currybetdotnet has a nice and thoughtful review of my talk at EuroIA:

”Jonas had a significant point to make about traditional user testing though. It is based around testing consumer products, where watching a few people for an hour each is good enough. Jonas doesn’t think that cuts it in the workplace – he suggested that whole teams need to watch someone do their job for two whole days before they can design for them.

I certainly agree that it is difficult to design work systems, even when you have done observation. I designed the Guardian moderation system based on observations of the moderators at work, and tried to incorporate some of the workarounds they had developed using Google Docs into the system. Within a few weeks of launch, they had to develop more workarounds, because I hadn’t captured everything they needed to do in all of their working days and hours.”
“‘Stupid bloody system!’: Bad IA in the workplace” – Jonas Söderström at EuroIA,

Datasystem i överflöd

Publicerad 26 september 2012 | Inga kommentarer ännu

Stefan Arbratt, enhetschef inom Göteborgs kommun, har försökt räkna efter hur många system han använder i jobbet och som kräver lösenord.. Det gick snabbt att komma upp över 20, av vilka det här är ett urval:

• Treserva (biståndsuppdrag etc)
• WebbSotis (fd system för biståndsuppdrag etc)
• Giraff (ekonomi, internfaktura)
• Horisonten (ekonomi, redovisning)
• Prognosprogram (ekonomi)
• Winst (upphandlingssystem för inköp)
• Rappet (rapportskrivande)
• Personec (personalrapportering)
• Time Care (personalens schemasystem)
• Winlas Webb (Las- och vik-dagar för medarbetare)
• Time Care pool (boka vikarier)
• Lisa (tillbud och skadeanmälan)
• Adato (rehabiliteringsprocessen)
• Offentliga jobb (rekrytering)
• Telefonkatalogen (för att kunna ställa in hänvisning vid möte, semester etc på telsvararen)
• Boka bil (bilpool i förvaltningen)
• Lotus Notes (mailen)
• Webbmail (hemifrån)

En liten koll med en kollega gjorde listan ännu längre:

”Även han hade en lista över det som kan räknas som system vi arbetar i. Den var än mer omfattande. Börjar vi räkna in olika handböcker, Excel, Word, PowerPoint, anmälan av fallrapporter och avvikelser, synpunktshantering, databaser för bokningar av utbildningar, bilpooler, enkätsystem, diariet, och för protokoll från förvaltnings- och sektorsledning så känns det som det aldrig tar slut.”
Datasystem i överflöd, Visions medlemsblogg 12 sep 2012