Behövs det en lag mot dåliga IT-system? Nej!
Publicerad 7 februari 2012 | 2 kommentarer
Ibland får jag frågan om det skulle behövas en lag mot dåliga datasystem. Svaret på den frågan är nej. Det behövs inte – för den finns redan.
Det räcker alldeles utmärkt med Arbetsmiljölagen. Paragraf 1 i kapitel 2 slår fast:
Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll skall utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. [min fetstil]
Det ges inget undantag för digital teknik.
Paragraf 5 i samma kapitel av Arbetsmiljölagen stadgar att
Maskiner, redskap och andra tekniska anordningar skall vara så beskaffade och placerade och brukas på sådant sätt, att betryggande säkerhet ges mot ohälsa och olycksfall.[min fetstil]
Betryggande säkerhet. Återigen, det finns inget undantag här för digitala tekniska anordningar.
Det andra kapitlets allra första paragraf inleds dessutom så här:
Arbetsmiljön skall vara tillfredsställande med hänsyn till arbetets natur och den sociala och tekniska utvecklingen i samhället. [min fetstil]
Vad som sägs här är alltså det inte duger att använda föråldrad teknik eller föråldrade metoder. Om samhället rör sig framåt, måste också arbetsmiljön hänga med.
Det gäller förstås också IT.
Och här ser vi också hur fler och fler nu inte nöjer sig med sämre digitala verktyg på jobbet. Men arbetsgivaren har alltså en skyldighet att gå någorlunda i takt med utvecklingen (även om det inte är ett kav att alltid använda det allra senaste).
Hittills har arbetsmiljölagenbara sällan tillämpats på it (men nu kommer det exempel).
Ändå det är förmodligen så, att en stor del av företagen i Sverige begår arbetsmiljöbrott varje dag.
Arbetsmiljölagen är generell. Det är en styrka. Men; det finns också några punkter där man kanske kan fundera på om den behöver uppdateras. Mer om det i nästa bloggpost.
Facket hotar stoppa verksamheten på grund av krånglande datasystem
Publicerad 7 februari 2012 | Inga kommentarer ännu
Ärendehanteringssystemet Treserva orsakar svår stress för de anställda inom socialtjänsten i Göteborg. Akademikerförbundet SSR har nu anmält kommunen till Arbetsmiljöverket.
Systemet är opålitligt och ger otillräckligt feedback. Man kan trycka på ”Spara” när man skrivit en hel utredning om en klient, men vet inte om den verkligen har blivit sparad eller bara försvinner. Eller lagt in ett utbetalningsbeslut, som inte registreras trots att man tryckt på ”Enter”.
Det betyder i sin tur, att människor inte får sina pengar i tid. Många klienter lever med mycket små marginaler, och om utbetalningen av bidrag försenas blir situationen mycket besvärlig för dem, och de blir arga och desperata. Socialsekreterarna har i flera fall upplevt sig hotade.
De anställda i socialtjänsten kläms därför mellan ett system de inte kan påverka, och de medborgare som inte får den service de har rätt till.
Kommunen har fått hyra in väktare från vaktbolag till socialtjänsten.
Systemet har varit i drift något år i Göteborg, men problemen har blivit värre den senaste tiden, när fler och fler användare börjat det. Leverantören Logica kan inte säga vad problemen beror på. Det finns en misstanke om att belastingen på systemet ibland blir för hög. Därför har socialsekreterarna uppmanats att komma in före ordinarie arbetstid, eller stanna kvar på kvällen, och registrera ärenden då, när belastningen antas vara lägre.
Akademikerförbunder SSR har gjort en så kallad 6:6a-anmälan, det vill säga en anmälan med stöd av Arbetsmiljölagen, kapitel 6, paragraf 6a. Om inte arbetsgivaren skydsamt kan visa på hur problemen kan lösas, har skyddsombudet rätt att stoppa verksamheten, enligt arbetsmiljölagens paragraf 7:
Innebär visst arbete omedelbar och allvarlig fara för arbetstagares liv eller hälsa och kan rättelse inte genast uppnås genom att skyddsombudet vänder sig till arbetsgivaren, kan skyddsombudet bestämma att arbetet ska avbrytas i avvaktan på ställningstagande av Arbetsmiljöverket.
Akademikerförbundet SSR påtalade redan för ett år sedan risken med systemet för kommunen, och krävde att man måste ha en ordentlig backup-plan, eftersom man kunde förvänta sig att problemen med systemet skulle öka. Men någon sådan har inte tagits fram, och man tvingas nu till panikåtgärder.
Datahaveri orsakar stress och risk för våld i socialtjänsten i Göteborg (Akademikerförbundet SSR, 2 feb 2012)
Svårt för oss att jobba (SVT, 31 jan 2012)
Väktare skyddar socialkontor (SVT, 31 jan 2012)
Datakaos hos socialtjänsten (GöteborgsPosten, 31 jan 2012)
Väktare skyddar socialkontor (GöteborgsPosten, 31 jan 2012)
Fortsatta dataproblem på socialkontor (Sveriges Radio P4, 31 jan 2012)
Krångligt datasystem hotar hälsan (Du & Jobbet, 31 jan 2012)
What’s the waiter doing with the computer screen?
Publicerad 4 februari 2012 | 46 kommentarer
When Richard Gatarski and a few friends wanted to dine in the Swedish city of Norrköping a few weeks ago, they booked a table at a downtown Italian restaurant that seemed nice.
When they arrived, they were greeted by the headwaiter, who asked if they had a reservation. Richard confirmed, and the headwaiter looked at his computer screen.
”Gatarski? Hm, let’s see .. yes, there’s your reservation. Welcome!”
The headwaiter then picked up what Richard first thought must be some kind of new, electronic touch-pen, and moved it toward the screen. Richard is a tech savvy Internet entrepreneur, and therefore quite curious about what kind of new gadget they used at this restaurant. So he leaned in and looked a little closer …
… and suddenly realized that it was a perfectly ordinary whiteboard felt-tip pen. The headwaiter just draw an ”X” over their booking, directly on the computer screen!
”That’s very interesting,” Richard asked the headwaiter. ”How come you do that?”
”Well, you know,” the headwaiter answered with a big sigh. ”The guys that create these kinds of systems … they have …. Well, you can’t do things the way you wanna do them. You can check off a reservation in the system, with the mouse, but hey, it’s at least four clicks away from this screen. And you can’t tell if the guests have been showed to their table or are waiting in the bar. So it’s much easier just to draw on the screen. (And when the evening is over you just wipe the screen with a cloth.) We’re very busy here, and this works just fine.”
The food, by the way, was excellent.
* * *
So, what does this real-world story tell us?
- Computer systems are not always used as the developers suppose.
- People are creative. If they can, they will invent ways to simplify their everyday tasks.
- ”We’re very busy.” Users have a lot of more important things to do at work. The time to learn things, for which the value or purpose is not obvious, is rather spent on things we think are more important (like, making the best sauce the customer has ever tasted).
- Doesn’t the expense for a booking system seem all wasted here? A small real-world whiteboard would probably have solved the task at hand cheaper and simpler.
- There’s a possibility that the computerized booking system (as opposed to a real whiteboard) could generate some kind of statistics: number of guest per month, typical reservation profile for a week, percentage of tables booked for any given period … And the companies selling computer systems (of all kinds, in many businesses) usually push the possibilities to get such data as big advantages with their system. But is it worth the effort? In many cases, a headwaiter would probably know most of what really matters anyway from experience or rule-of-thumb. So the hassle of going through a time-consuming number of clicks, just to generate that data, is probably not worth it.
- And finally: to really find out what’s important to the users, and how a system is actually used, you need to observe real users, in the field.
What’s this: I’m a Swedish UX designer and writer, specializing in systems used in the workplace. This blog is about my most recent book, covering how such badly designed systems are a major cause of stress (and eventually health problems). You can read a bit more about it in English here.
(BTW, the book is quite a success over here; topping the best-seller list in its category.)
If you liked this story, you’ll probably also find this real-world example from health care interesting: The doctor that rocks the mouse (Sep 24, 2012).
Many thanks to Richard for sharing this! :)
Vansinne i vården
Publicerad 3 februari 2012 | 1 kommentar
Tomas Kärrholt, specialist inom allmänmedicin på vårdcentralen Eden i Malmö, beskriver en vanlig dag på jobbet (Tankesmedjan Allmänmedicin, 1 februari).
”Loggar in i Windows. Skriver id-nummer och lösenord. Loggar in i journalsystemet. Skriver id-nummer och lösenord. Loggar in i tidbokningssystemet. Skriver personnummer och lösenord. Loggar in i e-postsystemet. Gläds varje gång att jag slipper skriva in id-nummer och lösenord. Hoppsan, det hade kommit ett mail från Mina Vårdkontakter. Öppnar Mina Vårdkontakter. Stoppar in mitt e-id-kort i datorn. Loggar in i Mina Vårdkontakter. Anger PIN-kod. Jaha, en patient som vill förnya recept på den bra medicinen som han fick på sjukhuset som nu är helt slut och så vill han också boka en ny tid. Öppnar ett annat journalsystem som sjukhuset använder. Loggar in i det journalsystemet. Skriver id-nummer och lösenord. Letar fram rätt anteckning. Loggar ut och stänger ner det journalsystemet. Går in i Mina Vårdkontakter och memorerar patientens personnummer. Går in i journalsystemet och skriver ut medicinen. Fortsätter memorera personnumret och går in i bokningssystemet och bokar en tid. Memorerar datum och tidpunkt och skriver in det i svaret till patienten i Mina Vårdkontakter. Gör en anteckning i journalsystemet att jag har skrivit ut medicinen och bokat en tid, men vilken datum var det nu? (…)”
Tycker du att det här känns bra? Hur alert och motiverad tror du att din läkare, som du anförtror din hälsa till, blir av en sådan här miljö? Hur effektiv?
Och ovantående är bara en del av hans dag. Det fortsätter. Senare på dagen:
Bestämmer mig för en remiss till ortoped. Skriver remiss. Trycker ut den på papper, men pappret fastnar i skrivaren. Ringer IT-support. 7 före i kön. Svar efter 17 minuter. Får hjälp inom 2 dagar. OK. Försöker skriva ut en gång till. Pappret fastnar igen.
Bland kommentarerna kan man bland annat läsa följande:
”Det riktigt jobbiga är att beskrivningen inte är vare sig extrem, överdriven eller tillspetsad. Alls. Ingen som inte arbetar med detta kan väl tro att det är sant.”
”Idag sitter jag och signerar 30remissvar från 2010 en andra gång eftersom vi haft serverhaveri (…) Vårt nya fantastiska PMO har en tidbok där man bara kan boka i tiominutersmoduler vilket är svårt när man har 15 min besökstid… Ansvarigas kommentar är ”ni får ändra era rutiner för så här är systemet”.
I boken rekommenderar jag just att man för en dagbok eller loggbok över den belastning och de problem som it-systemen ger. Så här kan det alltså se ut.
Dagboken kan kanske göras ännu mer utförlig. En del av det som Tomas bara beskriver kortfattat kan innebära ännu mer belastning. Att ”hitta en anteckning i ett journalsystem” kan till exempel vara otroligt tidsödande, då flera journalsystem saknar sökfunktion. Man är alltså tvungen att läsa igenom varje notat – kanske många hundra! – för att hitta just det där en viss åtgärd finns antecknad.
Var och en för sig har alla dessa system säkert framstått som välmotiverade och effektiviserande. Men den samlade effekten är en annan. Den effektivisering, som varje system för sig antagits ge, har försvunnit på vägen.
DIK startar arbetsgrupp för bättre digital arbetsmiljö!
Publicerad 1 februari 2012 | Inga kommentarer ännu
Fackförbundet DIK bjuder in intresserade medlemmar till en arbetsgrupp om digital arbetsmiljö. Förbundet behöver fördjupa kunskapen om området, konstaterar man.
”Den digitala arbetsmiljön innehåller många positiva effekter. Tillgång till information och kunskap gör medlemmarnas arbete intressantare, mer utmanande och utvecklande. Nya arbetsuppgifter uppstår och det digitala arbetet möjliggör lösningar som tidigare var otänkbara (…)
Baksidan av detta mynt känner många igen i formen av dåligt IT-stöd, teknik som inte stöder funktionen, dåliga system och gränssnitt samt obefintlig användarvänlighet. Möjligheten att jobba när och var man vill kan lätt förvandlas till oförmåga att stänga av och vara ledig. Det fysiska arbetet framför en dator sätter också sina spår i axlar och rygg. Den digitala tekniken ger dessutom arbetsgivaren nya möjligheter till övervakning av de anställda.”
Så skriver fackförbundet i sin inbjudan till medlemmarna (pdf).
Ett utmärkt initiativ!
Chefen Undercover i Sverige
Publicerad 30 januari 2012 | Inga kommentarer ännu
Ett par funderingar efter premiären på Chefen Undercover, den svenska versionen av brittiska/amerikanska Undercover Boss som jag skrivit en del om här på bloggen under taggen arbetsbyte.
Jag tycker nog att det här svenska programmet hade ett betydligt tydligare fokus på arbetsmiljö än det amerikanska versionen, som visats i svensk tv tidigare.
Man försöker i och för sig trycka fram den personliga, sentimentala vinkeln också. Men i den amerikanska serien faller medarbetarna regelmässigt i gråt av tacksamhet över de privata förmåner som delas ut av chefen i slutet, Så inte i Sverige, verkar det som.
Jag tror det säger något bra om hur arbetsförhållandena är här. Rätten till vettig arbetsmiljö och värdiga villkor. Nog för att mycket kan bli bättre, men det är i alla fall färre här hemma som behöver ha tre jobb utan semester för att få det att gå ihop.
Så, det amerikanska arbetslivet är brutalare … men blir kanske bättre tv :-/
Relaterat:
Är Chefen Undercover också ett tecken på det här: Forskare: Klass är på väg tillbaka, DN 30 jan 2012
Ny UK-studie: Företag där fack finns och förhandlar är mer produktiva, har säkrare arbetsmiljö och ger i såväl privat och offentlig sektor möjlighet att hålla nere kostnader The value of unions to the UK economy Trade Union Council, 24 jan 2012
Om användbarhet och tre sorters design på Drupal Camp Sweden
Publicerad 24 januari 2012 | 2 kommentarer
I november i fjol pratade jag om användbarhet, gränssnittsdesign, och saker som usability, usefulness, desirability på konferensen Drupal Camp Stockholm. Här finns en inspelning, live, med röst, av presentationen.
Texten på slajdsen är delvis på engelska, men pratet är på svenska. Filmen är knappt 20 minuter.
Användarvänlighet? Säg hellre användbarhet – eller ännu hellre användningskvalitet, från NodeOne.se på Vimeo.
På fall2011.drupalcamp.se/videos kan man se och höra fler presentationer
från många smartskallar som var där!
Vad gör hovmästaren med skärmen?
Publicerad 23 januari 2012 | 8 kommentarer
När Richard Gatarski på WeStreamU skulle gå ut och äta i Norrköping för ett par veckor sedan bokade han bord på en italiensk restaurang som verkade trevlig.
När han och sällskapet kom dit välkomnades de av hovmästaren. Han tittade på sin bordsreserveringarna på sin datorskärm och frågade efter deras namn.
– Gatarski? Javisst, där har vi er, välkomna!
Så tog hovmästaren fram något som Richard först trodde måste vara en ny, modern högteknologisk touchpenna och förde mot datorskärmen. (På skärmen visades restaurangens alla bord och bokningar för kvällen.) Eftersom Richard var nyfiken på vad det kunde vara för ny teknik som han inte kände till, tittade han lite extra …
… och insåg plötsligt att det var en alldeles vanlig tuschpenna av whiteboard-typ. Med den ritade hovmästaren helt enkelt ett kryss över sällskapets bokning direkt på skärmen. (Se en större bild.)
”Det där var ju intressant … varför gör ni så?” frågade Richard nyfiket.
”Ja du vet”, svarade hovmästaren, ”dom som gör sådana här system, dom har ju .. suck … ja, du vet, man kan inte göra som man vill. Alltså, det går i och för sig att markera en bokning i själva systemet, men det är minst fyra klickningar bort. Man kan inte markera direkt när gästerna kommer eller när de väntar i baren. Och då är det lättare att göra så här (och när kvällen är slut torkar man bara av bildskärmsytan). Oh, ja, det är mycket nu, men det här fungerar bra i alla fall.”
Middagen då? Jo den var utmärkt, hälsar Richard.
* * *
Den här verkliga historien visar på flera saker.
- Datorsystem används inte alltid så som konstruktörerna tror.
- Människor är kreativa. Om det behövs uppfinner de sätt att förenkla sin vardag.
- ”Det är mycket nu.” Användare har en massa andra saker att göra i sitt arbete. Tiden för att lära sig saker av vilka nyttan inte är uppenbar, lägger man hellre på viktigare saker. (Som att reda en godare sås!)
- Verkar inte utgiften för ett bokningssystem i praktiken ha varit bortkastad här? En liten riktig whiteboard hade löst uppgiften enklare och billigare.
- Förmodligen kan dock det datoriserade bokningssystemet (till skillnad från whiteboarden) skapa någon typ av statistik över antalet gäster per månad, samlade bokningar nedbrutet på veckodag, klockslag … Försäljare (av många sorters system och i många branscher) framhåller ofta sådana datamängder och statistik som stora fördelar med sina system. Men hur mycket ger det? I många fall vet till exempel en hovmästare förmodligen det mesta av erfarenhet: vilka veckodagar som det är mycket folk (lördag, fredag), och så vidare. Troligen var i alla fall den typen av statistik inte tillräckligt mycket värd, för att det skulle uppväga bekymret med att använda systemet som det var avsett, med sina fyra klick per gäst.
- Slutligen: för att få reda på hur system används och vad användarna faktiskt behöver måste man studera dem, i verkligheten i fältstudier.
Ett annat exempel på hur verkliga användare hanterar problem med sina system: vad har de kuddarna till?
Stort tack till Richard som delade med sig av detta! :) (Richard har också gjort en videorecension av boken.)
”Rekommenderar alla att läsa den …” – videorecension av Richard Gatarski
Publicerad 22 januari 2012 | Inga kommentarer ännu
Richard Gatarski, känd internetprofil på bland annat WeStreamU, har läst e-boken och spelat in sina reflektioner på video. Det är stora och små synpunkter blandat. Det är inte alltid helt enkelt att läsa e-böcker, visar det sig (e-böcker beter sig till exempel lite olika på olika e-boksläsare)!
Gatarski har en del invändningar på en del punkter. Men sammanfattningsvis han kallar boken ”intressant, tänkvärt och spännande … otroligt läsvärd”och ”en oerhörd välgärning … en fantastisk bok som hjälper användarna att förstå att det inte är dom det är fel på”.
Detta var recension nr 20. Läs alla recensioner här.
Män har svårare att erkänna stress
Publicerad 17 januari 2012 | Inga kommentarer ännu
I de flesta undersökningar rapporterar fler kvinnor än män att de blir stressade av tekniken. Vad kan det bero på?
Är män bättre på att hantera tekniken? Eller är det i högre grad kvinnor som arbetar i sådana yrken och positioner, där de utsätts för dåliga it-system? (Jag skriver om det i boken i kapitlet En summering, avsnittet Är det skillnad på hur män och kvinnor hanterar tekniken?)
Det finns förstås en möjlighet till: att män blir lika stressade, men inte rapporterar det. Kanske för att de inte förstår det – att de inte känner igen tecknen – eller för att de inte vågar erkänna det.
Den stora studien Stress in America, gjord av American Psychological Association pekar i alla fall på att män troligen underrapporterar sin stress. De drar slutsatsen eftersom män i högre grad än kvinnor senare drabbas av sådana sjukdomar som har samband med långvarig, obehandlad stress.
« gå tillbaka — fortsätt leta »”Men also appear to put less emphasis on the need to manage their stress than women do, believing that they’re doing enough about it. Yet, they are significantly more likely than women to be diagnosed with the kinds of chronic physical illnesses that are often linked to high levels of stress and unhealthy lifestyles and behaviors.
Women, on the other hand, are more likely to recognize the importance of and need for stress management in their lives, yet they don’t feel that they are doing enough when it comes to managing stress. This is despite the fact that women in the survey reported using a multitude of strategies to combat stress, including reading, spending time with family or friends, praying, attending religious services, shopping, getting a massage or visiting a spa, and seeing a mental health professional.
Stressed Women Know It, Stressed Men … Not so Much (Psychology Today, 14 jan 2012)
