Dagens system: Varför säger Lottas telefon att hon är sjuk?

Publicerad 27 april 2012 | 3 kommentarer

Jag var idag på besök hos en myndighet. Vårt möte skulle strax börja, men alla hade inte kommit ännu.
– Kommer inte Lotta? frågade någon.
– Nej, jag ringde henne och telefonsvararen sa att hon var sjuk.
– Men …? Det kan inte stämma. Hon är ju här idag? Jag såg henne i vår korridor just efter lunch?
– Jo, men telefonsvararen säger. ..
Förvirring utbröt.

Jag tänkte lite luttrat, att Lotta har väl slagit in fel kod på telefonens hänvisningssystem. Men felet var mer sofistikerat än så, kunde till slut en av kollegorna förklara efter lite undersökning.

Det nya IP-telefonisystemet var nämligen hopkopplat med och styrdes av medarbetarnas digitala kalendrar. Man behövde alltså inte programmera telefonen separat.

Men myndigheten jag besökte var en sjukvårdsorganisation. Lotta hade strax innan haft ett möte om ”Sjukdomsrapportering” vilket hon skrivit in i sin kalender. Och givet vad det var för organisation, hände det som ni förstår ganska ofta att medarbetarna skrev in saker som sjukhusmöte, sjukvårdsgenomgång eller liknande.

Men när kalendersystemet läste vad som helst som började med ”sjuk-”, så stängde det raskt av telefonen och kopplade in hänvisingsmeddelandet att personen var sjuk!

För att slippa denna effekt måste man komma ihåg att skriva till exempel ”Möte sjukdomsrapportering”. Då läste kalendersystemet ”möte” och sa åt telefonen att spela hänvisningsmeddelandet för möte …

Nu förstod plötsligt folk varför de regelbundet fått förbryllande besked som ”sjuk till klockan 14.30” när de sökt kollegor. Samma meddelanden hade förstås också personer utanför myndigheten fått höra när de ringt in …

En god ilustration till varför ”tidsbesparande” teknik inte alltid sparar så mycket tid man kan tro – eftersom den kräver att vi anpassar oss till dess regler för hur saker måste göras.

Liten introduktion till öppna data och APIer

Publicerad 23 april 2012 | Inga kommentarer ännu

Jag pratar om öppna data, API:er och öppen förvaltning i en liten film som Örebro kommun tagit fram och som nu finns på YouTube.

Filmen är tänkt att funka som en en introduktion till diskussioner om hur vad man kan göra med öppna data i sin egen organisation.

Initiativtagare var Björn Hagström, som delar sin tjänst mellan Örebro kommun och Edelegationen, och den fina produktionen är gjord av eminente Pelle Sten på InUse.

Om iPhone kommit 1986 …

Publicerad 15 april 2012 | 1 kommentar

Mest på kul: kommer du ihåg bloggposten om Susan Kare, som gav datorn ett mänskligt ansikte med ikonerna till de första versionerna av Mac?

Designern repponen har gjort en snygg re-design för iPhone ”i klassisk stil” (med ännu flera snygga bilder).

Från början var det bara en skiss; men nu kan man faktiskt installera det på sin iPhone (om den är jailbreakad).

Hatt läser blogg

Publicerad 11 april 2012 | Inga kommentarer ännu

Även IT-minister Anna-Karin Hatt gillar en god historia:

”Det påminner mig om en historia från årets början som verkar otrolig, men som faktiskt är sann, i alla fall enligt bloggen med det i sammanhanget mycket passande namnet javlaskitsystem.se.
Ett sällskap hade bokat bord på en italiensk restaurang i Norrköping…” [min länkning]
Digitaliseringens möjligheter måste gälla alla, 29 mars 2012

Anna-Karin Hatt framhåller ofta och gärna digitaliserings möjligheter. Det är bra. Det man kunde önska är väl en liten bit uppmärksamhet också åt de problem som finns, och som återstår att lösa (tips: följ länkarna i den här meningen).

Digitaliseringens goda möjligheter ska självklart komma alla till del, som Hatt framhåller i talet ovan. Lika självklart borde det vara, att digitaliseringens nackdelar inte ska behöva drabba någon.

Smart, snyggt samarbetsverktyg

Publicerad 21 mars 2012 | 1 kommentar

Här är ett exempel på hur snygga, välfungerande och innovativa it-system faktiskt kan vara. Trello är ett verktyg för att koordinera människor och arbetsuppgifter i ett projekt – visuellt, tydligt och flexibelt:

Vad som gör mig så glad över det här är att vi här ser en helt annan förståelse för vad samarbete i projekt idag verkligen innehåller och innebär. Jag har varit inne på det i en tidigare bloggpost (Vad är samarbete?).

Det står mer och mer klart att de lösningar som används i till exempel många intranät – ”projektrum”, dokumentarkiv, ett diskussionsforum – är helt missriktade. Vad ”samarbete” i dagens värld handlar om är helt andra saker.

Och:
Även om Trello presenteras som ett projektverktyg, är det inga problem med att föreställa sig det för en mängd andra uppgifter (för all del kanske för att nästan allting sker i projektform nu för tiden).

Skolan plågas just nu av svårt otidsenliga system för att dokumentera vad man gör och vilka framsteg eleverna gör. Det skulle gå alldeles utomordentligt att göra det i ett system av den här typen, med den här typen av interaktion.

Vad man faktiskt har Excel till

Publicerad 21 mars 2012 | 1 kommentar

En lite pärla från Joel Spolsky:

”Forgive me if I now divert into telling you a quick story about my time spent on the Microsoft Excel team way back in 1991. (Yes, I know you were not born yet, but I assure you that computers had been invented. Just hop up here on my knee and shut up.)

Everybody thought of Excel as a financial modeling application. It was used for creating calculation models with formulas and stuff. You would put in your assumptions and then calculate things like “if interest rates go up by 0.00001% next year, what percentage of Las Vegas homeowners will plunge into bankruptcy?” For example.

Round about 1993 a couple of us went on customer visits to see how people were using Excel. (…)

Over the next two weeks we visited dozens of Excel customers, and did not see anyone using Excel to actually perform what you would call ’calculations.’ Almost all of them were using Excel because it was a convenient way to create a table.

(Irrelevant sidenote: the few customers we could find who were doing calculations were banks, devising explosive devices called ’derivatives.’ They used Excel to maximize the bankers’ bonuses on nine out of ten years, and to cause western civilization to nearly collapse every tenth year.)
How Trello is different, 6 jan 2012

… och här är en annan post om vikten av att undersöka vad användarna verkligen gör med systemen: Vad gör hovmästaren med skärmen?

Spolskys bloggpost handlar egentligen om hans ny samarbets- och projektplaneringsverktyg Trello. Jag skriver mer om det i posten Smart, snyggt samarbetsverktyg.

Relaterat: Köp aktier i Excel (24 feb 2013)

Föreläsningar under våren

Publicerad 19 mars 2012 | Inga kommentarer ännu

Har lagt upp en sida där man kan se när och var jag föreläser den närmaste tiden.
Vilket jag ju gärna gör. Kontakta mig om du är intresserad.

Notiser om tidigare föreläsningar kan man ofta hitta här på bloggen under kategorien Kurser, konferenser och event. En del av dem har också fastnat på video.

Ny teknik förenklar …

Publicerad 7 mars 2012 | Inga kommentarer ännu

Ny teknik förenklar oerhört de sätt på vilka vi kan göra saker krångligare för oss själva.

Min översättning av Tully Hansens sentens “Technology radically simplifies the ways we can make things harder for ourselves.”

Jag tycker den här bilden passar här:

Kanske är det ett tecken på hur krångligt världens grundläge nu har blivit, att man måste sätta upp lappar som visar hur den här dörren faktiskt ska hanteras – nämligen genom att helt enkelt trycka på handtaget. (Originalinlägget hette Konsten att öppna en dörr.)

Försök inte förnya servicesektorn med industriella IT-system!

Publicerad 6 mars 2012 | Inga kommentarer ännu

Strålande föreläsning av John Seddon om flera viktiga saker, bland annat

• Varför försöken att rationalisera servicesektorn på industriellt vis driver upp kostnader i stället för att minska dem.
• Varför IT driver projekten åt fel håll (mer detaljstyrning).
• Vikten av att studera hur arbetet utförs i verkligheten.
• Vilka mätningar som leder verksamheten fel.
• Lär dig förstå skillanden mellan value demand och failure demand.

Titta på föreläsningen nedan – det är mycket väl investerade 30 minuter. Seddon talar tydlig och lättbegriplig engelska.

Re-thinking IT – John Seddon från Øredev-konferensen via Vimeo.

Uppdatering: Seddons metod tillämpad i Sverige på hemtjänsten: Goda nyheter: så skapar man bättre service, 8 mars 2012.

Digital taylorism – rapport från LO

Publicerad 3 mars 2012 | 2 kommentarer

1966 höll LO kongress. Då diskuterade medlemmarna en rapport som pekade på hur arbete på många håll bröts ner i hårt styrda, uppstyckade arbetsuppgifter. Utan möjlighet till egna initiativ eller utveckling. Man kallade dem ”programmerbara”.

På 60-talet handlade det framför allt om industrin: om löpande band, om arbetsdagar där man likt en robot gjorde exakt samma armrörelse gång på gång på gång.

Och under 70- och 80-talen lyckades facken till rätt stor del få bort den sortens jobb. I början av 90-talet var man därför ganska hoppfull om att nå ännu längre, att få ett ännu rimligare arbetsliv. Men, konstaterar rapporten:

”Sedan kom 90-talskrisen med hårda rationaliseringar och facket blev upptagna med arbetslöshet, ökat arbetstempo och rehabiliteringsärenden.”

Och efter 90-talskrisen kom IT-euforin.

Så, ur tidens grums och mögel, dyker ett gammalt spöke opp igen. Till den kongress som LO håller i maj i år ligger en ny rapport. Där konstaterar man att de programmerade jobben nu ökar igen.

Och det är IT som i hög grad fungerar som motor i den utvecklingen. Ny teknik, mobila enheter och GPS, skapar nya möjligheter till mätning. Teknikens programmeringslogik förs över på arbetet i form av detaljerad processtyrning.

Det sker till stor del inom servicesektorn, och i typiskt kvinnodominerade yrken. Det är en ”industrialisering” av servicearbete, där man styr genom att mäta kvantitet i stället för kvalitet. Som om de handlade om att lyfta järntackor, och inte patienter.

Rapporten heter Fler arbetare måste få utvecklande jobb – inte digital Taylorism (direktlänk till pdf).

Den är inte särskilt omfattande, bara 17 sidor. Läsvärd och lättläst, men kunde kanske ha tjänat på att vara något utförligare och mer diskuterande. Förhoppningsvis bidrar den ändå till en rejäl debatt bland LOs medlemmar inför och på kongressen.