Ny rapport från Unionen: Det blir inte bättre
Publicerad 10 maj 2011 | 1 kommentar
Ingen förbättring av användbarheten hos arbetslivets it-system. Och användarna tycker de har betydligt sämre möjligheter att påverka rutiner och arbetssätt när nya it-system införs idag, än för tre år sedan.
Det gäller i alla fall för tjänstemannasektorn, enligt den undersökning som fackförbundet Unionen just publicerat. (Finns som pdf på på Slideshare).
Ungefär hälften av tjänstemännen säger att deras system är svåra att lära och att hitta i. Ungefär lika många svarar att IT-systemen styr deras arbete på ett onödigt och besvärande sätt.
Man måste säga att det är ett utomordentligt dåligt betyg.
Bara 30 procent är nöjda med hur de har fått påverka rutiner och arbetssätt i årets undersökning. 2007-2008 var det 44 procent. Färre än 1 på 10 säger också att fack eller arbetsmiljöorganisationer varit med när man infört nya system.
Undersökningen är en uppföljning av de studier som gjordes 2007 och 2008. För årets undersökning har 2500 tjänstemän svarat på en webbenkät. Till största delen är det samma frågor som ställts varje år.
En ny fråga gäller hur mycket tid tjänstemännen uppskattar att de förlorar på grund av systemen inte fungerar som de önskat. Snittet ligger på 45 minuter om dagen. (15 procent säger att de förlorar en-två timmar om dagen; ytterligare lika många tror att de förlorar två timmar eller mer!)
En försiktig omräkning i pengar ger att det skulle vara nästan 13 miljarder kronor som i så fall slösas bort på ett år, bara inom tjänsemannasektorn. (Jag har dock anledning att tro att uppskattningen kan vara i underkant; mer om det i en senare bloggpost.)
Det är bra att Unionen håller uppe trycket med dessa undersökningar; det gör att man kan se utvecklingen över tid. Så många överraskningar är det dock inte i materialet. Själv tycker jag det är dags att göra mer kvalitativa undersökningar.
Till exempel är det kanske lite för brett att be de svarande instämma i påståenden som ”IT-systemen underlättar utförandet av mitt arbete” eller ”Jag har fått nödvändig information och kunskap för att använda IT-systemen”.
Med den mängd system som varje användare har att hantera är det förmodligen så att man är ganska nöjd med vissa, och mera missnöjd med andra. Men vilka? Och i så all varför?
Det är stor skillnad på mejl-system och affärssystem, till exempel.
Som forskaren Raffaella Sedun påpekar har de sannolikt radikalt olika påverkan på arbetet (se Gör mejl företaget mer toppstyrt?). Det är förmodligen inte så fruktbart att bunta ihop dem, så som ofta görs just i Sverige, under beteckningen IKT.
Det framgår också indirekt av Unionens undersökning att en mycket stor del av användarna är mycket nöjda med sina mejlprogram. Om man undantog mejl från frågan om IT-systemen underlättar arbetet – hur skulle svaret bli då? Min gissning är att betydligt färre då skulle svara gillande.
Fler små lösa delar
Publicerad 5 maj 2011 | 1 kommentar
För att spinna vidare på temat med att it-system i offentlig sektorn bör utvecklas till mindre och självständigare program:
Den här intervjun i ITiVården tog upp samma tema:
Små flexibla applikationer kan lösa vårdens it-problem (ITiVården, 23 mars 2011)
Jag ska tillägga att det här med små enheter är en förändring på lång sikt. Det är inget vi har klart imorgon, och det finns många saker att lösa på vägen.
Men flera instämmer: se kommentarerna under intervjun och på bloggen Teorin möter verkligheten: Lösa förbindelser är inte så dumt.
Alla utvecklare jobbar i supporten!
Publicerad 2 maj 2011 | 1 kommentar
I förra veckan hälsade jag på hos Monitor i Hudiksvall.
Monitor är ett svenskt affärssystem för små och medelstora företag, framför allt tillverkningsindustri. Och sannolikt ett av de bättre. Det är det enda affärssystemet som blivit certifierat av användare (via UsersAward).
Vad som framför allt imponerade på mig vid besöket var att samtliga medlemar i utvecklingsteamet också turas om att sitta i supporten. Det betyder alltså att alla utvecklare har regelbunden direktkontakt med riktiga användare, och får höra om deras erfarenheter och problem.
Och det är i allmänhet ett riktigt bra recept för att bygga ett bra system. (Och naturligtvis ganska svårt om man har utvecklarna i Bangalore …)
PS: Ytterligare ett skäl till att gilla Monitor är t.ex. att de har infört vinstdelning för alla anställda.
En bättre strategi för offentlig sektor
Publicerad 1 maj 2011 | 1 kommentar
Bilden i inlägget ”Myndigheterna måste öppna sina system – för inmatning” kommer från den presentation jag höll på IDGs event för chefer i statsförvaltningen, den 15 april i år (Henrik Löwenhamn från Riksantikvarieämbetet har bland annat bloggat om dagen).
25 minuter – som jag hade på mig – är inte mycket för att försöka presentera en bättre strategi för något så stort som IT i offentlig sektor. Men jag gjorde ett försök.
Själva presentationen finns här nedan: för en gångs skull såg jag till att bearbeta slajdsen och lägga in allt jag sa, så den ska vara relativt begriplig även för den som inte var där (mina talarkommentarer syns om du ser den på Slideshare).
Bilden till höger ovan av Anna Toss / Flickr under cc-licens.
Myndigheterna måste öppna sina system – för inmatning
Publicerad 28 april 2011 | 4 kommentarer
Våra myndigheter måste öppna upp sina system – och låta fler bygga det som de idag monopoliserar: inmatningen i sina egna system. Då skulle användarnyttan och utvecklingstempot öka dramatiskt.
Det är poängen med demon av VAB-appen som jag la upp på bloggen härom dagen.
Jag utlovade att VAB-appen hade en särskild historia. Och den är delvis personlig.
Det började 2007. Det året arbetade jag som interaktionsdesigner för Försäkringskassan. Det uppdrag som vi på InUse hade var att utveckla självbetjäningstjänster på webben för flera av de förmåner som Försäkringskassan har hand om.
Grundtanken var klok. En stor del av Försäkringskassans tid togs upp av människor som ringde och frågade om tre rätt enkla saker: Har ni fått mina papper? När får jag mina pengar? Hur mycket blir det?
Om man i stället kunde ge besked om detta via webben skulle mycket tid sparas, som kunde läggas på mycket angelägnare, tyngre fall.
Därför hjälpte vi Försäkringskassan att arbeta fram ett koncept för ”Mina sidor”. Mina kollegor Lina Holmgren och Ingrid Domingues på InUse gjorde en grundlig effektkartläggning, och tog därefter fram personor, systemtyp, och ett första koncept.
Utifrån konceptet arbetade jag sedan med interaktionsdesign av ”Mina sidor”, och med att förenkla ansökningarna för föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning (som oftast går under namnet VAB, Vård av barn).
I dag har flödet för föräldrapenning upp till nio steg. Jag tog ner det till tre och förenklade interaktion och gränssnitt. Här ser ni steg ett (klicka på bilden för att se en stor version).
Våra skisser och prototyper testades och fick mycket höga betyg. För testerna rekrtyterades personer som uttryckligen sa att de inte ville sköta sina Försäkringskasse-ärenden på nätet. Testledaren Mikael Aldman berättade, att han ”aldrig sett så många tappade hakor i ett test”. En vanlig respons från testpersonerna var att ”men om det ser ut så här, då skulle jag använda kassan på webben!”
Allt såg alltså lovande ut. Men när Försäkringskassans dåvarande ledning beslöt att ersätta sina gamla system med ett tyskt affärssystem blev det, som ni säkert minns, ett tekniskt haveri av historiska dimensioner. (Som en parentes kan nämnas att mina kollegor på ett tidigt stadium bestämt hade avrått ledningsgruppen från att använda ett sådant system. De lyssnade inte.)
Under lång tid efter haveriet var jag oerhört frustrerad. Jag var säker på att inget av det jag hade designat någonsin skulle se dagens ljus. Det kändes trist, när jag visste vilken potential som fanns. Till saken hörde att jag också nästan arbetat ihjäl mig med designen. Ledningens tidplan var mycket pressad och helt orealistisk, men utmaningen gjorde att jag jobbade 16-18 timmar per dygn. Tills jag gick in i väggen.
Vad gällde designen fick jag så småningom – lyckligtvis! – fel. Efter att ha reorganiserat verksamheten, städat upp efter fiaskot och börjat om med den tekniska utvecklingen från ruta ett, kunde Försäkringskassan sommaren 2010 faktiskt lägga ut delar det vi tagit fram som ”Mina sidor”. Det ledde till att forsakringskassan.se hösten 2010 korades till bästa myndighetswebbplats av Internetworld – med ”Mina sidor” som uttryckligt skäl.
Det var naturligtvis roligt att något som jag designat 2007 räckte till utnämningen ”bästa webbplats” 2010.
Men samtidigt hade det ju tagit mycket lång tid.
Och 2008, när frustrationen över att det verkade gå fel med det mesta i teknikprojektet hängde tung, började jag fundera: det här med VAB till exempel. Skulle det inte gå att göra ännu enklare?
Så jag satte ihop koncept-demo för en VAB-app för touch-skärm.
Poängen med demon är dock inte att bara att visa upp en snabb design. Det finns en ännu viktigare poäng.
Vi kan ha många olika kontakter med myndigheter. Vi ska anmäla att vi varit hemma med sjuka barn. Eller ansöka om bygglov eller dagisplats eller studiemedel. Vi ska intyga att vår inkomst inte är högre än vad vi sagt, eller ange vilken typ av sophämtning vi vill ha till vår sommarstuga.
I nästan samtliga fall ska vi ge ifrån oss olika uppgifter om oss själva.
Förr använde vi blanketter. Nu har myndigheterna webbplatser där vi ska mata in information.
Problemet är att myndigheterna envisas med att bygga dessa webbplatser själva. De tar i praktiken monopol på att själva inmatningen – den digitala ”blanketten”.
Men att bygga blanketter, om så digitala, bör inte vara myndigheternas kärnverksamhet. Myndigheternas kärnverksamhet är att fatta beslut. För att fatta rätt beslut behöver man bara ha rätt data. Ett bra formulär finns det många som kan göra.
Vad myndigheterna ska ha är så kallade API:er för sina system – öppna gränssnitt, som gör att vem som helst kan bygga ett system för inmatning till det. Det myndigheten ska verifiera är att dessa system ger korrekta uppgifter in. Det räcker. Någon skulle alltså kunna bygga en VAB-app för iPhone. Eller för Nintendo Wii. Eller Kinetic. Eller Kindle, om så vore. Plattformen spelar ingen roll: bara det är rätt data som skickas in.
Ni har säkert hört om kampen för att myndigheterna ska öppna upp och släppa sina data fria. Det är bra och rätt. Men det kommer inte att revolutionera Sverige.
Här talar vi om ett omvänt behov: att myndigheterna ska öppna upp för att ta emot data. Det har, menar jag, potential för att förändra Sverige i mycket högre grad. Framför allt för att vi då skulle få mer av en öppen marknad, och därigenom konkurrens och ett förändringstryck på offentliga sektorns system.
En VAB-app för Kindle kanske inte är så realistisk eller praktisk. Och det finns en del saker att ta hänsyn till, när det gäller legitimation till exempel. Men de kan lösas. Och en troligare kandidat till VAB-app eller annan inmatning kanske är din internetbank? Jag skulle kunna tänka mig att många banker skulle vilja erbjuda tjänsten ”Anmäl VAB när du är inne hos oss! Du är redan inloggad och pengarna kommer rakt in på ditt konto!”
Så min poäng är: hade Försäkringskassan haft ett sådant öppet API för inmatning …
… så hade VAB-appen kunnat vara verklighet redan 2008.
Jag funderar på hur mycket tid det kunde ha sparat?
PS: När Försäkringskassans ”Mina sidor” nu haft premiär (till vissa delar), visar det sig att de ursprungliga målen faktiskt infriats. Antalet telefonsamtal om triviala ärenden har minskat drastiskt. Och användarna har kommit med spontant samma beröm, som de ursprungliga testerna visade. DS
Taggar: api > effektkartläggning > Försäkringskassan > SAP > VAB
Det handlar inte om teknikpanik!
Publicerad 28 april 2011 | 8 kommentarer
Organisationen Prevent, som driver arbetsmiljöfrågor, har gjort en ganska rejäl satsning på frågor kring den digitala arbetsmiljön på en ny del av sin webbplats.
Där finns flera sidor med råd och en möjlighet att göra en enkät om hur man upplever IT-relaterade stress på arbetsplatsen.
Det är ambitiöst. Och en hel del klokt finns där.
Men. Kanske är jag petig nu, men jag tycker ändå att man har hamnat helt fel. Sajten heter Teknikpanik, med adressen www.prevent.se/teknikpanik/.
Jag antar att man ville vara lite rolig. Men både utgångspunkten och associationerna blir helt åt skogen.
Panik är en individuell åkomma, en sinnesstämning. Det är också ett ord för ett överdrivet, ologiskt beteende: ”besinningslös skräck” som ”medför impulsiva reaktioner” och ”orsakar förvirring”, ”förhindrar förnuft och logiskt tänkande”, definierar ordboken bland annat.
Det är alltså paniken som är problemet, utlöst av något som kanske inte egentligen är så farligt.
Skulle man kunna tänka sig att en material om hälsoriskerna med lösningsmedel döptes till ”Kemipanik”? Skulle en sajt om belastningsskador kunna heta ”Tungalyftpanik”?
Begreppet ”Teknikpanik” passar väl ihop med föreställningen att det är de anställdas karaktär, kunskaper och ”bristande datormognad” som är problemet. En mogen person drabbas inte av panik, eller hur?
Det är dessutom vanligt att just i samhällsdebatten använda sammansättningen ”[företeelse]+panik” i förlöjligande syfte om något man tycker är överdrivet.
Vi har ”moralpanik”, en nedsättande beteckning på överdrivna moraliserande och fördömande reaktioner på nya tekniker (video, dataspel med mera) och enligt Wikipedia ”besläktat med masshysteri”.
Det finns en hel del gott innehåll i Prevents sajt (likväl som en del som kan förbättras). Men det kan inte hjälpas.
Namnet drar ner en annars ambitiös satsning.
Det är så oerhört viktigt att vi flyttar fokus för frågan om teknikens inverkan på arbetslivet bort från den individuella arenan. Den felaktiga fokuseringen är en del av själva problemet. (Och det hjälper inte att det finns ett finstilt ”Konsten att undvika” ovanför ”TEKNIKPANIK” i loggan.)
Hallå Prevent! Häll ut, gör om!
Bild: Panic by LunaDiRimmel/Flickr, under a CC-license
Att vabba – så enkelt kunde det vara
Publicerad 18 april 2011 | 8 kommentarer
Det här är en konceptskiss till en app som syftar till att underlätta vardagen, som jag gjorde redan 2008. Titta helst i fullskärmsläge!
Att anmäla VAB (Vård av barn) skulle kunna vara så mycket enklare. I stället för att fylla i fält med personnummer och uppgifter skulle du kunna peka och dra på din touch-telefon eller pekplatta, och använda bilder på dina barn och enkla symboler.
Skissen har en särskild historia (mer om den i inlägget ”Myndigheterna måste öppna sina system – för inmatning”).
En av sakerna som gör det krångligt idag, är att vi ofta trixar och lappar för att få det att gå ihop, när barnen är sjuka. Vi tar ut en halv VAB-dag (eller Tillfällig FöräldraPenning, TFP, som det egentligen heter) och en halv semesterdag. Den andra föräldern är hemma en halv dag, du jobbar hemifrån, flexar …
I efterhand kan det vara svårt att komma ihåg vad man gjorde (och vem som gjorde det). Och dagens system underlättar inte livet för oss. Har du otur kanske du till och med blir anklagad för fusk, eftersom du råkat rapportera VAB när den andra föräldern var hemma. Det finns nämligen idag inget sätt för dig att se vad barnets andra förälder har rapporterat in.
Över huvud taget är systemet ganska dåligt anpassat till dagens verklighet. Och tyvärr tar det fruktansvärt lång tid att förändra.
Och det är det allmänna problemet – men mer om det i en senare post.
Musiken i filmen är av Svetoten under CC-licens från jamendo.com.
Heldag för statsförvaltningen 15 april
Publicerad 12 april 2011 | Inga kommentarer ännu
På fredag, den 15 april, ska jag försöka ruska om statsförvaltningen.
Då ska jag prata under rubriken ”Bort från ’Jävla skitsystem’! En bättre strategi för offentliga sektorns it-system – för medarbetarna och för medborgarna.”
Evenemanget är ComputerSwedens heldag om strategisk statsförvaltning på Grand Hotel i Stockholm. Om du arbetar som beslutsfattare på en myndighet eller statligt verk, anmäl dig – seminariet är gratis!
Dagens system: ”… eller någon annan flerpl”
Publicerad 12 april 2011 | Inga kommentarer ännu
Skärmdump inskickad av Peter Krantz:
Går det ens att begripa det lilla som är rättstavat i denna dialogruta??
PS: Peter berättar: ”Jag valde det sista alternativet med hopp om att aldrig få några frågor igen …”
Effektkartläggning på IA Summit
Publicerad 7 april 2011 | 1 kommentar
Här är en länk till presentationen av effektstyrning som jag gjorde på IA Summit i Denver. Intresset var tämligen stort., glädjande nog, med rätt många kommentarer, tweets och nedladdningar från Slideshare efteråt.
« gå tillbaka — fortsätt leta »
